En pakkseddel (også kalt fraktbrev) er et dokument du legger ved når du sender varer til en kunde. Den skal i utgangspunktet inneholde informasjon om:
- Hvem som er leverandør (avsender)
- Hvem som er mottaker (kunde)
- Dato for levering
- Informasjon om varene (varenavn, antall, vekt)
- Mulig prisinformasjon (skiller seg fra praksis til praksis)
I mange tilfeller er det vanlig å ikke inkludere pris på pakkseddelen. Da fungerer den mer som en enkel oversikt over hvilke varer som er med i pakken.
Hvorfor er pakksedler nyttige?
- De gir både deg og kunden kontroll over at riktig vare og antall er sendt.
- Kundene kan raskt sjekke om alt i pakken stemmer overens med det de bestilte.
- Du kan bruke pakkseddelen til å verifisere at fakturaen senere matcher det som faktisk ble levert.
Hva bør en pakkseddel inneholde?
- Avsender og mottaker: Klart navn, adresse og kontaktdetaljer.
- Dato for utsendelse: Slik at mottaker og du vet når varene faktisk ble sendt.
- Informasjon om varene: Varenavn, antall og vekt.
- Mulig prisinformasjon: Noen ganger er priser med, men ofte lar man dem stå på fakturaen i stedet.
Eksempel fra virkeligheten
Tenk at du nettopp har startet en liten nettbutikk for t-skjorter. En kunde bestiller:
- 2 svarte t-skjorter (str. M)
- 1 hvit t-skjorte (str. L)
- 1 kaps (one size)
Når du pakker varene, lager du en pakkseddel med kundenavn, din egen bedriftsnavn, leveringsdato og en liste over de tre produktene med antall og størrelse. Kunden bruker pakkseddelen til å sjekke at alt er i esken.
Slik bruker du pakkseddelen i bedriften din
- Lag oversikten: Skriv ned hvilke varer og hvor mange du legger i pakken. Ta også med vekt om det er relevant.
- Legg ved i forsendelsen: Putt papiret i pakken slik at kunden finner den enkelt.
- Sammenlign med faktura: Når du får fakturaen fra leverandør (eller hvis du lager den selv), kan du kontrollere at alt stemmer med pakkseddelen.
- Oppbevar pakkseddelen: Dette er viktig både for din egen orden og på grunn av reglene i bokføringsloven.
Oppbevaringsplikt og regnskapsregler
- Sekundærdokumentasjon (3 år og 6 måneder): Pakksedler er normalt å regne som supplerende dokumentasjon. Du er dermed pliktig til å oppbevare dem i minst 3 år og 6 måneder.
- Primærdokumentasjon (5 år): Dersom pakkseddelen må brukes som erstatning for manglende informasjon på en faktura, regnes den som primærdokumentasjon med 5 års oppbevaringsplikt.
- Praktisk tips: Skann eller ta bilde av pakksedler og lagre dem i regnskapssystemet ditt. Da er du sikker på å ha alt i orden hvis Skatteetaten sjekker deg.
Vanlige misforståelser
- Pakkseddel vs. faktura: De fleste skjønner at en pakkseddel ikke er en regning, men noen forveksler dem. Fakturaen er hoveddokumentet for betaling; pakkseddelen er en oversikt over hva som fysisk ligger i pakken.
- Må jeg ha pris på pakkseddelen? Loven sier at pris kan være en del av informasjonen, men i praksis utelater mange pris på pakkseddelen og holder det i fakturaen.
- Oppbevaring er ikke nødvendig: Dette er feil. Du er pliktig til å oppbevare pakkseddelen i minst 3 år og 6 måneder – eller 5 år hvis den brukes som en del av fakturadokumentasjonen.
Oppsummering
En pakkseddel er et nyttig dokument som gir både deg og kunden en tydelig oversikt over hva som sendes. Den kan også kalles fraktbrev. I tillegg til å beskrive varene, bør den inneholde informasjon om avsender, mottaker og leveringsdato. Husk å sammenligne pakkseddelen med fakturaen slik at du betaler for riktig vare, og sørg for å oppbevare den i henhold til lovens krav. Dette hjelper deg å unngå rot i regnskapet og gir kundene dine en trygghet på at de får det de bestilte.