Restordre

En restordre oppstår når kunden bestiller flere varer enn du har tilgjengelig, eller hvis en vare plutselig er forsinket eller utsolgt. Da sender du det du har, mens resten blir stående igjen på en egen ordre (en «restordre») i påvente av at varene skal bli tilgjengelige. Nedenfor ser du hvorfor restordre oppstår, hvordan du kan opprette en restordre i ulike økonomisystemer, og hvordan du best kommuniserer dette til kundene dine.

Hva er en restordre?

En restordre er en ekstra ordre for de varene du ikke kan levere her og nå. Dette kan skyldes:
• Utsolgt vare eller materialmangel.
• Produksjonsfeil eller streik hos leverandør.
• Ekstra stor etterspørsel i høysesonger.

Kort sagt: Du leverer det du har på lager og lager en ny ordre på resten.

Hvorfor oppstår restordre?

1. Høy etterspørsel: Hvis bestillingene kommer raskere enn du rekker å fylle opp lageret, kan du bli nødt til å levere i flere omganger.
2. Produksjonsutfordringer: Leverandørene kan oppleve alt fra streik til materialmangel, noe som forsinker varene.
3. Spesialvarer: Håndlagde produkter eller varer med bærekraftige materialer kan ta ekstra tid å produsere.

Slik håndterer du restordre i praksis

1. Kommuniser klart med kunden

Fortell kunden at hele ordren ikke kan leveres nå. Oppgi en forventet leveringstid for de resterende varene. Gi samtidig valget:
• Vente på varene.
• Kansellere bestillingen på de varene du ikke kan sende.

Dersom du kommuniserer tidlig og tydelig, unngår du misfornøyde kunder.

2. Opprett restordren i regnskapsprogrammet

De fleste regnskapsprogrammer eller økonomisystemer har en funksjon for restordre. Prinsippene er ofte de samme:
• Før fakturering angir du hvor mange varer som faktisk leveres nå (ofte kalt «levert antall»).
• Systemet vil da spørre om du vil opprette en ny restordre for det som gjenstår.

Eksempler på systemspesifikk arbeidsflyt

• I noen systemer (f.eks. 24SevenOffice) må du aktivere “resting” under “Fakturering” eller “Ordreinnstillinger” før du kan lage restordre. Der fyller du inn «levert antall» før du fakturerer, og systemet tilbyr automatisk å opprette en ny ordre for det som gjenstår.
• I andre systemer (f.eks. Tripletex) anbefales det å opprette selve restordren før du fakturerer den delen du leverer nå. Restordren får ofte et ordrenummer med “/1” eller “/2” som et tillegg, slik at du kan holde styr på flere nivåer med restordre.

3. Fakturering og lagerstyring

Når du fakturerer, trekkes bare varene du faktisk sender til kunden, fra lageret. Den nye restordren får status “rest” eller “delvis levert,” og du kan fakturere den senere når varen er på lager igjen. Følg nøye med på lageret ditt, spesielt i perioder med høy etterspørsel.

Tips for å unngå restordre-problemer

• Analyser salgshistorikk og bestill nok varer i god tid før høysesong.
• Ha en pålitelig leverandør som kan levere jevnt, spesielt når du jobber med spesial- eller bærekraftige materialer.
• Følg aktivt opp produksjon og leveranser, slik at du tidlig oppdager forsinkelser og kan varsle kundene.

Oppsummering

Restordre betyr at du ikke kan levere hele bestillingen, og du må dele ordren i to (eller flere) deler. Noe leveres nå, mens resten leveres senere. Det er viktig å:

1. Kommunisere valgene tydelig til kunden (vente eller kansellere).
2. Registrere rett “levert antall” i økonomisystemet, slik at lager og fakturering stemmer.
3. Følge opp restordren frem til varene er på plass.

Når du mestrer denne prosessen, kan du opprettholde god kundetillit selv om deler av leveransen blir forsinket. Restordre er slett ikke unormalt, spesielt i perioder med stor pågang eller uforutsette produksjonsproblemer, og med gode rutiner hindrer du at ufullstendige leveranser skaper unødvendig stress for deg eller kundene dine.