Varebeholdning (eller “varelager”) er helt enkelt alle varer bedriften din kjøper inn for å selge videre, eller bruker i produksjon av andre varer. Har du for eksempel en klesbutikk, består varebeholdningen din av klærne du skal selge. Produserer du dine egne smykker, kan det også være råvarene (som metaller og steiner) du bruker for å lage smykkene.
Det som derimot ikke regnes som varebeholdning, er verktøyene, maskinene eller annet utstyr du bruker til å lage eller håndtere varene. Slike ting kalles driftsmidler og bokføres på annen måte.
Hvorfor er varebeholdning viktig?
- Du får en realistisk oversikt over hva bedriften faktisk eier av varer.
- Du kan planlegge innkjøp og salg bedre – ikke kjøp inn for mye eller for lite.
- Du har kontroll på at regnskapet viser korrekt verdi av varene dine.
Forskjellige metoder for verdsetting
Når du vurderer verdien av lageret, tar du først utgangspunkt i kostprisen, altså innkjøpspris pluss eventuelle frakt- og tollkostnader. Om du produserer varene selv, regner du inn både materialer, arbeidskostnader og annet som er direkte eller indirekte knyttet til produksjonen.
Noen vanlige metoder for å finne ut hvordan varene skal bokføres er:
• FIFO (First-In-First-Out): De første varene som kommer inn på lageret, regnes som solgt først.
• LIFO (Last-In-First-Out): De sist innkjøpte varene selges først (mindre vanlig i noen regnskapsstandarder).
• Gjennomsnittskost: Du fastsetter en gjennomsnittspris hver gang du kjøper inn nye varer.
Ukurans (når varer faller i verdi)
Noen ganger kan varer bli skadet, gå ut på dato eller miste verdi på andre måter. Da kalles de ukurante. Du må justere (nedskrive) disse varene til en mer realistisk verdi i regnskapet, så du ikke overvurderer hvor mye bedriften din eier.
Årlig varetelling
Alle som driver med fysiske varer, må gjøre en varetelling minst én gang i året – som regel 31. desember.
• Under varetellingen registrerer du nøyaktig hva du har på lager.
• Du sammenligner dette med hva du forventer ifølge regnskapsprogrammet eller økonomisystemet ditt.
• Har du et “pålitelig lagerregnskap,” kan du telle på et annet tidspunkt på året. Du må likevel kunne vise til all varebevegelse (inn og ut) for at regnskapet ditt skal være korrekt.
Beholdningsendring og bokføring
Beholdningsendring er forskjellen mellom verdien av varebeholdningen ved årets start og ved årets slutt. Denne endringen skal inn som en post i regnskapet ditt.
Eksempel på hvordan du kan bokføre endringen i et økonomisystem (kontoer kan variere, men fremgangsmåten er lik):
-
Alternativ 1 – føre ut gammel verdi og inn ny verdi.
• Før ut forrige års verdi fra lagerkonto (for eksempel konto 1460 eller 1400)
• Før inn ny opptalt verdi på samme lagerkonto
• Differansen bokføres på beholdningsendring (for eksempel konto 4390 eller 4090). -
Alternativ 2 – føre kun differansen.
• Se hvor mye lageret har økt (positiv differanse) eller sunket (negativ differanse).
• Bokfør denne differansen direkte mot konto for beholdningsendring og lagerkonto.
Dette høres kanskje komplisert ut, men mange regnskapsprogrammer hjelper deg med riktige kontoer og summer. Du skal uansett passe på å legge inn korrekt verdi på lageret og bokføre avviket, slik at balansen (hva bedriften din eier) stemmer i regnskapet.
Viktige tips
• Hold tydelig skille mellom driftsmidler (verktøy, maskiner) og varer på lager.
• Dokumentér godt om du fører varetelling på et annet tidspunkt enn 31.12.
• Husk å nedskrive varer som har mistet verdi – da får du et riktig bilde av lagerets verdi.
• Velg én fast metode (f.eks. FIFO) og vær konsekvent.
• Har du en sammensatt eller stor varebeholdning, kan det lønne seg å spørre en regnskapsfører om hjelp.
Oppsummering
Varebeholdning er alle varene du skal selge eller bruke i produksjon. God kontroll på dette gjør at du:
1) Planlegger innkjøp bedre
2) Sikrer korrekt regnskap
3) Vet hva du faktisk har tilgjengelig av varer
Husk å justere for ukurante varer, gjennomføre en grundig varetelling minst én gang i året, og bokføre eventuelle beholdningsendringer riktig. På den måten blir bedriftens økonomiske bilde mest mulig presist – noe som er svært nyttig når du skal vokse som ung gründer. Lykke til!