Å ha en «kontantkasse» kan høres gammeldags ut, men det er fortsatt svært relevant for mange unge gründere som selger varer og tjenester der kunden betaler umiddelbart. Her får du en oversikt over hva kontantkasse betyr, hvorfor det er viktig, og hvilke regler du bør være oppmerksom på.
Hva er kontantkasse?
En kontantkasse er det stedet i bedriften der du fysisk oppbevarer kontanter for å kunne ta imot umiddelbare betalinger (både fysiske sedler og mynter, kort og mobilbetalinger som Vipps). Betalingsformer som gir deg penger på stedet regnes som “kontantsalg”, selv om det ikke nødvendigvis er sedler og mynter. Du kan for eksempel sette opp kontantkassen i en kasseboks, en safe eller et kasseapparat.
Du bør også føre en egen post i regnskapsprogrammet for kontantkassen (for eksempel konto 1901). Da blir det enklere å se hvor mye penger som er kommet inn, og hva som er brukt til kontantutgifter.
Krav til kassasystem
Dersom du forventer å ha mer enn 50 000 kroner i årlig kontantsalg (ekskl. mva.), krever bokføringsreglene at du har et godkjent (produkterklært) kassasystem.
• Et produkterklært kassasystem skal oppfylle kravene i kassasystemlova og -forskriften.
• Bruker du ikke et slikt system når du er pålagt å ha det, kan du risikere overtredelsesgebyr (for tiden ti rettsgebyr).
Unntak for lavt og sporadisk salg
• Har du mindre enn 50 000 kroner i kontantsalg (ekskl. mva.) årlig, trenger du ikke nødvendigvis et kassasystem.
• Ved “sporadisk” eller “ambulerende” kontantsalg under 3 × folketrygdens grunnbeløp (for tiden 372 084 kroner) i løpet av et regnskapsår, kan du også være unntatt kravet.
• I disse tilfellene kan du bruke forhåndsnummererte kvitteringer eller kontantfakturaer, men vær nøye med å dokumentere alle salg og gjennomføre en daglig opptelling av kassen.
Internettsalg vs. kontantsalg
Salg som skjer over internett eller ved oppkrav, regnes ikke som kontantsalg etter bokføringsforskriften — selv om kunden betaler når varen leveres. Slike salg skal i stedet dokumenteres etter reglene for faktura (kredittsalg).
Hverdagsrutiner – slik tar du vare på kontantkassen
-
Registrer salg fortløpende
Når du tar imot kontanter eller en umiddelbar betaling med kort eller Vipps, må du registrere salget. Tilby alltid kvittering hvis du har et kassasystem, eller skriv ut et salgsbilag om du bruker enklere metoder. -
Før opp utgifter
Hvis du bruker penger direkte fra kassen til småinnkjøp i løpet av dagen, må du også bokføre dette. Ta vare på kvitteringer og noter hva beløpet ble brukt til. -
Tell opp kassen daglig (dagsoppgjør)
Ved dagens slutt bør du telle kassen og sammenligne med salgene som er registrert. Har du et kassasystem, skriver du ut en Z-rapport. Eventuelle avvik må forklares. -
Oppbevar kvitteringer, Z-rapporter og notater
For bedre kontroll og for å kunne dokumentere alt ved en eventuell kontroll, bør du samle og lagre utskrifter og rapporter.
Bransjespesifikke krav
Noen bransjer har strengere krav til dokumentasjon av kontantsalg, for eksempel frisører, taxinæringen og serveringssteder som selger alkohol. Hvis bedriften din faller inn under en av disse kategoriene, bør du sjekke de særskilte reglene som gjelder.
«Kontantkassa» i annen sammenheng
Begrepet «kontantkassa» kan også dukke opp i andre sammenhenger, for eksempel som en støtteordning i Molde kommune som hjelper barn og unge med å dekke utgifter til fritidsaktiviteter. Denne bruken av ordet har ingenting å gjøre med fysisk oppbevaring av penger i en bedrift, men det er nyttig å vite at ordet ikke alltid bare betyr en kasse for kontanter.
Oppsummering
• Kontantkasse handler om oppbevaring og håndtering av kontanter, kort og mobilbetalinger som gjøres i det salget skjer.
• Passer du 50 000 kroner i årlig kontantsalg, må du skaffe et godkjent kassasystem.
• Under visse grenser (50 000 kroner/3 × G), kan du bruke enkle, manuelle metoder, men sørg alltid for god dokumentasjon.
• Tenk på bransjespesifikke regler, og at salg over nett eller ved oppkrav ikke regnes som kontantsalg.
• Ha daglige rutiner for å holde kontroll: registrer salg, tell opp kassen, og ta vare på alle bilag.
En ryddig kontantkasse gir deg bedre oversikt, reduserer risikoen for feil, og sikrer at du følger lovverket. Lykke til med driften!