Avstemming (med to m-er) er en prosess der du sjekker at tallene i regnskapet ditt stemmer med virkeligheten, for eksempel ved å sammenligne bankutskrifter, fakturaer eller lønnsutbetalinger med det du har bokført. Her lærer du hvorfor dette er viktig, hvordan du gjør det, og hva du bør vite om formelle krav som kan gjelde for bedriften din.
Hva er avstemming?
Ordet “avstemming” (to m-er) i økonomisk sammenheng betyr at du harmoniserer eller verifiserer regnskapstall mot faktiske kjelder. Målet er at alle føringer (inntekter, utgifter, eiendeler, gjeld) er nøyaktige og dokumentsikret. Avstemming skiller seg fra “avstemning” (med én m), som handler om å stemme over en sak.
Hvorfor er det viktig?
- Unngå feil
Om du ikke avstemmer jevnlig, kan du gå glipp av glemte fakturaer, feilregistrerte beløp eller doble bokføringer. - Oppdage avvik tidlig
Du legger raskt merke til om noe ikke stemmer, for eksempel et billån som er bokført feil, eller en leverandørfaktura du ikke har betalt. - Få bedre økonomisk oversikt
Med jevnlig avstemming vet du nøyaktig hvor mye penger du har og hva du skylder. - Oppfylle lovkrav
Bokføringspliktige virksomheter må dokumentere at transaksjoner og balanseposter (slik som eiendeler og gjeld) er korrekte. Myndighetene krever at MVA-rapportering og årsregnskap stemming overens med reelle tall.
Ulike typer avstemming
- Bankavstemming
Du sammenligner transaksjonene i banken din med det som er bokført i regnskapssystemet. På den måten ser du om alle innskudd og uttak som står i banken også er med i regnskapet ditt. - Lønnsavstemming
Du sjekker at lønnsutbetalinger, skattetrekk og arbeidsgiveravgift stemmer med det du faktisk har innberettet og betalt inn. - Reskontroavstemming
Du kontrollerer at fakturaer fra leverandører (og betalinger fra kundene dine) matcher det som er registrert i ditt system. Slik unngår du ubetalte fakturaer eller feilaktig dobbeltbetaling. - MVA-avstemming (merverdiavgift)
Du sikrer at summen av MVA som er ført i regnskapet, stemmer med det du sender inn til Skatteetaten.
Hvordan og hvor ofte bør du avstemme?
- Regelmessig
Det beste er å avstemme hver måned. Da får du raskt oversikt ovenfor eventuelle feil. - Periodisk
Myndighetene krever minst at du gjør det i forbindelse med rapportering av MVA (ofte annenhver måned eller hvert kvartal) og ved årsoppgjøret. - Balanseposter
Alle viktige balanseposter (eiendeler, gjeld osv.) må dokumenteres og avstemmes minst én gang i året, men helst oftere. - Dokumentasjon
Det er ikke nok bare å “se over tallene”: Du bør lagre underlag (som bankutskrifter, fakturakopier og lignende) så du kan vise til hva du gjorde, hvem som gjorde det, og når det ble gjort. Dette er både en lovmessig og praktisk sikkerhet.
Praktisk steg-for-steg
- Last ned eller finn oversikter
Bankutskrifter, fakturaoversikter, lønnsrapporter og lignende. - Sammenlign med regnskapet
Sjekk at beløpene og datoene stemmer i begge kilder. - Korriger feil
Finner du noe som ikke stemmer (f.eks. transaksjoner du har glemt), retter du opp i regnskapet. - Lagre alt
Dokumenter at du har kontrolleret tallene. Navn, dato og en kort beskrivelse av hva som ble sjekket, er smart å ha.
Vanlige misforståelser
• “Avstemme” er det samme som å stemme?
Nei. Avstemming (to m-er) handler om å kontrollere eller harmonisere tall i økonomisk sammenheng. Avstemning (én m) betyr å stemme over en sak (f.eks. et valg).
• “Det holder med én gang i året”?
Du kan klare deg formelt sett med minimum avstemming ved MVA-frister og årsoppgjør, men du risikerer store overraskelser hvis du venter for lenge. Jo oftere du avstemmer, desto mindre sannsynlig er det å miste oversikten.
• “Systemet mitt fikser alt automatisk.”
Moderne regnskapsprogrammer kan hjelpe mye, men det er viktig at du selv har oversikt. Hvis noe er feil bokført, fanger ikke alltid systemet det opp automatisk.
Kort oppsummert
• Avstemming er en metode for å kvalitetssikre regnskapet. Du sjekker bokførte tall opp mot faktiske dokumenter (bank, lønn, fakturaer, MVA).
• Det er både en lovmessig og praktisk viktig oppgave, fordi du må kunne dokumentere at alt stemmer (spesielt balanseposter).
• Du bør avstemme regelmessig – månedlig er en god vane. Minimum er i forbindelse med MVA-innrapportering og årsoppgjør.
• Skulle du finne avvik, må du korrigere regnskapet og lagre underlaget du brukte til avstemmingen.
Har du gode rutiner for avstemming, slipper du panikk før frister og kan styre bedriften din med en tryggere hånd. Tallene vil være mer til å stole på, og du sparer deg selv for unødvendig stress. Lykke til!