Hva er bokføringsregler?
Bokføringsregler er et sett med lover og forskrifter som bestemmer hvordan du skal registrere (bokføre) alle økonomiske hendelser i bedriften din. I Norge er dette regulert av bokføringsloven og bokføringsforskriften. Regler som fullstendighet, nøyaktighet og sporbarhet skal sikre at du bokfører alt korrekt og at myndigheter, revisorer eller andre som har rett til innsyn, kan kontrollere regnskapet ditt.
Kort forklart:
• Du må bokføre alle inntekter, utgifter og andre økonomiske transaksjoner knyttet til virksomheten.
• Du trenger dokumentasjon (bilag) for alt du bokfører.
• Det skal være mulig å følge tallene fra bilagene til regnskapsrapportene og tilbake igjen.
• Bokføringsreglene gjelder som hovedregel for alle som har skatteplikt eller MVA-plikt. Skattekontoret kan i spesielle tilfeller pålegge bokføringsplikt.
Viktig å skille mellom bokføring og regnskap
• Bokføring (bokføringsloven): Fortløpende registrering og dokumentasjon av økonomiske hendelser.
• Regnskapsprinsipper (regnskapsloven): Handler om hvordan du setter opp årsregnskapet med resultatregnskap og balanse.
Hvorfor er bokføringsregler viktige for en ung gründer?
Når du er ung gründer og nettopp har startet din første bedrift, kan det virke tungvint med alle kravene. Men å følge bokføringsreglene gir deg:
- Oversikt: Du ser nøyaktig hva som kommer inn og går ut av kassa.
- Forenklet kontroll: Du unngår problemer dersom Skatteetaten skulle be om innsyn.
- Bedre beslutninger: Et oppdatert regnskap hjelper deg å planlegge og styre økonomien på en smart måte.
Vær oppmerksom på at noen bedrifter opplever deler av bokføringsloven som byrdefulle. Det pågår jevnlig vurderinger av reglene for å finne ut om de kan forbedres eller forenkles.
Når og hvordan skal du bokføre?
Ajourhold og tidsfrister
• Lovens minimumskrav: Oppdater regnskapet ditt minst hver fjerde måned.
• Praktisk råd: Sett av tid hver uke eller måned. Da blir det mer oversiktlig og mindre stress.
• Kontanter: Har du mye kontantsalg, må du registrere dette daglig og bruke et kassesystem som oppfyller lovens krav.
Oppbevaring av bilag
• Hovedregel: Oppbevar alle bilag, kontrakter og regnskapsmateriale i minst 5 år.
• Unntak: Enkelte typer dokumenter kan du oppbevare i 3,5 år (for eksempel mange typer avtaler). Andre dokumenter kan kreve lengre oppbevaringstid.
• Alt skal lagres forsvarlig slik at du unngår tap, sletting eller uautorisert endring.
Eksempel: Slik gjør du det i praksis
- Skaff deg et egnet regnskapsprogram eller økonomisystem.
- Før opp hver innbetaling (salg) og utbetaling (kostnad) med riktig dato og beløp.
- Lagre kvitteringer og fakturaer som følger med hver transaksjon.
- Merk kvitteringer tydelig med formål (for eksempel “kontorrekvisita”) og knytt dem til riktig post i regnskapsprogrammet.
- Sjekk jevnlig at tallene stemmer i systemet.
Ved endringer eller feil
Noen ganger kan du oppdage feil i bokføringen. Bokføringsloven sier at du ikke skal endre gamle posteringer direkte, men heller korrigere dem med en ny postering (“reversering”) som dokumenterer nøyaktig hva du gjør. Dette gir full sporbarhet og viser at du fører regnskapet ærlig og åpent.
Bokføringsreglene under kontinuerlig utvikling
– Finansdepartementet og Bokføringsstandardstyret (BSS) gjennomgår jevnlig hvorvidt deler av bokføringsreglene bør endres eller forenkles.
– Mange næringsdrivende synes noen krav er for strenge eller uklare, og det jobbes med å evaluere kostnadene og nytten ved ulike regler.
– Hold deg oppdatert gjennom offisielle kanaler som Skatteetaten og bransjeorganisasjoner om eventuelle endringer.
Oppsummering
• Bokføringsreglene sikrer at alt av inntekter og utgifter er korrekt og dokumentert.
• Du må bokføre minst hver fjerde måned, men helst oftere for å holde sunn oversikt.
• Hovedregelen er 5 års oppbevaring av bilag, men enkelte dokumenter har andre krav.
• Bokføring handler om løpende registrering av transaksjoner, mens regnskapslovens prinsipper gjelder selve årsregnskapet.
• Reglene vurderes jevnlig for mulige forbedringer, så følg med på eventuelle oppdateringer.
Ved å ta bokføringen på alvor fra starten av, legger du et stabilt grunnlag for bedriften din. Da slipper du unødvendige bekymringer ved skattekontroll og får bedre økonomisk oversikt i hverdagen. Lykke til!