En “lagerlokasjon” er et definert område, hylle eller seksjon på lageret ditt som hjelper deg å organisere varene bedre. Det gjør det enklere å finne riktig vare raskt, holde oversikt over beholdningen og unngå feilplukk – selv om du driver et lite ungdomsforetak. I denne artikkelen ser vi på hvordan en lagerlokasjon fungerer i praksis, hvorfor det lønner seg å bruke det, og hva du bør huske på når du setter det opp i et regnskaps- eller økonomisystem.
Hvorfor trenger du en lagerlokasjon?
• Raskere håndtering av ordre: Du slipper å lete overalt etter varene dine.
• Mindre rom for feil: Riktig plassering reduserer rot og forvirring.
• Bedre kontroll på varelageret: Du kan telle og justere beholdning enklere.
• Klar for videre vekst: En god struktur gjør det lettere å utvide sortimentet eller flytte til større lokaler.
Grunnleggende prinsipper
- Én “adresse” per produktgruppe: Merk lokasjonen din med “Reol A, Hylle 2,” eller tilsvarende.
- Unngå negative beholdninger: Prøv alltid å holde oversikten over hvor mange enheter som ligger på hver plass.
- Sett lokasjoner inaktive om de ikke lenger skal brukes: Husk å nullstille varelageret på lokasjonen før du deaktiverer den i systemet.
- Tenk helhetlig: Skal du vokse, kan du bygge ut flere lagerlokasjoner, soner eller hyller. Da er det lurt å ha et bevisst opplegg fra start.
Slik oppretter du lagerlokasjoner i ulike systemer
Alle systemer har litt forskjellige metoder, men de fleste regnskapsprogram eller økonomisystemer har en meny eller modul med “Lager” eller “Produkter” der du kan opprette og vedlikeholde lokasjoner.
Enkel opprettelse (tilsvarende Tripletex-stil)
• Gå til menyen for Lager eller Lageroversikt.
• Velg “Opprett ny lokasjon” og gi den et navn, f.eks. “Reol 1, Hylle A.”
• Hvis du skal opprette mange lokasjoner samtidig, kan du ofte lime inn en liste (fra Excel e.l.).
• Systemet setter gjerne et automatisk løpenummer som brukes for kobling ved import eller eksport.
• Lokasjoner som er i bruk, kan som regel ikke slettes. Du må først nullstille lagerbeholdningen. Hvis slett ikke er mulig, sett lokasjonen som “inaktiv.”
Konvertering fra enkel til avansert lagerhåndtering (tilsvarende Business Central-stil)
Hvis du starter med et enkelt opplegg (én eller få lokasjoner) og senere ønsker å bruke flere soner, hyller eller mer detaljert lagerstyring, krever noen systemer en “konvertering”:
- Sørg for at ingen beholdning er negativ, og at ingen delvis bokførte ordre ligger åpne. Lukk eller fullfør disse før du begynner.
- Opprett en justeringshylle (eller tilsvarende felt) for varer som ennå ikke er riktig synkronisert.
- Kjør selve konverteringsprosessen i systemet. Vær obs på at om du har svært mange produkter, kan dette ta flere timer, så prøv å gjøre det utenfor travle tidspunkt.
- Gjennomfør en fysisk varetelling rett etter konvertering for å forsikre deg om at bokførte mengder stemmer overens med det som faktisk ligger på lageret.
- Husk å åpne og frigi eventuelle ordrer som ble delvis levert/mottatt før konverteringen, slik at lageret blir oppdatert riktig.
Struktur med hovedlager og lokasjon (tilsvarende Zirius-stil)
I noen systemer er hver vare knyttet til både et “hovedlager” og en “lokasjon”:
• Når du oppretter en ny klient eller bedrift i systemet, får du kanskje automatisk et standard hovedlager og én standard lokasjon.
• Alle varer du legger inn, må tildeles en konkret lager-lokasjon-kombinasjon.
• Du kan opprette flere lokasjoner under et hovedlager dersom du trenger mer detaljert oversikt, for eksempel forskjellige fysiske områder, høydebegrensninger eller volumer.
• Hvis du egentlig ikke vil bruke flere detaljerte lokasjoner, kan du velge én som standard, slik at alt havner der automatisk.
Tips for daglig drift
- Merk fysisk: Heng opp tydelige skilt eller lapper på reolene.
- Oppdater beholdningen jevnlig: Ta en liten vareopptelling for å se at bokføringen stemmer med virkeligheten, spesielt hvis du nettopp har gjennomført en konvertering.
- Vær konsekvent i navngivingen: Hvis du bruker “Reol nr. 1, Hylle A, Boks 3” for en varegruppe, bruk samme mønster for resten av hyllene.
- Planlegg større endringer utenfor rushet: Skal du gjøre en omfattende endring eller konvertering, sett av tid når du ikke pakker/leverer mye varer.
- Følg med på inaktivering og sletting: Husk at en lokasjon ofte må tømmes helt før du kan slette den eller markere den inaktiv i systemet.
Oppsummering
En strukturert tilnærming til lagerlokasjoner sparer tid og forhindrer dyrebare feil når du plukker og sender varer. Selv om du kan begynne med én eneste lokasjon hvis lageret er lite, er det lurt å vite hvordan du legger til flere etter hvert. Husk å sjekke negative beholdninger og delvis bokførte ordrer før du endrer systemet, og planlegg en fysisk opptelling så du er sikker på at bøkene faktisk stemmer med det som ligger på hyllene.
Ved å investere litt tid i å sette opp og vedlikeholde lagerlokasjoner nå, legger du et solid grunnlag for smidig vekst, bedre kontroll og en ryddig bedriftshverdag. Lykke til!