Egeninkasso

Egeninkasso betyr at du selv tar hånd om innkreving av ubetalte fakturaer, i stedet for å bruke et inkassobyrå (fremmedinkasso). Du sender purringer (hvis du ønsker gebyr), inkassovarsler og betalingsoppfordringer på egen hånd. Det gir deg mer kontroll over prosessen og lar deg beholde eventuelle gebyrinntekter, men du må følge de lovpålagte reglene for tidsfrister, gebyrgrenser og kommunikasjon.

Når kan du hoppe over purringen?

Mange velger å sende en eller flere purringer etter forfall. Men visste du at du kan hoppe rett til inkassovarsel dagen etter forfallsdato hvis du ikke vil kreve purregebyr? Dette er helt lovlig ifølge norsk regelverk. Skal du derimot ta et purregebyr (maks 35 kroner), må du vente minst 14 dager etter forfallsdato før du sender purringen.

Hovedsteg i egeninkasso

Nedenfor er en typisk rekkefølge som viser de ulike trinnene i egeninkasso. Husk at du kan tilpasse prosessen litt etter eget ønske, så lenge du følger lovens minstekrav til frister:

1. Forfall på faktura
   – Bestem en tydelig forfallsdato på fakturaen. Etter denne datoen anses regningen som ubetalt.

2. (Valgfritt) Purring
   – Du kan sende en vennlig påminnelse dagen etter forfall hvis du ikke tar gebyr.
   – Velger du å kreve purregebyr (inntil 35 kroner), må du vente minst 14 dager etter opprinnelig forfall.
   – Purring må være skriftlig, ha en ny betalingsfrist (vanligvis 14 dager) og fortelle kunden hva kravet gjelder.

3. Inkassovarsel
   – Om du ikke har fått inn pengene etter purringen – eller om du vil hoppe rett til inkassovarsel uten purring – kan du sende inkassovarsel.
   – Inkassovarselet må merkes tydelig med «Inkassovarsel» eller «Varsel om inkasso» og ha minst 14 dagers betalingsfrist.
   – For å kreve gebyr for inkassovarsel (inntil 35 kroner), må du vente 14 dager fra forfall hvis du ikke allerede har sendt purring med gebyr.

4. Betalingsoppfordring
   – Hvis inkassovarselet ikke fører fram, kan du sende en betalingsoppfordring. Her kan du legge til inntil 105 kroner i gebyr.
   – Det må ha gått 14 dager fra inkassovarselet ble sendt, og du må gi kunden minst 14 nye dager til å betale.
   – Betalingsoppfordringen bør tydelig informere om at neste steg er rettslig inkasso hos namsmannen.

5. Rettslig inkasso
   – Hvis kunden fremdeles ikke betaler, kan du be namsmannen om tvangsinnkreving (utleggsforretning). Dette kalles rettslig inkasso og er siste steg i egeninkasso-prosessen.

Forsinkelsesrenter og kompensasjon

• Forsinkelsesrente:
– Du kan kreve lovbestemt forsinkelsesrente fra dagen etter forfall om du har nevnt det på fakturaen, ellers må du vente 30 dager fra fakturadato.
– Satsen maksimeres av Finansdepartementet to ganger i året. For forbrukere kan du ikke avtale noe høyere enn denne makssatsen, men overfor andre bedrifter (B2B) kan du avtale en høyere rente.

• Standardkompensasjon for B2B (470 kroner):
– Dersom kunden er en annen bedrift eller en offentlig myndighet, kan du kreve 470 kroner i standardkompensasjon dagen etter fakturaens forfallsdato for å dekke inndrivelseskostnader.

• Ingen MVA på gebyrene:
– Både purregebyr, gebyr for inkassovarsel og betalingsoppfordring er fritatt for merverdiavgift.

Hva hvis kunden er uenig i kravet?

Hvis kunden mener de ikke skylder pengene (en tvist), kan du som hovedregel ikke gå videre med ordinær inkasso før saken er avgjort i forliksrådet eller domstolene. Er kundens klage åpenbart grunnløs, kan du likevel vurdere å fortsette prosessen, men vær klar over at du tar en risiko om det viser seg at tvisten er gyldig.

Fremmedinkasso: når bør du vurdere det?

Mange små firmaer gjør egeninkasso fordi det kan være billigere:
• Du beholder gebyrene og forhandler selv med kunden.
• Du styrer hele prosessen direkte.

Men bruk av inkassobyrå kan likevel være smart i noen tilfeller:
• Mindre administrasjon, sparer deg for tid.
• Profesjonelle aktører håndterer både purringer og rettslige skritt, og kan gi deg råd.
• Noen kunder reagerer raskere når de merker at et inkassobyrå står bak.

Merk at hvis du bruker et byrå, er det ofte byrået som tar gebyrene og renter, mens du får hovedbeløpet. For noen bedrifter er det verdt det for å slippe bryet, mens andre synes det er greit å gjøre alt selv.

“Snill” vs. “Streng” tilnærming

Noen sender flere vennlige purringer uten gebyr før de bruker inkassovarsel. Andre går kjapt til inkassovarsel dagen etter forfall. Hva du velger, avhenger av hvordan du ønsker å bevare kundeforholdet og hvor viktig det er å få pengene inn raskt. Husk likevel at jo raskere du følger opp en ubetalt faktura, desto større er sjansen for at kunden faktisk betaler.

Oppsummering

Egeninkasso kan være en god løsning for deg som vil spare penger på inkassobyrå og ha full kontroll over prosessen. Pass på at du:

1. Følger lovens krav til tidsfrister og gebyrsatser.
2. Registrerer forsinkelsesrenter og eventuelt standardkompensasjon riktig.
3. Vurderer om du bør hoppe rett til inkassovarsel eller sende én eller flere purringer først.
4. Husk høyere rente kan avtales med andre bedrifter, men ikke med privatkunder.
5. Stanser prosessen dersom kunden har en reell innsigelse (tvist), og vurder å løse saken via forliksrådet om nødvendig.

Kort sagt: Hold orden i systemene dine og følg opp forfalte fakturaer tidlig. Da har du bedre sjanse for å få inn pengene du har krav på, samtidig som du bygger sunne økonomiske vaner for bedriften din.