PEPPOL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) er et globalt nettverk som lar bedrifter sende og motta eFaktura og andre forretningsdokumenter i et felles standardformat. Nettverket administreres av en non-profit-organisasjon (OpenPeppol) som kontinuerlig jobber for å forbedre og oppdatere standarden. PEPPOL startet riktignok i EU, men har i dag blitt en internasjonal løsning. Uansett om du driver en liten gründerbedrift eller håndterer store volumer av transaksjoner, kan PEPPOL være til nytte når du skal sikre raske, sikre og kostnadseffektive faktureringsrutiner.

Hvorfor er PEPPOL nyttig?

• Sparer tid og penger
Ved å bruke PEPPOL slipper du papirarbeid og manuelle prosesser. Programmet ditt (for eksempel et regnskapsprogram eller et økonomisystem) konverterer fakturaer til riktig format, og sender dem elektronisk direkte til mottaker.

• Global standard
Selv om PEPPOL først og fremst ble laget for Europa, er det nå tatt i bruk over hele verden. Mange offentlige og private virksomheter krever eller anbefaler standardiserte eFakturaer, noe som gjør PEPPOL relevant for bedrifter av alle størrelser.

• Trygg og sikker
Nettverket følger klare retningslinjer for sikker overføring. Dermed får du en pålitelig og stabil måte å sende fakturaer og andre forretningsdokumenter på.

• Skalerbart for store volum
PEPPOL håndterer alt fra få transaksjoner i måneden til tusenvis. Det å sende mange fakturaer trenger ikke være komplisert hvis du har et system som er integrert med PEPPOL-nettverket.

PEPPOL og EHF (i Norge)

I Norge kalles eFaktura-formatet gjerne EHF (Elektronisk Handelsformat). Under panseret følger dette samme standard som PEPPOL BIS Billing v3.0. Offentlige etater i Norge (og mange andre land) stiller ofte krav om at leverandører sender fakturaer i denne standardiserte formen.

• ELMA:
For å motta EHF-fakturaer må bedriften din stå oppført i ELMA, Norges elektroniske mottakeradresseregister. Dette er en del av PEPPOL-infrastrukturen (ofte kalt SMP). Du kan kontakte tjenesteleverandøren din for å bli registrert eller endre oppføring.
– Liten bedrift? Systemleverandøren din kan som regel ordne registrering.
– Bytte leverandør? Husk å be den gamle leverandøren om å slette deg i ELMA før den nye registrerer deg på nytt.

Kontinuerlig forbedring: Oppdaterte code lists og arrangementer

OpenPeppol jobber aktivt med å oppdatere nettverket, blant annet gjennom Peppol Code Lists (f.eks. versjon 9.1, 9.0, 8.9), som sikrer at dokumenttyper og prosesser holdes moderne og kompatible på tvers av landegrenser. De arrangerer også jevnlig konferanser og generalforsamlinger, der organisasjoner og tjenesteleverandører samles for å diskutere ny funksjonalitet og kommende endringer.

Vanlige misforståelser

• Kun for EU:
PEPPOL startet som et EU-initiativ, men er nå internasjonalt i bruk.

• Bare for store selskaper:
Mange små bedrifter benytter PEPPOL via et regnskapsprogram eller annen løsning. Store bedrifter med høy fakturamengde kan også bruke PEPPOL for å forenkle og effektivisere dokumentflyten.

• Automatisk ELMA-registrering:
Ja, mange kan få hjelp til registrering fra leverandøren sin, men husk at du selv har ansvar for å følge opp at alt blir riktig i ELMA-registeret (særlig hvis du endrer system eller leverandør).

Slik kommer du i gang

1. Skaff et egnet regnskapsprogram eller økonomisystem
   Forsikre deg om at det støtter PEPPOL/EHF-utsendelse og -mottak.

2. Avklar ELMA-registrering
   Spør systemleverandøren eller aksesspunktet ditt om hvordan du blir (eller allerede er) registrert for å motta EHF i Norge. Utenfor Norge vil lignende registre eller metoder kunne gjelde.

3. Send og motta faktura
   Når alt er satt opp, kan du sende fakturaer direkte i PEPPOL-format. Mottaker kan godta dem uten å måtte gjøre noe ekstra, noe som sparer både deg og kunden tid.

4. Følg med på oppdateringer
   Siden PEPPOL stadig utvikles, kan det være lurt å være oppmerksom på nye versjoner av code lists og eventuelle krav tilknyttet faktura- og dokumentformater.

Oppsummering

PEPPOL er et internasjonalt, non-profitdrevet nettverk som standardiserer eFaktura og andre forretningsdokumenter. Som ung gründer kan du dra nytte av raskere og sikrere fakturering, enten du sender én faktura i uka eller tusenvis i måneden. For norske bedrifter er ELMA-registrering viktig for å sende og motta EHF (PEPPOL BIS Billing v3.0). PEPPOL gir deg et fremtidsrettet verktøy som gjør det enklere å vokse – både i Norge og internasjonalt.