En “kreditert faktura” betyr at du annullerer eller justerer en tidligere sendt faktura. Du kan se det som en formell «angreknapp» i regnskapet: I stedet for å slette en faktura som inneholder feil, må du kreditere den for å bevare sporbarheten. Denne prosessen skaper en egen fil som kalles en “kreditnota”, og den viser at den opprinnelige fakturaen ikke lenger er gyldig – helt eller delvis.
En enkel definisjon
- Kreditert faktura nuller ut eller reduserer beløpet på en opprinnelig faktura som inneholdt feil.
- Kreditnota er dokumentet som bekrefter at fakturaen er kreditert.
Hvorfor kan du ikke bare slette en feil faktura?
I regnskapet må alle transaksjoner kunne spores. Ifølge bokføringsloven skal hver faktura ha et unikt nummer, og hvis du oppdager feil (som dobbel fakturering eller feil pris), må du lage en kreditnota. På den måten kan en revisor eller andre interessenter se hvem som gjorde korreksjonen, og hvorfor den ble gjort.
Slik fungerer det i praksis
-
Finn den opprinnelige fakturaen
Har du sendt en faktura på for eksempel 500 kroner, men det viser seg at prisen egentlig skulle vært 400, finner du frem denne fakturaen i regnskapssystemet ditt. - Lag en kreditnota
I mange regnskapsprogrammer klikker du bare på “krediter faktura” for å opprette en kreditnota automatisk. Kreditnotaen skal:- Ha et eget nummer og en utstedelsesdato.
- Henvise til fakturaen den krediterer (fakturanummer).
- Synliggjøre beløpet som nulles ut eller reduseres.
-
Send kreditnotaen til kunden
Hvis kunden allerede har betalt den opprinnelige fakturaen, har kunden penger til gode. Da skal du som regel betale tilbake det overskytende beløpet eller trekke fra dette på en fremtidig faktura. - Oppdater regnskapet
Når kreditnotaen er opprettet, vises det i regnskapet at fakturaen er helt eller delvis kreditert. Dermed regnes det ikke lenger som et beløp du skal motta.
Et praktisk eksempel
Sett at du nettopp solgte en tjeneste til 600 kroner, men så glemte du å gi en kampanjerabatt på 50 kroner. Du har allerede sendt ut fakturaen. I stedet for å slette fakturaen, oppretter du en kreditnota på 50 kroner. Kunden skal da bare betale 550 kroner, og regnskapet ditt viser både den opprinnelige fakturaen og kreditnotaen som korrigerer det totale beløpet.
Viktige ting å huske
- Sporbarhet: Slett aldri en feil faktura – kreditér den i stedet.
- Krav fra bokføringsloven: Kreditnotaen skal ha eget fakturanummer og klart vise hvilken faktura den endrer.
- Hel eller delvis kreditert: Du kan kreditere hele fakturaen eller bare en del av den hvis feilen gjelder deler av beløpet.
- Refusjon til kunden: Hvis kunden allerede har betalt, må du betale kunden tilbake det overskytende.
- Automatisk funksjon: De fleste regnskapsprogrammer gjør dette automatisk når du klikker på “krediter faktura.”
Oppsummering
En kreditert faktura er altså måten du formelt retter opp i en feilfakturering. Ved å opprette en egen kreditnota sørger du for at regnskapet stemmer, at du overholder bokføringsloven, og at kunden betaler eller får tilbake riktig beløp. Dette er både ryddig og lovpålagt, såfremt du ønsker et nøyaktig regnskap og fornøyde kunder.