Varemottak – hva er det og hvorfor er det viktig?

Varemottak er prosessen der du tar imot varer fra leverandørene dine. Selv om det kan høres enkelt ut, kan et godt varemottakssystem spare deg for både tid og penger. Målet er å sikre at du får riktige produkter, i riktig mengde og uten skader, samtidig som du holder orden på lagerbeholdning og -verdi. Her får du en veiledning på både de fysiske og de digitale sidene ved varemottaket, slik at du kan planlegge helheten for bedriften din.

──────────────────────────────────────────────────── 1) Enkel forklaring ──────────────────────────────────────────────────── Tenk på varemottak som øyeblikket når du står ved dørstokken og tar imot en pakke du har bestilt. Du åpner esken, sjekker at innholdet stemmer med det du bestilte, og at ingenting er skadet. Deretter registrerer du alt i et regnskapsprogram eller et annet egnet økonomisystem, slik at lagerbeholdningen oppdateres automatisk.

For en liten nystartet bedrift kan du komme langt med et enkelt regneark eller et nettbasert system. Poenget er å ha oversikt over antallet varer, hva de koster og hvor de skal plasseres på lageret.

──────────────────────────────────────────────────── 2) Praktisk utforming (Byggforskserien) ──────────────────────────────────────────────────── Når bedriften vokser, og du kanskje får varer levert med lastebil, trengs det litt planlegging av selve varemottaket i bygget. Tenk da på:

• Ramper og porter – Har du plass til at kjøretøy kan rygge inntil en lasterampe?
• Takhøyde og værbeskyttelse – Beskytt varene mot nedbør og vind.
• Sikkerhet og oversikt – Rigg et område der du kan kontrollere og sortere varene. God visuell kontakt mellom ute og inne er viktig for å unngå uhell.
• Avfallshåndtering – Planlegg hvor tomme esker, paller og emballasje kan kastes eller resirkuleres.

Har du et lite lokale, holder det kanskje med en dør og litt gulvplass. Men ved større leveranser og tyngre varer, bør selve varemottaket planlegges nøye for å være både trygt og effektivt.

──────────────────────────────────────────────────── 3) Digital håndtering av varemottak ──────────────────────────────────────────────────── Moderne økonomi- og logistikksystemer gjør det mulig å registrere varene umiddelbart når de ankommer. Ofte finnes det ulike funksjoner som:

• Kobling til innkjøpsordre: Du ser raskt om antallet leverte varer stemmer med det du faktisk bestilte.
• Strekkodeskanning: Du kan skanne varene inn med en liten strekkodeleser for å unngå manuelle feil.
• Automatisk oppdatering av lagerbeholdningen: Når du «låser» mottaket (dvs. bekrefter at alle data stemmer), legger systemet antall varene rett inn på lagerbeholdningen.

For eksempel har noen systemer en funksjon for restordre hvis ikke alle varene er levert – da opprettes en ny ordre som bare gjelder det manglende antallet. Slik får du beskjed når de siste varene kommer inn.

──────────────────────────────────────────────────── 4) Slik gjør du varemottaket steg for steg ────────────────────────────────────────────────────

1. Mottak av varene: Sjekk leveransen mot bestillingen eller følgeseddelen.
2. Kontroll: Tell varene, og se etter skader eller feil.
3. Registrering: Før alt inn i regnskapsprogrammet eller systemet ditt. Merk gjerne hvor varene skal lagres (lokasjon eller hylle).
4. Avviksbehandling: Finner du skader eller feil antall, registrerer du dette umiddelbart og kontakter leverandøren.
5. Lagring: Plasser varene på rett sted. Lås varemottaket i systemet for å oppdatere lagerbeholdningen din.

──────────────────────────────────────────────────── 5) Vanlige misforståelser ──────────────────────────────────────────────────── • “Bare en kjapp opptelling holder”: Du kan fort miste oversikten hvis du ikke registrerer leveransen nøyaktig.
• “Varemottak gjelder kun for store lager”: Også små gründervirksomheter drar nytte av et skikkelig mottaksoppsett.
• “Vi trenger ikke tenke på fysisk tilrettelegging”: Selv et lite lagerhjørne kan bli kaotisk om du ikke planlegger plass til avfallshåndtering, varekontroll og tilgang for varebil eller lastebil.

──────────────────────────────────────────────────── 6) Oppsummering ──────────────────────────────────────────────────── Et godt varemottak handler om mer enn å bare telle varer. Det er både en fysisk og en digital prosess:
• Fysisk: Sørg for at lokalet er klargjort med rampe, port eller plass til å håndtere varer.
• Digitalt: Registrer varedataene fortløpende i et system for å unngå feil og alltid ha oppdatert lagerbeholdning.

Jo bedre du planlegger og gjennomfører disse stegene, desto enklere blir det å ta neste steg når bedriften din vokser. Varemottaket er selve inngangsdøren til lageret ditt – det er her du legger grunnlaget for videre lagerstyring, produksjon og salg.

Med riktig oppsett fra starten sparer du mye tid, reduserer kostnader og får en mer profesjonell og forutsigbar drift.