Bilagsregistrere

Å bilagsregistrere (eller bilagsføre) betyr å føre alle kjøp og salg som bedriften din har hatt, inn i regnskapet. Dette inkluderer alt fra fakturaer og kvitteringer til bankutskrifter og lønnsslipper. Korrekt og regelmessig bilagsregistrering er avgjørende for både oversikt, lovpålagt dokumentasjon og for å kunne utarbeide nøyaktig regnskap.

Hvorfor er det viktig?

1. Full oversikt over økonomien
   Når du fortløpende registrerer alle bilagene, vet du alltid hvor mye penger du skylder eller har til gode. Dette er spesielt viktig for å styre likviditeten og unngå ubehagelige overraskelser.

2. Nøyaktig dokumentasjon
   Myndighetene krever at du oppbevarer regnskapsdokumentasjon, vanligvis i minst fem år. Bilagsregistrering gjør at du kan finne bilagene raskt ved en eventuell kontroll eller revisjon.

3. Riktig bokføring med debet og kredit
   Dobbel bokføring vil si at hver transaksjon skal føres på minst to kontoer – én i debet (venstre side) og én i kredit (høyre side). På den måten sikrer du balanse i regnskapet.

4. Feilreduksjon og effektivitet
   Gode rutiner for bilagsregistrering reduserer sjansen for rot og feil. Mye kan ofte automatiseres i moderne økonomisystemer, men du bør likevel dobbeltsjekke at bokføringen stemmer.

Slik foregår bilagsregistrering

Selv om detaljer og brukergrensesnitt varierer mellom ulike regnskapsprogrammer, kan man oppsummere prosessen slik:

1. Innsamling av dokumenter
   Samle alle typer bilag: kvitteringer, inngående fakturaer, utgående fakturaer, bankutskrifter osv. Mange systemer har en egen «innboks» der alle nye dokumenter blir liggende til du har behandlet dem.

2. Verifisering
   Kontroller at hvert bilag er ekte, har riktig dato, og at alle relevante detaljer (som beløp, moms og leverandør) er med. Har du ansatte eller partnere, kan du sette opp en godkjenningsflyt der for eksempel en annen person må attestere før bokføring.

3. Koding (konto- og mva-behandling)
   I regnskapet ditt finnes det en kontoplan, der ulike typer kostnader, inntekter og balansekontoer er listet opp (f.eks. «driftskostnader», «kasse», «bank», «leverandørgjeld»). Hvert bilag skal sorteres under riktig konto, og du må også passe på riktig momskode når det er relevant.

4. Dobbel bokføring: debet og kredit
   Debetføres for eksempel på en kostnadskonto (innkjøp av varer) og kreditføres på leverandørgjeld. Slik fører du samme beløp begge steder for å sikre at summen av debet og kredit går i null.

5. Håndtering av delbetaling og valutatransaksjoner
   • Har du bare betalt deler av en faktura? Da må du sørge for å registrere delbetalingen på riktig måte, ofte ved å kreditere bankkontoen for beløpet du betaler og la resten stå som skyldig hos leverandøren.
   • Har du faktura i fremmed valuta? Da kan du måtte justere valutakursen slik at regnskapet ditt gjenspeiler riktig beløp i norske kroner.

6. Lagring og arkivering
   Når bilaget er bokført, må det arkiveres. Mange moderne systemer tar vare på bilaget digitalt, slik at du kan ta en kontroll senere. Du skal som regel beholde disse dokumentene i minst fem år.

Eksempel: Mobilabonnement

Tenk deg at du får en faktura på 500 kroner for bedriftens mobilabonnement:

1. Du laster opp eller mottar fakturaen via e-post i regnskapsprogrammets «innboks».
2. Du sjekker at beløpet stemmer og at det ikke er noe feil med fakturaen.
3. Du fører 500 kroner i debet på en kontoklasse for telefonutgifter (driftskostnad) og 500 kroner i kredit på «leverandørgjeld.»
4. Når fakturaen er betalt, registrerer du betalingen ved å kreditere bankkontoen for 500 kroner og debeterer leverandørgjelden, slik at den blir nullstilt.

Godkjenning og oppfølging

I noen systemer kan du legge inn godkjenningsregler slik at én person sjekker bilaget, mens en annen bokfører. Dette er særlig nyttig i større bedrifter, men også små bedrifter kan ha nytte av et enkelt godkjenningssystem for å unngå feil.

Oppbevaring og kontroll

Husk å beholde dokumentasjon for alle bilag i minst fem år – dette er et lovkrav i Norge. Ha gjerne en digital mappe der du lagrer PDF-fakturaer og lignende, så du enkelt finner dem igjen ved revisjon eller andre kontroller. Er alt lagret i regnskapsprogrammet, slipper du å bekymre deg for bunker av papir.

Oppsummering

Å bilagsregistrere er altså prosessen med å samle, kontrollere, kode og bokføre alle økonomiske transaksjoner i regnskapet ditt. Støtter du deg på et brukervennlig økonomisystem og setter opp gode rutiner fra starten av, blir bilagsregistrering både enklere og mer nøyaktig. Riktig føring av delbetalinger, fremmed valuta og godkjenningsflyter er også en viktig del av prosessen – både for å ha kontroll på tallene og tilfredsstille lovkravene i tilfelle du skulle få en regnskapskontroll.

Når du vet hvordan du fører bilag korrekt, slipper du unødvendig stress med rydding i siste liten, og du kan heller konsentrere deg om å bygge selskapet ditt videre. Lykke til!