Bank – transaksjoner, matching og avstemming

Bankmodulen er der du kobler banktransaksjoner med bilag og bokføring. Her matcher du hver transaksjon fra kontoutskriften med riktig faktura eller kvittering, slik at regnskapet stemmer overens med banken. Denne guiden tar deg gjennom hele prosessen.

Merk: Bankmodulen er optimalisert for skjerm og er tilgjengelig på PC og nettbrett.

Oversikt over bankmodulen

Når du åpner Bank fra menyen, ser du tre hovedområder:

1. Periodevelger – øverst, der du velger hvilken måned du jobber med
2. Banktransaksjoner og bokføring – hovedområdet med to kolonner
3. Umatchede dokumenter – et sidepanel som vises når du velger en transaksjon

Velge bankkonto

Øverst til venstre velger du hvilken bankkonto du vil jobbe med. Har du flere bankkontoer, bytter du mellom dem her.

Hvis du ikke har lagt til noen bankkonto ennå, vises en knapp for å Legge til bankkonto.

Periodevelgeren

Periodevelgeren viser en rad med måneder du kan bla gjennom med pilknappene. Hver måned har en statusindikator:

• Grønt hakemerke – alle transaksjoner i måneden er avstemt
• Oransje trekant – det finnes uavstemmede transaksjoner
• Rød sirkel – ingen transaksjoner funnet for måneden

Klikk på en måned for å se transaksjonene for den perioden.

Banktransaksjoner og bokføring

Hovedområdet er delt i to kolonner:

• Venstre kolonne – banktransaksjoner fra kontoutskriften
• Høyre kolonne – bokføringslinjer (posteringer i regnskapet)

Øverst i hver kolonne ser du start- og sluttsaldo. Hvis saldoene i bank og bokføring stemmer overens, vises et grønt hakemerke. Hvis ikke, vises en oransje advarsel.

Forstå fargekodene

Transaksjonene har farger som viser status:

Filtrere visningen

Bruk avkrysningsboksen Vis avstemte for å velge om du vil se transaksjoner som allerede er ferdig matchet, eller bare de som gjenstår.

Matche en transaksjon med et bilag

Dette er den vanligste arbeidsflyten i bankmodulen:

Steg 1: Velg en transaksjon

Klikk på en banktransaksjon i venstre kolonne. Transaksjonen markeres med blått, og panelet Umatchede dokumenter åpnes til høyre.

Steg 2: Finn riktig bilag

Snapbooks søker automatisk etter bilag som passer med transaksjonen og sorterer dem etter beste treff. Du ser:

• Leverandørnavn og logo
• Dokumentnummer
• Forfallsdato
• Bruttobeløp
• Umatchet beløp (restbeløp som ikke er tilordnet ennå)

Steg 3: Velg bilag

Klikk på ett eller flere bilag for å matche dem med transaksjonen. Du kan velge flere bilag hvis transaksjonen dekker flere fakturaer.

Steg 4: Håndter restbeløp

Hvis beløpet på transaksjonen ikke stemmer helt med bilagene, vises en liste med kontoforslag for differansen:

• Tilbakebetaling av gjeld / Lån til – for utlån og gjeld
• Lån fra / Tilbakebetaling av gjeld – for innlån
• Overføring til annen bedriftskonto – for interne overføringer
• Renter – for renteinntekter eller -utgifter
• Betaling av forskuddsskatt – for skatteinnbetalinger
• Bankgebyr – for bankgebyrer
• Øresdifferanse – for små avrundingsdifferanser
• MVA-oppgjør – for MVA-innbetalinger
• POS / Netthandel – for kassasystem-transaksjoner
• Annet – for manuelt valg av konto

Klikk på det alternativet som passer, så fylles differansen inn automatisk.

Steg 5: Lagre

Klikk Match banktransaksjon med faktura/kvittering nederst. Transaksjonen og bilagene kobles sammen, og begge markeres som avstemt (grønn).

Tips: Hvis du trenger mer avansert kontering enn de forhåndsdefinerte alternativene, klikk Avansert match for å åpne et fullstendig bokføringsskjema der du kan legge til egne kontolinjer med MVA, dimensjoner og valuta.

Matche flere transaksjoner samtidig

Du kan velge flere transaksjoner ved å holde Shift og klikke. Alle valgte transaksjoner må:

• Ha samme valuta
• Gå i samme retning (alle innbetalinger eller alle utbetalinger)

Når du har valgt flere transaksjoner, kan du velge et kontoforslag for å bokføre dem samlet. Klikk Poster betalinger for å lagre.

Avstemme mot bokføring

I tillegg til å matche transaksjoner med bilag, kan du også avstemme banktransaksjoner direkte mot bokføringslinjer. Dette er nyttig når posteringene allerede er bokført, men ennå ikke koblet til banken.

Slik gjør du det:

1. Velg én eller flere banktransaksjoner i venstre kolonne
2. Velg tilhørende bokføringslinjer i høyre kolonne
3. En avstemmingsknapp vises nederst til høyre
4. Knappen viser differansen mellom valgte transaksjoner og bokføringslinjer:
   • Grønn tekst – beløpene stemmer (differanse under 0,01 kr)
   • Rød tekst – beløpene stemmer ikke
5. Klikk Avstem når differansen er null eller tilnærmet null

Du kan også avstemme to eller flere bokføringslinjer mot hverandre uten å involvere en banktransaksjon.

Valutahåndtering

Hvis en banktransaksjon er i en annen valuta enn bilagene, vises en valutakalkulator der du kan justere beløp og vekslingskurs:

• Transaksjonsbeløp – beløpet i transaksjonens valuta
• Dokumentbeløp – beløpet i dokumentets valuta
• Vekslingskurs – beregnes automatisk, men kan justeres

Angre en avstemming

Hvis du har matchet feil, kan du angre:

1. Klikk på den avstemte (grønne) transaksjonen
2. Klikk på trepunktsmenyen (⋮)
3. Velg Slett avstemming
4. Bekreft slettingen

Transaksjonen og bilagene frigjøres og kan matches på nytt.

Sende spørsmål

Hvis du er regnskapsfører og trenger avklaring fra kunden om en transaksjon:

1. Klikk på trepunktsmenyen (⋮) på transaksjonen
2. Velg Send spørsmål
3. Skriv spørsmålet ditt
4. Kunden mottar spørsmålet og kan svare direkte i Snapbooks

Start- og sluttsaldo

Øverst i kolonnene vises start- og sluttsaldo for den valgte perioden. Disse tallene hentes fra kontoutskrift og bokføring:

• Startsaldo – saldo ved starten av valgt måned
• Sluttsaldo – saldo ved slutten av valgt måned

Når bank- og bokføringssaldo er like, er perioden fullt avstemt.

Vanlige spørsmål

Hvorfor finner jeg ikke riktig bilag?

Sjekk at bilagene er lastet opp og at datoen og beløpet stemmer noenlunde. Snapbooks sorterer forslag etter best match, men bilag med helt feil beløp eller dato kan havne langt ned i listen.

Kan jeg bruke bankmodulen på mobil?

Bankmodulen krever en bredere skjerm og er kun tilgjengelig på PC og nettbrett. På mobil vil du se en melding om dette.

Hva betyr det at saldoene ikke stemmer?

Hvis bank- og bokføringssaldoene ikke stemmer, betyr det at det finnes uavstemmede poster. Jobb deg gjennom de umatchede transaksjonene for å lukke differansen.

Hvordan importerer jeg kontoutskrifter?

Du kan laste opp kontoutskrifter som dokumenter via dokumentmodulen, eller koble til banken din direkte via integrasjoner i innstillingene.