En lagerrapport er en oversikt som viser hva du har på lageret ditt, hvor mye hver vare er verdt, hvor lenge den har ligget der, og hvor raskt varene selger. Mange forbinder lagerrapporter mest med tall og tabeller, men i virkeligheten handler de også om arbeidsmiljø, kostnadsstyring og menneskene som jobber i lageret. For en ung gründer (17–20 år) med eget firma kan en velstrukturert lagerrapport være nøkkelen til å unngå unødvendige utgifter, holde kundene fornøyde og sikre et bedre arbeidsmiljø.
Hva er en lagerrapport?
En lagerrapport er kort forklart et verktøy – ofte i et regnskapsprogram eller økonomisystem – som:
• Viser hvor mange varer du har på lager og hvor mye de er verdt.
• Forteller deg hvor lenge varene har ligget, slik at du unngår ukurans (varer som blir for gamle eller vanskelig å selge).
• Avdekker hvor raskt (eller sakte) de ulike produktene selger.
• Fremhever potensielle problemer, for eksempel varer du ikke får solgt, eller restordrer du ikke får levert.
Flere systemer tilbyr mange typer preset-rapporter. Eksempler kan være:
• «Kontoutdrag» for å se bevegelsene av en bestemt vare (kjøp, salg, overføringer).
• «Tilgjengelighetsoversikt» som viser nøyaktig hvor mange enheter du faktisk har på lager.
• «Lagerverdisetting» for å avstemme regnskapet slik at du vet den bokførte verdien av varelageret.
• Rapporter for aldersinndeling (f.eks. varer liggende 1–90, 91–180, 181–360 dager osv.) for å se hvilke produkter som begynner å “støve ned.”
• Omløpshastighet, som forteller deg hvor raskt eller sakte varene selger.
Mange løsninger har også funksjonalitet for strekkodebruk. Da kan du skanne inn varer med mobilen eller en strekkodeleser, og systemet oppdaterer lagerstatusen automatisk.
Hvorfor er lagerrapporter viktige?
-
► Bedre økonomistyring
Når du vet hva du faktisk har på lager, kan du styre innkjøpene dine riktig. Du slipper å kjøpe inn for mye og la kapital være bundet opp i varer som ikke selger. Samtidig unngår du å bli utsolgt for en vare som egentlig går fort unna. -
► Sunn balanse mellom gammel og ny vare
Enkelte rapporter viser aldersinndeling, altså hvor lenge varene har ligget. Hvis du ser at en vare har stått over 180 dager, bør du kanskje sette ned prisen for å få den ut. Selv noen få enheter som blir liggende for lenge, kan koste deg penger og plass. -
► Fornøyde kunder
Har du oversikt over hva som er tilgjengelig, kan du unngå å love kundene noe du ikke kan levere. Eller du kan planlegge tilbud og kampanjer, samt sikre at populære varer aldri går tomme. -
► Trygt og produktivt arbeidsmiljø
Dog handler ikke alt om tall. Undersøkelser (f.eks. fra AJ Produkter) viser at et godt fysisk arbeidsmiljø på lageret øker lønnsomheten. Faktisk mener 4 av 5 lagerledere ifølge én rapport at trivsel og ergonomi henger tett sammen med hvor mye bedriften tjener. Når dine medarbeidere slipper tunge løft og rotete arbeidsstasjoner, reduseres sjansen for feilplukk og skader.
Ulike rapporttyper og hva de kan fortelle
1. Aldersinndeling
• Typisk oppdeling: 1–90 dager, 91–180 dager, 181–360 dager og over 360 dager.
• Gir et raskt blikk på hvilke varer som er “ferske,” og hvilke som kanskje burde få en kampanje eller avskrives.
• Passer for bedrifter som vil unngå ukurans og dyre restlager.
2. Omløpshastighet
• Viser hvor ofte du “bytter ut” varelageret ditt i løpet av f.eks. et år.
• Omløpshastighet under 0,5 kan bety at du sitter igjen med varer som selger ekstremt sakte.
• Over 10 kan indikere at du må kjøpe inn oftere, slik at du ikke går tom.
3. Status rapporter / kontoutdrag
• Forteller deg hva du hadde på lager på et bestemt tidspunkt og hva som har skjedd i løpet av en periode (kjøp, salg, overføringer).
• Lar deg se om lageret i regnskapet samsvarer med det fysiske lageret. Er det avvik, må du finne ut hvorfor.
4. Spesialrapporter
• Noen systemer har «topp 10-lister» som viser de mest solgte varene – genialt for kampanjer og markedsføring.
• “Vare/leverandør-statistikk” hjelper deg å vurdere hvilke leverandører som kanskje gir deg best pris og kvalitet.
• Hvis du jobber med matvarer, kan rapporter om holdbarhetsdatoer (f.eks. “Vareholdbarhet – mengde”) være avgjørende for mindre svinn.
Fokus på fysisk arbeidsmiljø
Ifølge en nordisk undersøkelse om transport og lager, er det store muligheter for forbedring på områder som lyddemping, ergonomi og generelle sikkerhetstiltak. Mange ledere (rundt 1 av 6) innrømmer at de ikke har god nok kunnskap til å utforme et optimalt fysisk arbeidsmiljø. Samtidig viser tallene at bedrifter med bedre tilrettelegging av lageret ofte har mindre sykefravær og høyere produktivitet.
Når du ser at enkelte varer flyttes mye rundt (f.eks. hyppige bestillinger eller returer), bør du plassere dem på et sted som er lett tilgjengelig og krever minst mulig løfting. Lagerrapporter kan dermed peke deg i retning av hvor vareflyten er størst, slik at du kan forbedre både effektivitet og arbeidsforhold.
Hvordan komme i gang?
-
Velg riktig verktøy
Et regnskapsprogram eller et annet økonomisystem med lagerfunksjon er ofte raskeste vei. Mange av dem gir deg mulighet til å generere flere typer lagerrapporter (aldersinndeling, tilgjengelighet, verdisetting, strekkodeoversikter osv.). -
Sett av tid til opplæring
Dersom du ikke kjenner systemets funksjoner, bør du investere tid i å lære deg rapportoppsettene. Da vil du også enklere kunne forklare medarbeiderne dine hvordan de skal bruke dem. -
Bruk rapportene aktivt, ikke bare én gang
Kjør jevnlig rapporter (f.eks. ukentlig eller månedlig), og sørg for at du handler på informasjonen du får. Se etter varer som har ligget for lenge og vurdér kampanjer eller rabatter. Oppdag bestselgere i tide, og sørg for at de ikke går tomme. -
Følg opp arbeidsmiljøet
Invester i riktig utstyr – det kan være alt fra lydisolering til gode hyller i riktig høyde, ergonomiske matter eller støydempende hodesett. Bruk lagerdata til å avgjøre hvilke områder på lageret som trenger mest oppmerksomhet.
Oppsummering
En lagerrapport er mer enn bare tall i et system. Riktig brukt forteller den deg hvilke varer som flyr ut døra, og hvilke som forblir hyllevarmere. Samtidig kan den være et verktøy for å forbedre arbeidsmiljøet, ved å avdekke hvordan vareflyten faktisk fungerer på lageret. I kombinasjon med ergonomiske tiltak, ryddige rutiner og målrettet opplæring vil du som ung gründer kunne spare penger, øke inntektene og skape en triveligere arbeidsplass. Med litt innsats blir “lagerrapport” til slutt en vennlig hjelper som gjør bedriften din bedre rustet for videre vekst.