Utgift

Hva er en utgift?

En utgift er noe du må betale, og som gjør at penger går ut av bedriftens bankkonto — for eksempel husleie, en regning fra en leverandør, strøm, internett eller råvarer du skal selge videre. Det kan også være MVA, skatter og avgifter som må betales til staten. Med andre ord: alt som trekker ned saldoen din, er en utgift.

Utgift vs. utbetaling vs. kostnad

• Utgift: Oppstår når du mottar en faktura eller et betalingskrav på noe du har kjøpt.
• Utbetaling: Skjer i det øyeblikket du faktisk betaler regningen (pengene flyttes fra din konto til mottaker).
• Kostnad: Dette handler om forbruket av en vare eller tjeneste i en gitt periode. Hvis du for eksempel betaler husleie for januar allerede i desember, har du en utgift i desember, en utbetaling i desember, men kostnaden fordeles i den måneden(e) du faktisk bruker lokalet.

Eksempler fra hverdagen

1. Husleie: Du mottar en faktura datert 15. januar (utgift), betaler den 20. januar (utbetaling), og du «bruker opp» kontoret i januar (kostnad).
2. Råvarer: Du kjøper materialer i september og mottar faktura (utgift). Betaling skjer 1. oktober (utbetaling). Bruker du opp varene i oktober og november, er kostnadene fordelt på disse månedene.
3. MVA og skatter: Når du sender MVA-oppgaven eller betaler skatt, går det penger ut av kontoen, noe som utgjør en utgift. Samtidig kan du få fradrag for MVA (inngående MVA), men du må uansett ut med pengene i første omgang.

Vanlige misforståelser

Noen bruker “utgift” og “betaling” om hverandre, men det er en forskjell i regnskapet. Du kan motta en faktura på et tidspunkt (utgift) og betale den senere (utbetaling). Hvis du ikke betaler med en gang, oppstår altså en periode mellom utgift og utbetaling. Kostnaden knytter seg til når verdiene faktisk brukes opp, og dette kalles ofte periodisering.

Periodisering

Det kan hende du betaler for tre måneders husleie på forskudd. Da har du utgift (og utbetaling) på datoen du mottar og betaler fakturaen. Men kostnaden skal fordeles over de tre månedene du faktisk bruker lokalet. På denne måten blir regnskapet mer nøyaktig, og du ser hva du egentlig tjener (eller taper) fra måned til måned.

Hvorfor er utgifter viktige å følge med på?

• God oversikt: Vet du nøyaktig hvilke utgifter du har, ser du raskt om du bruker mer penger enn planlagt.
• Budsjettering: Du kan planlegge kommende utgifter og sikre at du har nok penger til å dekke dem.
• Kostnadskutt: For høye utgifter spiser opp overskuddet. Hvis du ser at noen utgifter ikke gir verdi, kan du kutte dem.

Hvordan håndtere utgifter i bedriften din

1. Bokfør kjøpene riktig: Når du mottar en faktura, registrerer du den som en utgift i regnskapssystemet ditt. Noter også forfallsdatoen (når betalingen skal skje).
2. Hold orden på kvitteringer og fakturaer: Da er det enklere å bevise hva du har kjøpt og når betalingen skjedde.
3. Periodiser ved behov: Hvis du betaler for noe som skal brukes over flere måneder (for eksempel husleie på forskudd), fordel kostnaden over disse månedene.
4. Vær obs på MVA og skatter: MVA kan du ofte få igjen hvis bedriften er MVA-registrert, men det er fortsatt et beløp som midlertidig forlater kontoen din. Husk å føre dette i regnskapet.

Oppsummering

En utgift er penger du skylder for en vare eller tjeneste, og pengene beveger seg ut av kontoen din når du betaler. Samtidig er det greit å vite at utgift, utbetaling og kostnad ikke alltid faller på samme dato. For å få et riktig bilde av driften, bør du bokføre utgifter nøyaktig, ta hensyn til periodisering og passe på at MVA, skatter og avgifter blir betalt innen fristene. Alt dette hjelper deg å se hvor mye du faktisk tjener, og sikrer at du har kontroll gjennom hele året.