Hva er fakturamottak?
Tenk på fakturamottak som en egen postkasse – men i stedet for brev, kommer det regninger (fakturaer). Det kan være en fysisk «postkasse» hos bedriften din, en e-postadresse som bare tar imot fakturaer, eller et system som samler alle fakturaer på ett sted. Enkelt forklart:
• Du mottar en faktura – enten som papir, PDF på e-post eller i et digitalt format som EHF.
• Fakturamottaket sørger for at den havner på rett sted og blir behandlet riktig.
For deg som er ny gründer, handler dette om å gjøre regningshåndteringen så smidig som mulig. Har du et godt system fra starten av, slipper du papirkaos, rot i e-posten og risiko for å glemme viktige frister.
Hvorfor er det nyttig?
• Bedre oversikt: Du ser alle fakturaer på ett sted, og har full kontroll på hva som er betalt, og hva som fortsatt venter på godkjenning.
• Spar tid: Mange økonomisystemer kan automatisk lese av hvor mye du skal betale, KID-nummer og MVA direkte fra fakturaen. I noen tilfeller kan så mye som 90 % av håndteringen automatiseres ved hjelp av kunstig intelligens.
• Mindre feil: Når fakturaer behandles systematisk og digitalt, blir det færre tastefeil og færre forglemmelser.
• Reduserer risiko for svindel: Spam og falske fakturaer kan lettere fanges opp når alt går gjennom én inngangsport.
Slik fungerer det i praksis
- Du mottar en faktura
– Det kan være på papir i posten, som PDF på e-post eller elektronisk (EHF). - Fakturaen registreres
– Enten manuelt i et regnskapsprogram eller via et automatisert system. - Kontroll og godkjenning
– Du (eller økonomiansvarlig) sjekker at alt stemmer: pris, mengde, dato osv. - Betaling og bokføring
– Med bankintegrasjon i regnskapsprogrammet kan du betale direkte, og systemet oppdaterer regnskapet samtidig.
Har du få fakturaer, kan du fint håndtere dette med et enkelt regnskapsprogram. Hvis bedriften vokser og du får hundrevis eller tusenvis av fakturaer i året, kan en mer avansert løsning gi store tids- og kostnadsbesparelser.
Vanlige misforståelser
- «Jeg må ha et stort, avansert system.»
– Ikke nødvendigvis! De fleste regnskaps- eller økonomisystemer har innebygd fakturamottak som fungerer selv for mindre firmaer. - «Bare store selskaper og offentlige aktører trenger dette.»
– Selv om noen anbefaler automatisering ved rundt 5000 fakturaer i året eller mer, kan du likevel spare tid og penger med færre fakturaer. Offentlige institusjoner bruker ofte slike systemer, men det finnes enklere varianter som passer mindre bedrifter. - «Papirfakturaer må håndteres totalt manuelt.»
– Med dagens teknologier kan du skanne papirfakturaer. Da blir de behandlet digitalt videre, akkurat som PDF- og EHF-fakturaer.
Hvordan bruke det i din bedrift?
• Start i det små: Bruk et rimelig regnskapsprogram som lar deg motta og sende fakturaer elektronisk, og som kan lese av fakturaopplysninger automatisk.
• Vurder bankintegrasjon: Kobler du regnskapet til nettbanken din, slipper du å veksle mellom flere systemer og minimerer risikoen for feil.
• Sett bort fakturamottaket om du vil: Du kan la et regnskapskontor eller en ekstern tjenesteleverandør håndtere hele prosessen, inkludert purring og eventuelt inkasso.
• Skaler ved behov: Kommer det inn stadig flere fakturaer, kan du oppgradere til mer avansert automatisering, eller overlate alt til et regnskapsbyrå som tar seg av fakturamottaket.
Kort oppsummert
Fakturamottak er et system for å ta imot, sjekke og betale fakturaer. Det bidrar til bedre oversikt, mindre stress og færre feil. Du kan gjøre det selv via et regnskapsprogram eller la en ekstern aktør ta seg av hele prosessen. Velg det som passer din bedrift, slik at du kan bruke tiden din på å utvikle firmaet – ikke bare håndtere papirer og e-poster.