Prosjektregnskap

Hva er prosjektregnskap?

Prosjektregnskap er ganske enkelt et eget «lite regnskap i regnskapet» der du fører all økonomi knyttet til ett bestemt prosjekt. Dette kan for eksempel være et oppdrag du gjør for en kunde, utvikling av et nytt produkt eller et arrangement du holder. Da samler du alle kostnader (som innkjøp av varer og tjenester) og inntekter (fakturering til kunde) i samme «småregnskap.»

Hvorfor er prosjektregnskap viktig?

• Bedre kontroll: Du ser om prosjektet faktisk tjener penger, eller om det går i minus.
• Riktig prising: Når du vet eksakt hva prosjektet koster, er det lettere å velge riktig pris.
• Unngå overraskelser: Du slipper å blande ulike jobber og prosjekter sammen i samme pott.
• Enkelt å sammenligne: Du kan raskt sammenligne hva du har budsjettert med, mot hva du faktisk bruker og tjener.

Hvem må bruke prosjektregnskap?

For noen bedrifter er prosjektregnskap lovpålagt. Dette gjelder særlig i bygg- og anleggsbransjen, offshore og verft, når prosjektet har en omsetning over en viss sum. Grensen er som regel 5G, som for 2024 er 620 140 kroner. Har du et prosjekt med omsetning over dette beløpet, må du føre eget prosjektregnskap.

I tillegg kan støtteordninger kreve at du fører prosjektregnskap. For eksempel kan Innovasjon Norge eller andre tilskuddsordninger kreve at du viser hva du har brukt tilskuddet til, enten før eller etter at du får pengene.

Hvordan fører du prosjektregnskap?

1. Bruk et regnskapsprogram: I mange regnskapsprogrammer (for eksempel Snapbooks) kan du markere hver faktura, kvittering eller bilag med riktig prosjekt.
2. Før inn alle detaljer: Inntekter (f.eks. fakturaer), kostnader (f.eks. innkjøp, lønn, underleverandører) og timer du bruker.
3. Noter viktig info: Ofte er det krav om å ha med prosjektkode, navn og organisasjonsnummer til oppdragsgiveren, samt relevant dokumentasjon som kvitteringer, timelister og fakturaer.
4. Følg med underveis: Sjekk hvordan prosjektet ligger an i forhold til budsjettet ditt.
5. Analyser og lær: Se om du tjener penger på prosjektet, og bruk erfaringene neste gang.

Eksempel fra virkeligheten

Tenk at du lager spesialdesignede mobildeksler og får et bestillingsverk fra en kunde. Du oppretter et prosjekt kalt «Dekseloppdrag #1» i regnskapssystemet. Her samler du:

• Kostnader: Kjøp av tomme deksler, trykk, eventuelle fraktutgifter og timelister for designjobben.
• Inntekter: Summen du fakturerer kunden.

Til slutt kan du sammenligne totalen og se om oppdraget var lønnsomt. Hvis du gjør dette for hvert prosjekt, har du god oversikt over hvilke oppdrag som er verdt tiden din.

Fordeler når du har flere prosjekter samtidig

Hvis du driver med flere små eller store prosjekter, er prosjektregnskap ekstra nyttig. Du kan enkelt se:

• Hvilke prosjekter som faktisk er lønnsomme.
• Hvilke som tapper bedriften for ressurser.
• Hvor du bør vurdere å justere pris opp eller kutte kostnader.

Oppsummering

Prosjektregnskap betyr å føre alle prosjektets inntekter og kostnader for seg, slik at du vet eksakt hva ekte tallet blir for akkurat det ene prosjektet. Det kan være lovpålagt over et visst beløp i enkelte bransjer, men det er nyttig for alle som ønsker bedre kontroll på egne oppdrag. Markér fakturaer og ethvert bilag med riktig prosjekt i regnskapet, og følg med jevnlig for å unngå overraskelser. Når du vet hvordan hvert prosjekt går, kan du jobbe smartere og tjene mer.