Et salgsdokument er et dokument som bekrefter at du har solgt en vare eller tjeneste. Eksempler er faktura, kreditnota, kvittering og sluttseddel. For en nyoppstartet gründer er dette helt essensielt: Det viser inntektene i regnskapet ditt og gir kundene bevis på kjøpet. Nedenfor får du en enkel, men grundig innføring i hva du bør vite om salgsdokumenter.
1. Hva er et salgsdokument?
• Dokumentasjon av salg: Det følger som regel bokføringsloven og bokføringsforskriften i Norge.
• Eksempler: Fakturaer, kredittnotaer (for retting av feil), kvitteringer og sluttsedler.
• Viktig for regnskap: Du legger dette ved inntektsføring, og kunden trenger det for å dokumentere sine kjøp.
2. Krav til innhold
Ifølge reglene må salgsdokumentet inneholde:
- Dato for salget
- Firmanavn og organisasjonsnummer (med “MVA” hvis du er momsregistrert)
- Kundens navn og adresse (eventuelt organisasjonsnummer)
- Beskrivelse av varen eller tjenesten
- Tidspunkt og sted for levering (om relevant)
- Pris, spesifisert med MVA-sats i norske kroner
- Totalpris (inkludert merverdiavgift)
- Betalingsfrist
Dersom du driver et aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA) eller norskregistrert utenlandsk foretak (NUF), skal fakturaen også vise ordet “Foretaksregisteret”.
Ulike MVA-satser
Har du både MVA-pliktige og MVA-frie linjer i samme faktura, må du spesifisere de ulike linjene hver for seg. Bruk også egne linjer om du opererer med flere MVA-satser (f.eks. 25 %, 15 %, 0 %).
3. Nummerering av fakturaer
Det finnes kun to lovlige måter å nummerere fakturaer på:
- Bruke et fakturasystem som automatisk lager fortløpende fakturanumre uten hull.
- Bruke forhåndstrykte fakturablanketter med unike, påtrykte nummer.
Å “finne på” nummer selv er ikke tillatt og vil kunne skape store problemer i regnskapet.
4. Netthandel og kontantsalg
Dersom alt salg skjer på nett med både bestilling og betaling på en nettplattform, skal det behandles som et kredittsalg (altså faktura). Bestiller kunden på nett, men henter og betaler fysisk i butikken, regnes det som et vanlig kontantsalg.
5. Når skal du sende salgsdokumentet?
For de aller fleste vil det være lurt å sende faktura så nært salgsdato som mulig. I enkelte bransjer eller ved salg av bestemte tjenester kan det gjelde spesielle tidsfrister. Sjekk gjerne bokføringsreglene for din bransje slik at du ikke får forsinkelser eller avvik i regnskapet.
6. Kreditnota (retting av feil)
Har du sendt feil faktura eller trenger en prisjustering, bruker du en kreditnota for å korrigere det opprinnelige salgsdokumentet. Kreditnotaen følger nøyaktig de samme dokumentasjonskravene som en vanlig faktura og må vise til den fakturaen du vil korrigere.
7. Elektronisk faktura (EHF)
• EHF = datafil: Oversendes digitalt og kan leses direkte av mottakerens regnskapssystem.
• PDF er ikke EHF: En PDF regnes som en digital faktura, men ikke en “ekte” elektronisk faktura.
• Offentlig sektor: Ofte kreves EHF når du fakturerer over 100 000 kroner ekskl. MVA. Du kan bruke en webfakturaportal eller et system som støtter EHF, dersom du ikke har det integrert i regnskapsprogrammet ditt.
8. Oppsummering og nyttige tips
1) Sjekk alt lovpålagt innhold: Selgers navn, org.nr, MVA-status, kjøpers info, tydelig beskrivelse, totalpris osv.
2) Bruk riktig fakturanummerering: Unngå “manuell” nummerering. Stol på et system eller forhåndstrykkede fakturaer.
3) Hold hodet kaldt med MVA: Har du forskjellige satser eller MVA-frie produkter, skill linjene.
4) Kreditnota er like viktig: Ved feil, må kreditnota vise til den opprinnelige fakturaen.
5) Vær obs på netthandel: Fullt nettbasert salg regnes som kredittsalg. Altinns retningslinjer gjelder.
6) EHF for offentlige kunder: Ved salg over 100 000 kroner eks. MVA til offentlige virksomheter, må du som regel sende en EHF-faktura.
Et korrekt, tydelig og fullstendig salgsdokument viser at du er profesjonell, gir kundene trygghet og gjør det enklere for både deg og kunden å holde regnskapet i orden. Lykke til med salgene!