Reiseregning

Hva er en reiseregning?

En reiseregning er et dokument som lar deg (eller ansatte i bedriften din) kreve tilbake utgifter knyttet til en jobbreise. Dette kan være alt fra kjøreutgifter, overnatting og mat til småting som bompenger og parkering. Målet med en reiseregning er at du skal få dekket reiseutgiftene dine uten at beløpet blir regnet som vanlig lønn, så lenge dokumentasjonen er korrekt og innenfor gitte satser.

Hvorfor er det viktig?

1. Du slipper unødvendig skatt: Riktig ført reiseregning gjør at beløpene én får dekket kan være skattefrie.
2. Du unngår trøbbel med myndighetene: Feil eller mangelfull dokumentasjon kan føre til at reiseutbetalinger blir betraktet som ordinær lønn, noe som utløser skatt og arbeidsgiveravgift.
3. Du får bedre oversikt: En nøyaktig reiseregning gjør det enklere å se hva reisen faktisk kostet, og det gir god dokumentasjon hvis du senere skulle bli bedt om å vise fram bilag eller kvitteringer.

Krav til innhold i en reiseregning

Reiseregningen må som hovedregel inneholde:
• Navn, adresse og (elektronisk) signatur til den som krever tilbake penger.
• Dato og klokkeslett for når reisen starter og slutter.
• Formålet med reisen (f.eks. møte, konferanse, leverandørbesøk).
• Opplysninger om eventuelt arrangement du har deltatt på.

I tillegg kreves ekstra detaljer hvis du vil kreve spesifikke godtgjørelser:

1. Diett (mat) og overnattingsgodtgjørelse

• Navn og adresse til overnattingsstedet (ikke ved privat overnatting hvor du mottar nattillegg).
• Informasjon om overnattingsform (hotell, pensjonat eller annet).
• Dato for hver overnatting.
• Oversikt over hvilke måltider du eventuelt fikk dekket av arbeidsgiver (for dette reduserer satsen).

2. Bilsatser og kjøregodtgjørelse

• Reiserute med start- og sluttpunkt.
• Total distanse, dokumentert f.eks. ved kilometerteller, GPS-logg eller nettbasert kart.
• Navn på passasjerer hvis du krever passasjertillegg.

3. Refusjoner av faktiske utgifter

• Kvitteringer for alle større utgifter (fly, tog, buss, drosje, hotell).
• For enkelte småavgifter som bompenger og parkering kan du få godkjent refusjon uten kvittering, så lenge beløpet er lite.

Hvis beløpene ikke dokumenteres skikkelig, kan denne dekningen bli skattepliktig som vanlig lønn.

Refusjon vs. godtgjørelse

Det finnes to hovedmåter å få dekket reiseutgifter på:

1. Refusjon: Du får nøyaktig tilbake det du har lagt ut, basert på originale kvitteringer.
2. Godtgjørelse: Du får et standardbeløp (en sats) per dag eller per kilometer, uten at du trenger å legge ved kvitteringer for hver enkelt post.

Skattedirektoratets satser

Skattedirektoratet fastsetter årlige skattefrie satser for blant annet:
• Diett (mat) ved dagreiser (6–12 timer, over 12 timer) og overnattingsturer.
• Kilometergodtgjørelse for å bruke egen bil.

Eksempler på satser kan være:
• Diett for reiser 6–12 timer.
• Diett for reiser over 12 timer.
• Døgndiett ved overnatting på hotell vs. overnatting i hybel/pensjonat.
• Kilometerpris for kjøring av privat bil, samt eventuelle tillegg for passasjerer.

Betaler arbeidsgiver mer enn de skattefrie satsene, blir overskytende beløp beskattet.

Statens satser

I offentlig sektor brukes ofte Statens satser som kan ligge noe høyere. Likevel må også offentlige virksomheter forholde seg til skattereglene, slik at alt som utbetales over Skattedirektoratets skattefrie grenser blir skattlagt. Privat sektor kan også benytte Statens satser i sine reisepolicyer, men det er ikke et absolutt krav.

Varighet: Kort vs. lang reise

• Dagstur under 6 timer: Ofte gis det ingen diettgodtgjørelse.
• Dagstur 6–12 timer: Du kan få en redusert diett-avtale hvis dette er avtalt.
• Reise over 12 timer: Berettiget til høyere diett.
• Overnatting: Satser for overnatting dekker enten reelle utgifter (refusjon med kvittering) eller en fast, ulegitimert sats (godtgjørelse) hvis du ikke har hotellregning.

Selvstendig næringsdrivende

Driver du et enkeltpersonforetak, bokfører du reiseutgiftene direkte i regnskapet. Likevel kan det i noen tilfeller være nyttig å lage en reiseregning, særlig hvis:
• Du vil dokumentere utgifter overfor kunder som skal refundere reise.
• Du senere trenger å vise strukturert reisedokumentasjon (for eksempel ved bokettersyn eller til en samarbeidspartner).

Har du et aksjeselskap, og du vil kreve penger tilbake fra selskapet for reiseutgifter, stilles de samme dokumentasjonskravene som for en vanlig ansatt. En formell reiseregning er derfor nødvendig.

Slik kommer du i gang

1. Velg metode: Papirskjema eller et regnskapsprogram.
2. Før reise: Bestem om du skal bruke skattefrie satser (godtgjørelse) eller refusjon.
3. Underveis: Samle kvitteringer. Noter deg reisetider, kjørte kilometer og eventuelt formål med hvert møte.
4. Etter reise: Fyll ut alle punktene nevnt ovenfor. Lever reiseregningen for godkjenning, signer elektronisk og sørg for at du har tatt vare på alt av bilag.
5. Utbetaling: Utbetales enten som trekkfri godtgjørelse (hvis innenfor satser) eller som refusjon for faktiske kostnader.

Oppsummering

• Dokumentasjon er nøkkelen: Mangler du opplysninger, kan godtgjørelsen bli skattepliktig.
• Kjenne satser og grenser: Skattedirektoratets satser avgjør hva som er skattefritt, statlige arbeidsplasser følger ofte Statens satser.
• Praktisk for alle: Selv om du driver alene, kan det å føre en reiseregning gi bedre oversikt over reiseutgifter og gjøre det enklere hvis du skal fakturere en kunde for reise.

Ved å følge disse punktene sikrer du at du får den skattefrie dekningen du har krav på – og at du holder orden i bedriftens økonomi.