En regning er et betalingskrav som du sender til en kunde når du har solgt en vare eller tjeneste. Mange bruker ordene “regning” og “faktura” om hverandre, men regning er egentlig et bredere begrep. En faktura er én type regning, mens en purring eller et inkassovarsel også regnes som former for regninger. Her får du vite hva som kreves av en regning, og hva du må være obs på hvis du nettopp har startet firma.
Hva er en regning?
• En regning forteller kunden hvor mye som skal betales, når det skal betales og hva betalingen gjelder.
• Faktura er den vanligste typen regning. Andre eksempler er purring, inkassovarsel og rentenota, som bygger videre på den opprinnelige fakturaen hvis betalingen uteblir.
Eksempel i praksis
Tenk deg at du selger håndlagde mobildeksler. Når du sender dekselet til en kunde, oppretter du en faktura (regning) for beløpet som skal betales. Om kunden ikke betaler innen fristen, kan du måtte sende en purring (en annen type regning) som inneholder ekstra gebyrer eller renter.
Forskjellen på regning og faktura
• En faktura er alltid en regning, men en regning er ikke nødvendigvis en faktura.
• Mange bruker ordene om hverandre, men det er mer presist å si at fakturaen er hoveddokumentet for det opprinnelige salget. Andre regninger gjelder som oftest tilleggsbeløp (f.eks. gebyr ved purring).
Lov- og innholdskrav for faktura (vanligste type regning)
Dersom du lager en faktura, må den ifølge loven minimum inneholde:
- Unikt fakturanummer (ubrutt nummerserie)
- Fakturadato (datoen dokumentet opprettes)
- Selgers navn og organisasjonsnummer (med “MVA” om du er momsregistrert)
- Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer
- Beskrivelse av varen/tjenesten (og mengde/omfang)
- Tidspunkt og sted for levering (hvis det er relevant)
- Pris og riktig merverdiavgiftssats (er det ulike MVA-satser, skal de føres hver for seg)
- Forfallsdato
For aksjeselskaper
Hvis bedriften din er et AS eller ASA, må ordet «Foretaksregisteret» også stå på fakturaen.
Hvorfor kan du ikke bruke Word eller Excel?
Du må bruke et godkjent fakturaprogram eller nettbasert faktureringssystem. Det skyldes at:
• Fakturanummeret må ha en ubrutt nummerserie. Programmer som Word/Excel gir ikke automatikk på dette.
• MVA‐beregninger og riktig spesifikasjon av avgift sikres enklere i et fakturaprogram.
• Skatteetaten krever at inntekter er sporbare og ikke kan endres i etterkant uten dokumentasjon.
Ulike utsendelsesformer og praktiske løsninger
• EHF-faktura (elektronisk handelsformat) er ofte påkrevd hvis du sender faktura til det offentlige (stat, kommune).
• E-postfaktura er raskere og mer miljøvennlig enn papirversjonen.
• Papirfaktura er fortsatt et alternativ, men SendRegning krever for eksempel at purringer alltid må sendes som papir.
• Noen fakturasystemer (f.eks. SendRegning) lar deg sende samme regning til flere mottakere på én gang (masseutsendelse) eller opprette fast oppdrag som sendes automatisk med jevne mellomrom.
Purringer og inkassovarsel på en to-tre
• Dersom fakturaen ikke blir betalt innen fristen, kan du sende en purring. Dette er en type regning som legger til purregebyr og rente.
• Purringer må ofte sendes på papir (avhengig av løsning), ifølge blant annet SendRegning.
• Inkassovarsel er neste steg dersom kunden fortsatt ikke betaler, og det må også knyttes til den opprinnelige fakturaen.
• Husk at en purring/inkassovarsel ikke er en ny salgstransaksjon – det er kun et tilleggskrav basert på beløpet som fortsatt er utestående.
Oppsummering
• “Regning” er et overordnet begrep som dekker ulike betalingskrav, deriblant faktura.
• For at en faktura skal være gyldig, krever loven blant annet ubrutt fakturanummerserie, korrekt MVA-håndtering, tydelig beskrivelse av varen/tjenesten, og forfallsdato.
• Bruk et fakturaprogram, ikke Word eller Excel. Da sikrer du både at alle obligatoriske felt er med og at kravene om sporbarhet oppfylles.
• Vær oppmerksom på spesielle regler for AS/ASA (Foretaksregisteret) og krav om EHF ved fakturering til offentlige instanser.
• Ved manglende betaling kan du sende purring eller inkassovarsel (begge betraktet som regninger), men disse må ofte sendes på papir.
Når du har oversikt over krav, utsendelsesformer og regler for ulike typer regninger, blir det enklere for deg som nyoppstartet gründer å få betalt i tide og ha kontroll på økonomien. Lykke til!