Bilagsjournal

Hva er en bilagsjournal?

En bilagsjournal er som en dagbok for økonomien i bedriften din. Den lister opp alle bilagene du har bokført, altså alle dokumenterte inntekter og utgifter. Eksempler på bilag er fakturaer, kvitteringer og annen dokumentasjon på penger som går inn eller ut av firmaet ditt.

Formålet er å gi deg og myndighetene en ryddig oversikt, slik at du alltid kan spore et bilag tilbake til en spesifikk transaksjon i regnskapet. Dette er et krav i lovverket, og det er derfor superviktig å holde bilagsjournalen i orden.

Ubrutt nummerrekke og sporbarhet

For at bilagsjournalen skal være gyldig, må hvert bilag ha et unikt nummer uten hull i rekkefølgen. Hvis bilagsnummer 40-2019 er tildelt en betaling eller faktura i regnskapet, skal det samme nummeret være på selve bilaget. Nummerrekken skal være ubrutt og entydig, slik at ingen bilag kan byttes ut eller fjernes uten å etterlate spor.

Dette oppfyller lovkravet om at hver eneste transaksjon skal kunne spores. Når myndighetene vil kontrollere regnskapet ditt, kan de be om å se både bilag og bokføringen (transaksjonen) med samme nummerering.

Praktisk eksempel

La oss si at du driver en liten bedrift som selger kaker:

1. Du kjøper mel og sukker og får en kvittering (dette er et bilag). La oss kalle det «Bilag nr. 001».
2. Du registrerer kjøpet i regnskapet, og regnskapsprogrammet gir transaksjonen nummer 001.
3. Nå vet du at kvitteringen og transaksjonen i regnskapet hører sammen.

I bilagsjournalen vil du se transaksjon nr. 001, med alle detaljene: dato, hvilke kontoer som ble berørt, og eventuelt hvilken mva-sats som er brukt.

Digitale løsninger vs. permer

Mange velger fortsatt å oppbevare bilag i permer, men det kan bli rotete og uoversiktlig for en ny bedriftseier. Moderne regnskapsprogrammer lar deg laste opp bilag og koble dem automatisk til riktig transaksjon. Da får du blant annet:

• Automatisk nummerering av bilag.
• Mulighet til å legge inn stikkord (prosjekt, avdeling, etc.) for enkel søking.
• Enkel oppbevaring og sikkerhetskopi i skyen.

Hvis du for eksempel skal søke opp kjøpet av mel i en bestemt periode, kan du ofte søke på dato eller bilagsnummer direkte i programmet. På den måten er det mye enklere å finne igjen akkurat det du leter etter, enn å bla gjennom hauger av papir.

Hvorfor er bilagsjournal viktig?

1. Lovkrav: Du er helt nødt til å ha orden på bilagsjournalen hvis myndighetene spør.
2. Ryddig økonomi: Du får raskt oversikt over alle inntekter og utgifter.
3. Enkel kontroll: Du ser akkurat hvordan hvert bilag er bokført i regnskapet.
4. Samarbeid: Regnskapsføreren din (eller du selv, om du gjør regnskapet) sparer tid og hodebry på leiting etter bilag.

Gode tips for bilagsjournalen

• Før alle bilag fortløpende i regnskapet, så unngår du å miste dem.
• Pass på at du alltid bruker ubrutte nummerrekker (001, 002, 003 …).
• Sjekk at bilagsnummeret samsvarer med transaksjonen i regnskapet.
• Ta i bruk et digitalt system som gjør det enkelt å søke, lagre og kopiere bilag.
• Gå gjennom bilagsjournalen minst én gang i måneden for å holde kontroll.

Rask oppsummering

En bilagsjournal er en systematisk liste over alle bilagene du bokfører. Ubrutt nummerrekke og sporbarhet er nøkkelen for å oppfylle lovkravene. Moderne regnskapsprogrammer gjør at du enkelt kan søke etter bilag, og de sikrer at du slipper å rote rundt i bunker av papir ved måneds- eller årsavslutning. Kort fortalt: Holder du bilagsjournalen i orden, har du full stålkontroll på økonomien og reduserer stress den dagen noen spør om å se regnskapet ditt.