Hva er X-rapport?
En X-rapport er en midlertidig kassarapport som viser alle nye registreringer i kassesystemet siden forrige Z-rapport. Rapporten:
- Nullstiller ikke totalsummene i kassen (det gjør Z-rapporten)
- Gir et «øyeblikksbilde» av salg, returer og andre justeringer
- Kan tas ut flere ganger i løpet av dagen, for eksempel ved vaktskifte eller for en kjapp status
Lovkrav og forskrifter
Ifølge Kassasystemloven og Kassasystemforskriften må alle bokføringspliktige virksomheter som driver kontantsalg, kunne produsere en X-rapport. Du er ikke nødvendigvis pålagt å skrive den ut hver dag, men kassesystemet ditt skal ha funksjonalitet for å generere (og eventuelt skrive ut) en slik rapport når du trenger den.
Minimumsopplysninger i en X-rapport
Kassasystemforskriften stiller detaljerte krav til hva X-rapporten skal inneholde. Blant annet:
- Påskrift om at det er en X-rapport
- Virksomhetens navn og organisasjonsnummer
- Dato og klokkeslett for når rapporten tas ut
- ID-nummer på kassapunktet (f.eks. kassenummer)
- Totalt kontantsalg siden forrige Z-rapport
- Antall salg, beløp per betalingsmiddel og fordeling på hovedgrupper
- Merverdiavgift fordelt på ulike mva-satser
- Andre justeringer (tips, rabatter, returer, avbrutte salg, linjekorreksjoner osv.)
- Grand total for salg og retur
Systemet skal også kunne skrive ut rapporten fysisk fra kassapunktet (eller en skriver i nærheten).
Forskjell på X-rapport og Z-rapport
- Z-rapport (dagsoppgjør): Må tas ut hver dag. Den samler opp alt salg fra starten til slutten av dagen, og nullstiller totalsummene når den er skrevet ut.
- X-rapport: Midlertidig rapport som gir deg en status, men uten å nullstille summene. Du kan ta den ut når som helst i løpet av dagen.
Hvorfor er X-rapport viktig for gründere?
Som nyetablert bedriftseier trenger du oversikt over omsetningen din uten å måtte vente på den endelige dagsrapporten (Z-rapporten). Her er noen fordeler:
- Rask kontroll: Du kan se hvor mye du har solgt på et gitt tidspunkt, og om noe virker feil.
- Vaktskifte: Ved å kjøre en X-rapport ved vaktskifte, får du et klart skille mellom hva forrige ansatt og neste ansatt har solgt.
- Feilsøking: Om du mistenker feilslag eller svinn, kan du raskt sjekke rapporten for avvik.
- Fleksible rutiner: Du er ikke lovpålagt å ta ut X-rapport hver dag, men du må kunne generere den ved behov.
Eksempel fra hverdagen
Tenk deg at du driver en liten café. Du åpner kassen kl. 08:00, og salget går jevnt frem til lunsj. Kl. 12:30 tar du en rask X-rapport for å sjekke totalen så langt. Rapporten viser:
- Totalt antall salg
- Hvilke betalingsmidler som er brukt (kontant, kort, Vipps)
- Rabatter eller kampanjer
- Returer eller avbrutte transaksjoner
Du kan nå sammenligne dette med det faktiske kontantbeløpet i kassen for å se at alt stemmer. Ved dagens slutt (f.eks. kl. 16:00) tar du en Z-rapport, som nullstiller summene og brukes i det endelige dagsoppgjøret.
Vanlige misforståelser
- «X-rapport er ikke lovpålagt.»
– Kassasystemforskriften krever at virksomheten skal kunne produsere X-rapporter. Du må kunne lage den, men du trenger ikke nødvendigvis skrive den ut hver dag. - «X-rapport erstatter dagsoppgjøret.»
– Nei. X-rapporten nullstiller ikke summene. Den fungerer kun som et oppdatert «snapshot» av salget. Du trenger fortsatt en daglig Z-rapport som lukkes, signeres og brukes for bokføring. - «X-rapporten er bare tall for kontantsalg.»
– Den inneholder ofte oversikt over alle betalingsmidler og viser fordeling av salg mellom kontanter, kort, Vipps osv.
Slik bruker du X-rapporten i praksis
- Ta den ut etter behov: F.eks. midt på dagen eller ved vaktskifte.
- Dobbeltsjekk tallene: Se at kontantbeholdning i kassen stemmer overens med rapporten, særlig hvis du mistenker feil.
- Arkiver riktig: Selv om X-rapporten ikke er et endelig dagsoppgjør, bør du oppbevare den hvis du har brukt den underveis. Du må dessuten kunne skrive den ut fysisk i tilfelle kontroll.
- Velg riktig kassasystem: Kassesystemet ditt må være i henhold til Kassasystemloven og kunne produsere Z- og X-rapporter etter forskriftskravene.
Oppsummering
En X-rapport er et viktig verktøy i hverdagen for enhver bedrift som selger kontant. Rapporten gir deg en rask status over salget uten å «nullstille» kassesystemet. Den er lovpålagt i den forstand at du må kunne generere den ved behov, men du trenger ikke nødvendigvis ta den ut daglig. For en ung gründer gir X-rapporten en enkel måte å følge med på omsetningen i sanntid og fange opp eventuelle feil før du tar den endelige Z-rapporten ved dagens slutt.