Kontantfaktura

Hva er en kontantfaktura?

En kontantfaktura er en faktura der betalingen skjer med én gang. Oftest tenker vi på kontanter, men begrepet «kontant» omfatter også andre umiddelbare betalingsmetoder som kort, Vipps, PayPal eller lignende. Hovedpoenget er at pengene betales i det øyeblikket du kjøper eller selger.

Hvorfor er det viktig?

• Det viser at salget er lovlig og at pengene virkelig ble betalt.
• Uten en faktura eller kvittering kan transaksjonen bli mistenkt som «svart» salg.
• Du (og kunden) har dokumentasjon på handelen og kan føre det korrekt i regnskapet.

Forskjell mellom en vanlig faktura og kontantfaktura

• Vanlig faktura: Sender du normalt ved kredittsalg (betaling skjer senere). Fakturaen har en forfallsdato, og kunden kan betale om noen dager eller uker.
• Kontantfaktura: Her betales alt på stedet. Du får pengene med én gang, og dermed er det ingen forfallsdato.

Et eksempel: Har du en nettbutikk, og kunden betaler umiddelbart med kort, kan du sende en kontantfaktura som bekreftelse på at alt er oppgjort.

Krav til kontantfaktura

Selv om en kontantfaktura i hovedsak er «betalt med én gang», må den fortsatt ha de samme opplysningene som en vanlig faktura:

1. Navn og organisasjonsnummer for deg som selger.
2. Fakturanummer (handelene må være nummererte og i rekkefølge).
3. Dato for salget.
4. Hva du solgte (ytelsens art og omfang).
5. Pris (vederlag).
6. Merverdiavgift (hvis du er MVA-registrert) med prosentsats og beløp.

Hvis du bruker et kasseapparat, skriver du ofte ut en kvittering direkte derfra. Har du ikke kasseapparat (for eksempel hvis du selger varer eller tjenester uten et fast utsalgssted), kan du lage kontantfaktura i et faktura- og regnskapsprogram.

Eksempel fra hverdagen

Tenk deg at du selger smoothies fra en food truck:

1. Kunden kjøper en smoothie og betaler via Vipps der og da.
2. Du lager en kontantfaktura som viser hva kunden har kjøpt, til hvilken pris, og at du allerede har mottatt pengene.
3. Fakturaen/kvitteringen fungerer som bevis for både deg og kunden, så alt er «hvitt» og lovlig.

Må jeg ha kasseapparat?

• Butikk med mye kontantsalg: Da kreves vanligvis et godkjent kasseapparat for å registrere salgene.
• Mindre bedrifter og nettbutikker: Har du ikke et kasseapparat og tar imot betalinger her og der (kort, Vipps osv.), kan du lage en kontantfaktura i stedet. Sørg da for at den oppfyller kravene over.

Hvordan bruke kontantfaktura i din bedrift

1. Opprett eller skriv ut fakturaen i et fakturaprogram eller kasseapparat.
2. Merk den som betalt med én gang kunden betaler.
3. Før salget i regnskapet for å unngå svart omsetning og ha orden på tallene dine.

Oppsummering

• Betaling skjer umiddelbart ved kontantfaktura, enten med kort, Vipps, kontanter og lignende.
• Dokumentasjon er avgjørende for et lovlig salg (du unngår mistanke om svart økonomi).
• Sørg for å inkludere alle lovpålagte opplysninger, akkurat som i en vanlig faktura.
• Skal du selge mye «på stedet»? Vurder kravene rundt kasseapparat eller bruk et fakturaprogram for å lage kontantfakturaer.

Ved å bruke kontantfakturaer på riktig måte, sikrer du både trygghet for deg og kundene dine, og du får et ryddig regnskap fra første salgsdag!