Indirekte kostnader

Indirekte kostnader – en kort innføring

Indirekte kostnader er de utgiftene som holder hjulene i gang i bedriften, men som ikke kan knyttes direkte til ett bestemt produkt eller én bestemt tjeneste. Dette kalles også “overhead” eller “felleskostnader”. Eksempler er husleie, strøm, lønn til øverste ledelse, markedsføring og administrasjon. Selv i små oppstartsbedrifter kan disse kostnadene bli betydelige, så det er viktig å forstå hvordan de fungerer.

Direkte vs. indirekte kostnader

• Direkte kostnader: Utgifter du tydelig kan spore til hvert enkelt produkt eller vare. For produksjonsbedrifter er dette ofte råvarer, direkte lønn i produksjonen, vedlikehold av maskiner og lignende. I en handelsbedrift dreier det seg gjerne om selve innkjøpsprisen på varen, toll, frakt og avgifter.

• Indirekte kostnader: Støtter hele driften, men kan ikke spores rett til hver vare. Det gjelder for eksempel husleie, strøm, lønn til daglig leder, renter på lån og markedsføring.

▶ Eksempel, produksjonsbedrift: Råmateriale (direkte) vs. kontorleie (indirekte).
▶ Eksempel, handelsbedrift: Innkjøpspris på en vare (direkte) vs. markedsføringskampanje for hele butikken (indirekte).

Merk at enkelte kostnader kan være delvis direkte og delvis indirekte. For eksempel kan en bedrift forske på et nytt produkt (direkte for det prosjektet), men samtidig investere i generelle utviklingstiltak som gjelder hele bedriften (indirekte).

Faste og variable indirekte kostnader

Indirekte kostnader kan ofte deles i to kategorier:

1. Faste kostnader: Husleie, forsikring og for eksempel et månedlig abonnement som ikke endrer seg med salgsvolumet.
2. Variable kostnader: Disse varierer med produksjons- eller salgsaktivitet. Strøm kan ha en fast grunnavgift pluss en variabel del knyttet til faktisk forbruk.

Å kartlegge faste og variable elementer kan gjøre det enklere å budsjettere og fordele kostnadene riktig.

Standardkost som verktøy

I noen bedrifter, særlig ved masseproduksjon, brukes en metode kalt “standardkost”. Da setter du opp forhåndsdefinerte (budsjetterte) beløp både for direkte materialer, direkte lønn og de indirekte utgiftene.

• Direkte kostnader beregnes typisk ved formler som:
– Standard materialkost = (standard mengde × standard pris)
– Standard lønnskost = (standard tid × standard lønnssats)

• Indirekte kostnader fordeles gjerne ved en kostnadsdriver (for eksempel antall produksjonstimer eller kilo råmateriale). Du tar de budsjetterte totale indirekte kostnadene og fordeler dem på produkter eller avdelinger ut fra et fordelingsgrunnlag.

▶ Fordelen med standardkost: Du kan sammenligne budsjett (forventet kostnad) med faktiske tall, slik at du fanger opp avvik tidlig.

Firetrinnsprosess for fordeling (for viderekomne)

Større bedrifter, eller de som bruker et mer avansert økonomisystem, kan følge en firetrinnsprosess inspirert av bransjesystemer:

1. Klassifiser kostnadsatferd
   – Finn ut om kostnaden er fast eller variabel.
2. Fordel kostnader (kostnadsdistribusjon)
   – Fordel de samlede indirekte utgiftene til de rette avdelingene eller prosjektene (for eksempel basert på timeforbruk eller kWt).
3. Beregning av indirekte kostnader
   – Beregn en “sats” for overhead som kan brukes i kalkyler per produkt eller per prosjekt.
4. Kostnadstildeling
   – Tildel selve kostnadssummen til produktene eller prosjektene, slik at du får helhetlig oversikt over hva det koster å produsere eller levere en vare/tjeneste.

Denne prosessen sikrer mer nøyaktig regnskapsføring og er spesielt relevant når bedriften vokser og får flere kostnadsområder som må spores hver for seg.

Slik får du oversikt i praksis

1. Bruk et regnskapsprogram eller økonomisystem:
   – Opprett kostnadssentre for lønn, husleie, markedsføring osv.
   – Fordel kostnadene med en egnet driver, for eksempel antall arbeidstimer, antall solgte enheter eller kvadratmeter kontorplass.

2. Sett av tid til budsjettering:
   – Beregn både faste og variable indirekte kostnader per måned. Da unngår du å underprise produktene.

3. Følg med på avvik:
   – Sjekk jevnlig om de faktiske kostnadene avviker fra det du har budsjettert. Store forskjeller kan bety at du må justere prisen eller kostnadsdriveren.

4. Husk helhetsbildet:
   – I en liten gründerbedrift kan summen av indirekte utgifter gjøre stor forskjell. Ikke la deg lure av at eneste direkte kostnad virker lav – “overhead” kan spise av fortjenesten.

Oppsummering

Indirekte kostnader er de utgiftene en bedrift har som ikke kan knyttes til ett enkelt produkt, enten du driver produksjon eller handel. De omfatter blant annet husleie, strøm, administrasjon, renter og markedsføring. Ved å kartlegge hvilke kostnader som er faste og hvilke som er variable, kan du fordele disse utgiftene på en fornuftig måte og få et mer nøyaktig bilde av lønnsomheten. Bruk gjerne et regnskapsprogram, legg en plan for budsjett og vurder om du kan dra nytte av standardkost-metodikk. Slik unngår du ubehagelige overraskelser og legger grundlaget for sunn drift – selv som ny gründer.