Hva er et GLN-nummer?
Et GLN-nummer (Global Location Number) er et globalt unikt nummer på tretten sifre som identifiserer bedrifter og spesifikke lokasjoner eller avdelinger innen én organisasjon. Du kan tenke på det som en internasjonal “adressekode” som viser fremtidige samarbeidspartnere (eller offentlige etater) nøyaktig hvor de skal sende varer eller fakturaer. I Norge administreres GLN av GS1 Norway, hvor du må være medlem for å få tildelt et slikt nummer.
Hvorfor er GLN viktig?
For store bedrifter, kjeder eller organisasjoner med flere avdelinger, kan GLN forenkle alt fra elektronisk fakturering (EHF) til varelevering og logistikk. Dessuten krever enkelte offentlige instanser og større selskaper at du har et GLN-nummer for å bruke deres systemer, særlig når du sender eller mottar EHF-fakturaer. I helsesektoren benyttes GLN dessuten ofte for å spore produkter og sikre riktig leveringssted. For små oppstartsbedrifter er GLN ikke alltid nødvendig, men kan bli nyttig etter hvert som du vokser, får flere lokasjoner eller blir leverandør til større aktører.
Hvordan skaffer du deg et GLN?
For å få GLN må du:
- Bli medlem av GS1 Norway.
- Fullføre bestillingsprosessen på “Min side” hos GS1.
- Velge hoved-GLN (kalt «Eier-GLN») og eventuelt bestille flere under-GLN for spesifikke avdelinger eller fysiske lokasjoner.
Kostnader og trappetrinnsmodell
GS1 Norway bruker en “trappetrinnsmodell” for medlemskap og GLN-nummer. Det vil si at prisen varierer ut fra omsetningsklassen din og hvor mange under-GLN (tilleggs-GLN) du ønsker. Tabeller over etableringsgebyr og årspriser finner du på GS1 Norways nettsider. Som ny gründer kan dette virke som en unødvendig utgift, men det kan lønne seg om du samarbeider med aktører som krever GLN for e-handel, fakturering eller logistikk.
Nyttige verktøy fra GS1
- Check Digit Calculator: Hjelper bedrifter å verifisere at GLN-nummeret er riktig bygget opp.
- Decision-Support Tool: Gir råd om hvor mange GLN du bør opprette, avhengig av antall avdelinger eller fysisk spredning.
- Verified by GS1: Et globalt register som lar deg sjekke at et GLN er gyldig og tilhører riktig virksomhet.
Mulige bruksområder
- Elektronisk fakturering og EHF
Skal du sende faktura elektronisk gjennom EHF eller Peppol (ofte krav i offentlige anskaffelser), kan enkelte kunder forlange at du identifiserer bedriften din med GLN. - Flere avdelinger eller lokasjoner
Hvis du åpner ekstra butikker eller har lager på ulike steder, kan egne under-GLN gjøre det enklere å håndtere hvilke ordrer som skal til hvilke avdelinger. - Offentlige og store private aktører
Store innkjøpere og offentlige etater er ofte opptatt av å gjøre prosessene digitale og feilfrie. Med GLN reduseres risikoen for at varer havner på feil adresse. - Helsesektoren
Sykehus, helseinstitusjoner og leverandører av medisinskteknisk utstyr bruker gjerne GLN for å sikre nøyaktig sporing og trygg distribusjon av varer.
Eksempel for en nyoppstartet bedrift
Tenk at du driver et lite cateringfirma. I starten trenger du kanskje ikke GLN så lenge du kun leverer lokalt og sender ut vanlige PDF-fakturaer. Men om du vinner et anbud med et større selskap eller en offentlig etat som krever EHF-fakturering knyttet til et GLN, blir det plutselig en nødvendighet. Da er det smart å ha et GLN-nummer klart.
Kort oppsummert
- Definisjon: GLN (Global Location Number) er et 13-sifret nummer som identifiserer bedrifter og avdelinger.
- For hvem?: Mest relevant når du har flere lokasjoner eller skal samhandle med større/offentlige aktører som krever GLN i sin fakturerings- og logistikkflyt.
- Kostnader: Du trenger medlemskap hos GS1 Norway, med en trappetrinnsmodell for pris basert på omsetning og antall GLN.
- Verktøy: GS1 tilbyr blant annet “Check Digit Calculator”, “Decision-Support Tool” og “Verified by GS1” for å kvalitetssikre og administrere GLN.
- Husk: For mange nyetablerte småbedrifter er GLN ikke strengt nødvendig fra dag én, men kan bli aktuelt ved vekst eller ved krav fra store kunder, offentlige etater eller helsesektoren.
Dersom du er usikker, vurder behovet ditt og undersøk om du har kunder eller partnere som krever GLN. Da står du godt rustet for å håndtere bestillinger, fakturering og utvidelse av bedriften i fremtiden.