Fakturering

Hva er fakturering?

Når du fakturerer, sender du en regning (en offisiell betalingshenvendelse) til de som har kjøpt varer eller tjenester av deg. Fakturaen dokumenterer salget oversiktlig og sørger for at både du og kunden vet hvor mye som skal betales, og når det skal skje. Ordet “faktura” stammer fra latin “factura” og betyr «tilvirkning» eller «skapelse».

Viktige lovkrav

I Norge setter Skatteetaten tydelige krav til hva en faktura må inneholde:

1. Selgers informasjon
   – Navn, adresse og organisasjonsnummer (evt. fødselsdato hvis du fakturerer som privatperson).
   – Dersom du er merverdiavgiftspliktig, skal du skrive “MVA” etter organisasjonsnummeret.
   – Aksjeselskap (AS, ASA) eller norskregistrert utenlandsk foretak (NUF) skal i tillegg skrive “Foretaksregisteret”.

2. Kjøpers navn og adresse
   – Hvem fakturaen sendes til.

3. Unikt fakturanummer
   – Nummeret må være fortløpende og kan ikke redigeres i etterkant.

4. Beskrivelse av varen eller tjenesten
   – Hva du har solgt, og når og hvor tjenesten ble levert (om relevant).

5. Datoer
   – Fakturadato (utstedelsesdato).
   – Forfallsdato (når kunden må betale).

6. Beløp og eventuelt MVA
   – Totalpris og spesifisert merverdiavgift hvis du er MVA-registrert.

Kreditnota ved feil

Hvis du har sendt ut en feilfaktura, må du lage en kreditnota for å “nulle ut” den gamle fakturaen. Denne kreditnotaen får sitt eget, nye fakturanummer som følger samme løpende nummerserie.

Frist for å sende faktura

Det anbefales å sende faktura så raskt som mulig, og ifølge Skatteetaten bør du gjøre det senest innen 30 dager etter at varen eller tjenesten er levert. Jo lenger du venter, jo vanskeligere kan det bli å holde god likviditet, særlig hvis du er nyoppstartet og penger er avgjørende for å vokse.

Hvordan sende faktura?

1. E-post eller PDF
   – Du kan lage en PDF og sende denne på e-post. Flere nettbaserte fakturaprogrammer genererer PDF for deg.

2. EHF (Elektronisk Handelsformat)
   – Går direkte fra ditt fakturasystem til kundens regnskapssystem.
   – Du må være registrert i ELMA-registeret (krav for bedrifter).

3. Papirfaktura
   – Gamlemåten, men noen kunder ønsker det fortsatt. Det kan koste mer og ta lengre tid.

4. SMS-faktura
   – En del systemer tilbyr dette, men vær obs på at det ofte medfører en liten ekstrakostnad.

Ulike fakturaprogrammer og funksjoner

Flere tjenester har ingen faste månedsavgifter, men tar betalt per utsendte faktura eller for enkelte tilleggsfunksjoner:

• SendRegning
  – “Norges ledende nettbaserte fakturasystem” ifølge dem selv.
  – Ingen oppstartsavgift eller abonnement, passer for enkeltregninger, faste oppdrag og masseutsendelser.
  – Har tilleggsfunksjoner som lagerbeholdning og kan sende eFaktura.

• Fakturert
  – Gratis i den forstand at du ikke betaler abonnement per måned, men her er noen typiske kostnader (ekskl. mva):
  – 3 kr per e-postfaktura eller EHF-faktura.
  – 10 kr for SMS-faktura.
  – 45 kr for papirfaktura.
  – 75 kr per sak sendt til purring/inkasso.
  – 49 kr administrasjonsgebyr per måned dersom du faktisk bruker tjenestene.
  – Har automatisk purring og inkasso gjennom Collectors AS:
  – SMS-varsel 3 dager etter forfall, e-postvarsel 10 dager senere.
  – Du kan trekke fakturaen kostnadsfritt innen 10 dager etter at den er sendt til innkreving.

• Debet Faktura
  – Vektlegger lovkravene rundt fakturering.
  – Tilbyr et nettbasert fakturaprogram som automatiserer fortløpende fakturanumre.
  – Har både en gratisversjon og betalte løsninger for flere funksjoner.
  – Råd om kortere kredittid for bedre likviditet og raskere innbetaling.

Fast oppdrag og masseutsendelse

• Fast oppdrag: Brukes når du sender samme faktura jevnlig, f.eks. et månedlig abonnement.
• Masseutsendelse: Er praktisk hvis du skal sende faktura til mange kunder samtidig med samme innhold (for eksempel medlemskontingent).

Kostnader og «gratis» løsninger

Mange lokker med “ingen faste avgifter” eller “gratis fakturering”. Les betingelsene nøye: du kan slippe månedsabonnement, men i stedet betale litt per utsendte faktura, for bruk av automatisk purring, brevpost, SMS osv. Velg løsningen som passer best for bedriftens behov. Noen ganger kan en fast pris lønne seg hvis du sender svært mange fakturaer.

Tips for nye gründere

1. Fakturér raskt
   – Vent ikke med å sende en faktura. Du bør som hovedregel sende innen 30 dager, helst enda raskere.

2. Sett tydelig forfallsdato
   – Kort kredittid (7–14 dager) gir ofte raskere innbetaling.

3. Hold oversikt
   – Bruk et system som automatisk markerer innbetalte fakturaer og håndterer purringer hvis noe forfaller.

4. Bruk kreditnota riktig
   – Send kreditnota hvis du har fakturert feil eller vil gi en rabatt i etterkant.

5. Sjekk behov for EHF
   – Skal du fakturere store firmaer eller offentlige etater, må du ofte bruke EHF.

6. Automatiser purringer
   – Om du har mange kunder, er det lurt å la et fakturaprogram ta seg av purringer og inkasso. Vær oppmerksom på eventuelle ekstra gebyrer.

Oppsummering

Fakturering handler om å kreve inn penger du har tjent, på en korrekt og oversiktlig måte. Du må følge lovkravene fra Skatteetaten, ha unike fakturanumre og spesifisere kjøper, selger, dato, sum og eventuelle avgifter. Det finnes en rekke nettbaserte løsninger å velge mellom – noen tar et fast abonnement, andre benytter pay-per-use. Som ny gründer er det spesielt viktig å sende fakturaene raskt, sette skjønne forfallsdager og bruke et passende system som gjør at du får betalt uten unødige forsinkelser. Lykke til med faktureringen!