Regnskapsgodkjente betalinger (RGB)

Hva er RGB (Regnskapsgodkjente betalinger)?

Regnskapsgodkjente betalinger, ofte forkortet til RGB, gjør at du kan godkjenne og betale fakturaer direkte i regnskapsprogrammet eller økonomisystemet ditt. Dette er en løsning som oppfyller kravene i hvitvaskingsloven om å dokumentere hvem som betaler, og om vedkommende faktisk har fullmakt til kontoen det betales fra.

Denne funksjonen fjerner behovet for å logge inn i nettbanken hver gang du skal godkjenne en betaling, forutsatt at du og systemet ditt oppfyller bestemte krav. Dermed kan du spare tid og unngå dobbeltarbeid – noe som er spesielt nyttig når du er en nyetablert gründer.

Viktige krav for å bruke RGB

1. Norsk personnummer:
   Ifølge flere banker må personer som skal godkjenne betalinger direkte i regnskapssystemet, ha norsk personnummer for å kunne identifisere seg ved hjelp av BankID.

2. Bankintegrasjon og ISO20022-format:
   Du må ha en avtale med banken om nettbedrift/bankintegrasjon. Regnskapsprogrammet må støtte det nyere ISO20022-formatet for at betalingene skal gå utenom ettergodkjenning i nettbank.

3. Fullmakter i nettbanken:
   Du (og eventuelt andre godkjennere i bedriften) må ha rettigheter på kontoen i nettbanken. Ellers vil betalinger avvises.

4. BankID og tofaktorautentisering:
   Første gang du bruker RGB, kreves ofte BankID. Deretter kan enkelte systemer tillate godkjenning med SMS-kode i opptil 90 dager, før du må verifisere deg med BankID igjen.

5. Brukeroppsett i regnskapsprogrammet:
   Brukerne som skal betale fakturaer, må også være korrekt satt opp med tilgang i regnskapssystemet. Noen løsninger krever at én BankID kun kan være knyttet til én bruker om gangen.

Slik fungerer RGB i praksis

1. Opprettelse av betaling:
   Du legger inn en faktura som skal betales i regnskapsprogrammet ditt.

2. Automatisk kontroll:
   Systemet sjekker at du har de nødvendige fullmaktene for kontoen. Har du ikke det, avvises betalingen av banken.

3. Godkjenning med BankID (eller SMS-kode):
   Første gang (og hver gang det er gått 90 dager i visse systemer) verifiserer du deg med BankID. Deretter kan du ofte bruke en kode du mottar på SMS.

4. Ingen ekstra steg i nettbanken:
   Når du har godkjent betalingen i regnskapssystemet, trekkes beløpet direkte fra kontoen uten at du må logge inn i nettbanken.

5. Valgfri ettergodkjenning:
   De fleste systemer lar deg fortsatt velge å også godkjenne i nettbanken hvis du ønsker en ekstra sikkerhetskontroll.

Fordeler for unge gründere

• Tidssparing: Du slipper å veksle mellom regnskapssystem og nettbank for hver faktura.
• Bedre oversikt: Alle betalinger håndteres på ett sted, noe som reduserer sjansen for feil.
• Overholdelse av lover: Du er sikker på at identitetskravene i hvitvaskingsloven oppfylles.
• Mindre papirarbeid: Du unngår unødvendige manuelle steg for å godkjenne transaksjonene.

Viktige hensyn

1. Hvis du ikke har norsk personnummer:
   Banken vil ofte kreve at betalingene må ettergodkjennes i nettbanken dersom du ikke kan bruke BankID.

2. Direkte remittering (Nets) fases ut:
   Mange banker og programleverandører fases nå over til ISO20022, så hvis du fremdeles bruker en eldre løsning gjennom f.eks. Nets, bør du vurdere å bytte til ny bankintegrasjon.

3. BankID koblet til én bruker:
   Enkelte løsninger (for eksempel Uni Micro) tillater at BankID kun knyttes til én aktiv bruker om gangen. Skal en annen person overta autorisasjonen, må du gjerne kontakte leverandøren for å slette den gamle koblingen.

4. Spesifikke unntak:
   Det finnes enkelte økonomisystemer som ennå ikke støtter RGB. Ifølge noen banker er for eksempel Visma eAccounting foreløpig ikke klart for denne løsningen. I så fall må betalinger ettergodkjennes i nettbanken.

5. 90-dagers regel:
   I noen systemer kreves fornyet BankID-identifisering etter 90 dager. Så hvis du plutselig blir bedt om BankID på nytt, er dette helt normalt.

Oppsummering

• Regnskapsgodkjente betalinger (RGB) innebærer at du kan betale direkte fra regnskapsprogrammet, uten å måtte logge inn i nettbanken for hver betaling.
• Du må ha en bank som støtter RGB, et økonomisystem som sender betalinger i ISO20022-format, samt riktige fullmakter og BankID-integrasjon.
• Personer uten norsk personnummer må ofte ettergodkjenne i nettbanken, da BankID kreves for automatisk godkjenning.
• Direkte remittering er på vei ut, og det kan være lurt å oppdatere til en ny bankintegrasjon.
• Du sparer tid på bokføring og godkjenning, samtidig som du overholder hvitvaskingslovens krav.

For unge gründere med mange oppgaver på samme tid, gjør RGB det enklere og raskere å holde orden på økonomien – slik at du kan bruke mer tid og energi på å utvikle bedriften din.