Utgående balanse (UB) er en oppstilling av saldoene på alle balanse-kontoene (vanligvis konto 1000–2999) i regnskapet ditt ved slutten av en regnskapsperiode, for eksempel 31. desember. Dette gir deg en tydelig oversikt over hva bedriften eier (eiendeler) og hva den skylder (gjeld), inkludert egenkapital, akkurat på det tidspunktet du avslutter perioden. UB er dermed en “avsluttende status” for regnskapsåret eller -perioden.
Sammenhengen med inngående balanse (IB)
Et sentralt prinsipp er at utgående balanse (UB) for et år som regel blir inngående balanse (IB) for neste år. Eksempelvis vil UB 31.12.2023 i de fleste tilfeller bli IB 01.01.2024. Hvis tallene ikke stemmer overens, kan det være at noe mangler eller er bokført feil i forrige periode, og du bør rette dette før du låser regnskapet.
• Før du bestemmer endelig UB, bør du føre opp årets resultat (overskudd eller underskudd), slik at det kommer med på egenkapitalkontoen.
• En nøyaktig IB i ny periode forutsetter at UB i gammel periode er riktig.
Hvorfor er UB viktig?
-
▶ Nøyaktig oversikt
UB gir et presist bilde av firmaets reelle økonomiske stilling ved et gitt tidspunkt. Du ser hva du har i banken, hvilke varer du har på lager, hvor mye kundene skylder deg, og hvor mye gjeld du selv har. -
▶ Bytte av regnskapsprogram
Dersom du bytter til et nytt regnskapsprogram ved årsskiftet, må du legge inn UB fra det gamle systemet for at det nye skal starte med riktige saldoer på bank, leverandørgjeld, kundefordringer osv. -
▶ Kontroll og dokumentasjon
Myndigheter, investorer eller andre interessenter forventer at UB i ett år samsvarer med IB i neste. Oppdager du avvik, bør de forklares og eventuelt rettes. I offentlige virksomheter er dette spesielt viktig, og det kan finnes egne regler om hvordan specifikke kontoer (f.eks. 1931–1999) skal håndteres ved årsslutt. -
▶ Løpende oppfølging
Selv om du ofte beregner UB ved årets slutt, kan du følge med på balansen gjennom året for å se om firmaet utvikler seg i henhold til planer. Dette kan gi verdifull innsikt om likviditet og investeringer.
Praktisk fremgangsmåte
- Bokfør alt av fakturaer, lønn og andre bilag før du kjører utgående balanse.
- Pass på at eventuelle avvik eller forskjeller fra forrige periodes UB/IB blir avstemt.
- Få en detaljert oversikt på konti som “leverandørgjeld” og “kundefordringer” ved å spesifisere beløp pr. leverandør eller kunde.
- Før eventuelt resultatet (overskudd/underskudd) inn i egenkapitalen før du “låser” UB.
- Etterpå er det denne UB-en som blir neste periodes IB (om du fortsetter i samme system, eller om du bytter regnskapsprogram).
Offentlige virksomheter – et eget regelverk
For statlige og andre offentlige enheter (bruttobudsjetterte virksomheter) finnes det egne krav om at enkelte balanse-kontoer skal nulles ut ved årsslutt. Dessuten må man ofte sammenligne periode 14 i det gamle året mot periode 00 i det nye året og dokumentere eventuelle avvik nøye. Dette er viktig for å holde orden i offentlige regnskaper, men ikke nødvendigvis relevant for private småbedrifter.
Likevel er prinsippet det samme: Sørg for at UB fra én periode er IB i neste periode uten uforklarte differanser.
Oppsummering
Utgående balanse er avslutningen på regnskapsperioden og gir deg et «øyeblikksbilde» av alt firmaet ditt eier, skylder og hvor mye som er egenkapital. Denne balansen er avgjørende for å komme riktig i gang neste år, både med tanke på lovpålagte krav og for å ha en nøyaktig oversikt. For unge gründere og småbedrifter er det særlig viktig å kjenne til at UB fra et år blir IB for neste, og at alt bør stemme før du fortsetter.
Ved bytte av regnskapsprogram er det UB som legges inn i det nye systemet, slik at alle beløp på bank, gjeld og eiendeler blir riktige fra start. God kontroll på UB sikrer at du har korrekte tall å styre bedriften videre med – enten du er en privat bedriftseier eller driver offentlig virksomhet.