Hva er bokføringsplikt?
Bokføringsplikt betyr at du må føre et regnskap i henhold til bokføringsloven og bokføringsforskriften. I praksis vil det si at du registrerer alle inntekter og utgifter som påvirker virksomheten din, og sørger for at alle bilag kan dokumenteres og spores. Dette gjør det lettere både for deg og for Skatteetaten å sjekke at regnskapet er korrekt når du leverer skattemelding eller mva-melding.
► Eksempel: Har du nettopp startet en liten nettbutikk for sneakers og kjøper inn varer for 2 000 kroner, må du ta vare på alle kvitteringer og bokføre (registrere) kjøpet. Når du selger skoene videre, bokfører du salget.
Hvem er bokføringspliktig?
• De aller fleste som driver næringsvirksomhet og leverer skattemelding eller mva-melding, er bokføringspliktige.
• Har du regnskapsplikt (for eksempel om du driver et AS), har du automatisk også bokføringsplikt.
• Svært små enkeltpersonforetak med driftsinntekter under 50 000 kroner per år, som ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, kan slippe løpende bokføring. De må likevel ta vare på og kunne vise fram fakturaer og kvitteringer.
Forskjellen på bokføringsplikt og regnskapsplikt
– Bokføringsplikt: Du må føre løpende regnskap, dvs. holde styr på inntekter, utgifter og bilag etter bokføringsreglene.
– Regnskapsplikt: Du må i tillegg utarbeide og sende inn et formelt årsregnskap (for eksempel til Brønnøysundregistrene). Alle aksjeselskaper (AS) har regnskapsplikt og dermed også bokføringsplikt.
For mange nyoppstartede enkeltpersonforetak er det kun bokføringsplikt som gjelder: Det innebærer at du holder orden på det daglige regnskapet, mens du ikke nødvendigvis trenger å sende inn et offisielt årsregnskap til Brønnøysund.
Hvor ofte må du bokføre?
Hvor ofte du må bokføre, avhenger av om du er mva-pliktig, og hvor mange bilag du har:
• Er du mva-pliktig med leveringsfrist annenhver måned, bør du være ajour minst seks ganger i året.
• Er du ikke mva-pliktig, skal du minst være ajour hver fjerde måned.
• Har du færre enn 600 bilag i året og ikke er mva-pliktig, kan du vente med full bokføring til du skal sende inn skattemeldingen. Du må likevel samle og ta vare på alle bilag fortløpende.
Selv om noen lover og regler gir deg mulighet til å vente, vil jevnlig bokføring spare deg for stress og hjelpe deg å oppdage feil tidlig.
Dokumentasjon og oppbevaring
Du må dokumentere alle inntekter og utgifter med gyldige bilag (fakturaer, kvitteringer osv.). Kort oppsummert:
• Transaksjoner må kunne spores fra bilag til regnskap, og omvendt.
• Hovedregelen er at du skal oppbevare regnskapsmaterialet i fem år. Noen typer dokumenter (f.eks. enkelte avtaler av mindre betydning) kan oppbevares i tre år og seks måneder.
• Hvis du har kontantsalg, krever bokføringsloven at du bruker et godkjent kassasystem.
Personalliste og særregler
I visse bransjer – for eksempel frisører, serveringssteder eller bilverksteder – krever loven at du fører personalliste for de ansatte. Dette gjelder ikke alle, men hvis du har en slik type virksomhet, må du sette deg inn i de ekstra kravene.
Konsekvenser hvis du ikke følger reglene
Unnlatelse av å bokføre og ta vare på bilag kan føre til:
• Mangelfull oversikt over din egen økonomi (fort kan gå tom for penger)
• Manglende grunnlag for korrekte skattemeldinger eller mva-meldinger
• Sanksjoner, tvangsmulkt eller andre reaksjoner fra Skatteetaten
Det er med andre ord lurt å starte gode rutiner så tidlig som mulig, selv om omsetningen er lav i begynnelsen.
Tips til nye gründere
- Bruk et regnskapsprogram: Da blir det lettere å følge kravene om bokføring, og du får bedre oversikt.
- Bokfør jevnlig: Ikke ta alt i siste liten. Månedsvis eller minst annenhver måned er ofte lurt, selv om du ikke er mva-pliktig.
- Lagre alle bilag: Ta bilder av kvitteringer og fakturaer og legg dem i en mappe eller app.
- Ta hensyn til unntak: Tjenes det under 50 000 kroner i året uten mva-registrering, kan du slippe fortløpende bokføring, men det er likevel smart å dokumentere alt.
- Vær obs på personalliste: Om du ansetter folk i bestemte bransjer, må du eventuelt føre lovpålagt personalliste.
Oppsummering
• Bokføringsplikt innebærer å føre regnskap etter bokføringsloven, slik at alle kjøp og salg kan dokumenteres.
• De fleste næringsdrivende har bokføringsplikt, inkludert selskaper som leverer skattemelding eller mva-melding.
• Du må bokføre ofte nok til å overholde lovens frister og krav, spesielt om du er mva-registrert.
• Husk oppbevaringsreglene: Fem års varighet (evt. 3,5 år for noen typer dokumentasjon).
• Setter du opp et system eller bruker et regnskapsprogram, blir alt enklere – og du unngår overraskelser fra Skatteetaten.
Når du gjør bokføringsplikt til en naturlig del av hverdagen, får du bedre kontroll på økonomien fra start. Det kan høres tungt ut, men med riktig verktøy og litt rutine er det overkommelig – og gir deg mer tid til å jobbe med det du faktisk brenner for!