En fakturatolk er en funksjon i moderne regnskapsprogram eller økonomisystem som automatisk leser og fyller ut informasjon fra fakturaer du laster opp. Ofte dreier det seg om PDF-filer, men noen systemer støtter også bildefiler. Noen tolker ikke EHF-fakturaer, og enkelte løsninger kan heller ikke tolke leverandørfakturaer fra samme system (selvgenererte fakturaer). Likevel vil de fleste fakturatolker spare deg for en betydelig mengde manuell inntasting.
Hvordan fungerer en fakturatolk?
Teknologien baserer seg ofte på OCR (Optical Character Recognition) og/eller maskinlæring. Når du laster opp en faktura, prøver programmet å gjenkjenne ulike felt, for eksempel:
• Totalbeløp
• Leverandørnavn
• Datoer (fakturadato, forfallsdato)
I mange tilfeller “lærer” tolken av dine korrigeringer. Hvis den bommer på summen eller leverandøradressen første gang, vil neste lignende faktura ofte bli tolket mer presist.
Hvorfor er det nyttig?
- Mindre manuell jobbing: Du slipper å taste inn en rekke tall og detaljer selv.
- Redusert risiko for feil: Når programmet henter ut tall, blir det færre tastefeil.
- Tidsbesparelse: Spesielt nyttig hvis du får mange fakturaer hver måned.
- Enkelt å komme i gang: I flere løsninger er fakturatolk en funksjon du kan aktivere via en markedsplass eller som en del av abonnementet ditt.
Begrensninger og aktivering
• Formatstøtte kan variere: Enkelte systemer tolker bare PDF-filer, mens andre også støtter bildefiler. Noen tolker ikke EHF-fakturaer.
• Oppstartsoppsett: Hos noen leverandører må du ha en viss pakke eller et tillegg for å få tilgang (f.eks. for å oppgradere fra en grunnpakke).
• Opplæring av tolken: Du må ofte klikke på feil felt og fortelle hva som er riktig, spesielt hvis leverandøren har et uvanlig fakturaoppsett. Over tid blir tolken mer treffsikker.
• Manuell kontroll: Selv om en fakturatolk er effektiv, anbefales det alltid å sjekke at tallene stemmer før du bokfører.
Hva koster det?
Prisopplegget for fakturatolk varierer mye:
• Noen regnskapsprogrammer tilbyr fakturatolk inkludert i de større pakkene.
• Andre tar en fast månedspris for funksjonen, men lar deg bruke den ubegrenset.
• Noen tar betalt per faktura eller baserer seg på volum (antall fakturaer du tolker i måneden). Ofte kan det komme et pristillegg hvis du velger månedlig fakturering fremfor årlig.
Uansett er det lurt å vurdere hvor mange fakturaer du behandler før du bestemmer deg.
Tips for unge gründere
- Vurder abonnement vs. volumpris: Har du foreløpig få fakturaer, kan en rimelig basisløsning være nok, så lenge du vet hva som inngår.
- Sett av tid til å “trene” tolken: Korriger feil i starten. Da går det raskere senere.
- Følg med på leverandørendringer: Nye leverandører eller endrede fakturalayouter kan føre til flere feil i tolken.
- Pass alltid på kvalitetssikring: Uansett hvor flink teknologien er, må du forsikre deg om at regnskapet blir riktig.
Oppsummering
En fakturatolk kan være en stor hjelp for deg som er ung gründer og ønsker å spare tid på papirarbeid. Samtidig må du være klar over at funksjonen ikke er helt “magisk” – du må fremdeles kontrollere og justere tallene iblant. Når du velger fakturatolk, bør du sjekke hvilken filstøtte den har (for eksempel PDF kontra bildefiler), hvilke abonnementsmodeller som finnes, og hvor enkelt det er å “lære opp” tolken. Da vil du i lengden kunne spare mye tid, redusere feil og få et enklere regnskapshverdag.