En “timeliste” er ganske enkelt en oversikt over hvornår du eller ansatte har jobbet i løpet av en periode – enten det er daglig, ukentlig eller månedlig. For deg som er en ung gründer, er det essensielt å ha kontroll på timene for å følge lovkravene, sikre riktig lønn/fakturering og få bedre oversikt over bedriftens ressurser.
Hvorfor timeliste?
- Lovkrav: Myndighetene (for eksempel Arbeidstilsynet) krever at du registrerer all arbeidstid skriftlig. Dette gjør det mulig å dokumentere at du følger arbeidsmiljølovens grenser for arbeidstid og overtid.
- Korrekt lønn og fakturering: Har du ansatte, danner timelistene grunnlaget for lønnsutbetaling. Fakturerer du kunder per time, trenger du timelistene for å dokumentere og kreve betaling.
- Bedre prosjektstyring: Ved å loggføre tid i forskjellige prosjekter får du lettere oversikt over fremdrift, kostnader og inntjening.
- Unngå misforståelser: Ryddige timelister reduserer uenigheter rundt arbeidstid, overtid og pauser.
Manuelle timelister: Fordeler og ulemper
• Fordeler:
– Lite eller ingen kostnad
– Enkle å komme i gang med (for eksempel Excel-ark eller PDF-skjema)
– Greit for små team eller få timeføringer
• Ulemper:
– Kan være tidkrevende ved større prosjekter eller flere ansatte
– Høyere risiko for menneskelige feil
– Lite egnet for sanntidsoversikt
– Vanskelig å skalere om bedriften vokser
Det finnes mange gratis maler der ute. Du kan finne daglige, ukentlige og månedlige maler, samt egne for frilansere eller 24-timersformat. Flere av disse inkluderer formler som hjelper deg til å regne ut overtid, trekke fra pauser og automatisk summere total arbeidstid.
Digitale timelister: Hva skiller dem?
• Automatisert logging: Noen timetracker-apper har stoppeklokke, slik at du kan starte og stoppe når du jobber med en oppgave.
• Integrasjon med regnskap: Mange økonomisystemer lar deg registrere timer direkte, generere fakturaer og kjøre lønn uten at du behøver å fylle inn alt manuelt.
• Roller og godkjenning: Enkelte systemer har “superbruker”-funksjon, slik at du eller en leder kan redigere eller godkjenne timene til ansatte ved behov.
• Analyser og rapporter: Du kan få detaljerte rapporter per prosjekt, ansatt eller periode, noe som er nyttig for å planlegge ferie, overtid og budsjetter.
Krav og unntak
• Alle timer du eller ansatte står til disposisjon for selskapet, regnes som arbeidstid. Husk at pauser normalt ikke er arbeidstid med mindre du må være tilgjengelig.
• Dokumentasjon skal være skriftlig – enten manuelt i et regneark eller digitalt i et system – og kunne vises fram hvis myndighetene ber om det.
• Driver du helt alene (for eksempel enkeltpersonforetak uten ansatte), er lovkravene mindre strenge, men registrer likevel timene dine dersom du fakturerer kunder. Start- og sluttid gir bedre kostnadskontroll, og du har et ryddig bevis for fakturagrunnlag.
• I enkelte bransjer, som innen vegtransport, er det ekstra krav til registrering. Selv om en fartsskriver registrerer kjøre- og hviletid, må arbeidsgiver også sørge for separat oversikt i henhold til arbeidsmiljøloven.
Slik bruker du timelister i bedriften din
- Velg metode: Start gjerne med en enkel gratis mal om du er liten bedrift. Vurder en automatisert app eller et regnskapsprogram hvis du ønsker integrasjon og tidsbesparelser.
- Lag en rutine: Få inn en fast vane for når og hvordan du fyller ut timelisten. Ansatte bør vite tydelig hvordan de logger timer og pauser.
- Oppdater fortløpende: Ikke vent til slutten av måneden. Jo før timene registreres, desto mindre risiko er det for feil og glemsel.
- Sjekk overtiden: Skal du betale ekstra for overtid, er det lurt å ha kolonner eller funksjoner som automatisk skiller vanlige timer fra overtidsarbeid.
- Analyser data: Bruk rapportene til å se lønnsomhet, kapasitetsbehov og eventuelle flaskehalser i prosjektene.
Oppsummering
Enten du jobber alene eller har et helt team, gir timelister deg oversikt over tid og kostnader. De gjør det enklere å fakturere rett, utbetale korrekt lønn og ikke minst følge myndighetenes krav. Finn en løsning som passer bedriftens størrelse og behov – alt fra gratis maler for timelister i Excel, til automatiserte løsninger som kan integreres direkte med regnskap og lønnskjøring. Og husk: Spesielle bransjer kan ha tilleggsregler du bør sette deg inn i, slik tilfellet er med vegtransport.
Med gode rutiner for timelister sparer du tid og penger, sikrer at alt går riktig for seg og stiller sterkere som ung gründer i møte med både kunder, ansatte og myndighetene.