Dokumenter i mobilappen

Under fanen Dokumenter finner du alle bilagene til bedriften – fakturaer, kvitteringer, kontoutskrifter og annet du har lastet opp eller mottatt. Denne guiden viser hvordan du søker, åpner og gjør endringer på bilag direkte fra mobilen.

Dokumentlisten

Trykk på fanen Dokumenter nederst i appen. Listen viser bilagene dine fortløpende, og laster automatisk inn flere etter hvert som du blar nedover. Dra ned i toppen av listen for å oppdatere den manuelt.

Hver rad viser navn, beløp, forfallsdato og valuta. Bilag knyttet til et prosjekt får en egen prosjektmerkelapp, og betalte dokumenter merkes som betalt. Kontoutskrifter og låneutskrifter viser i stedet perioden de gjelder for, siden de ikke har beløp eller forfallsdato på samme måte som fakturaer.

Har du ingen dokumenter ennå, forklarer listen dette, og viser klientkontoens innboks-e-post hvis den finnes – send bilag dit for å laste dem opp uten å bruke kameraet.

Søke og filtrere

Trykk på forstørrelsesglasset øverst til høyre for å åpne søket. Her kan du filtrere på:

• Forretningspartner – søk etter kunde eller leverandør
• Prosjekt – vis kun dokumenter med prosjekt, uten prosjekt, eller alle
• Betalt/ubetalt – vis kun betalte, kun ubetalte, eller alle dokumenter
• Fra dato / til dato – avgrens til en periode

Trykk Søk for å bruke filtrene på listen.

Åpne et dokument

Trykk på et bilag i listen for å åpne detaljvisningen. Her finner du:

• Bilagets navn øverst (trykk på det for å gå til forretningspartneren) og dato for opplasting
• Type dokument og fakturanummer, når det er relevant
• Forfallsdato (eller vanlig dato hvis bilaget ikke har forfall) og totalbeløp
• Selve dokumentet – bilde eller PDF – som du kan zoome i på
• Bokføringsinformasjon og eventuelle vedlegg

Slette et dokument

Trykk på ⋯-knappen øverst i detaljvisningen og velg Slett dokument. Appen ber deg bekrefte:

• Er dokumentet allerede bokført, varsler appen om at bokføringen kanselleres før dokumentet slettes
• Er det ikke bokført, spør appen kun om du er sikker

Bekreft slettingen – dette kan ikke angres.

Kopiere eller kreditere en faktura

For utgående fakturaer med varelinjer finner du to ekstra handlinger i detaljvisningen:

• Dupliser faktura – oppretter en ny faktura forhåndsutfylt med samme innhold som utgangspunkt
• Krediter faktura – oppretter en kreditnota for fakturaen. Bekreft handlingen, så sendes kreditnotaen til kunden automatisk og legges under Dokumenter

Merke som betalt

Er bilaget ikke oppgjort, og ingen annen betalingsmåte enn «Ikke betalt» er registrert, kan du registrere betaling direkte i appen. Trykk Merk som betalt, velg betalingsmåte i vinduet som åpnes, og bekreft.

Hvor knappen ligger, avhenger av bilaget:

• For utgående fakturaer og kreditnotaer i et selskap uten bankintegrasjon ligger Merk som betalt rett under Totalbeløp øverst i detaljvisningen – uten banktransaksjoner er dette hovedhandlingen på en salgsfaktura
• Ellers finner du knappen i Erklæring-seksjonen lenger ned

Legge til en erklæring

Har bilaget ingen erklæring ennå, forklarer seksjonen hva den er til for: en erklæring lar deg gi ekstra informasjon om dokumentet som kan påvirke bokføringen og videre håndtering.

Trykk Legg til erklæring (eller Endre erklæring hvis bilaget allerede har en) for å åpne skjemaet, der du kan registrere betalingsmåte, varekategori, formål, hvem som deltok, reise eller arrangement, prosjekt og tagger. Er noe av dette fylt ut fra før, vises det som egne linjer i seksjonen – Betalingsmåte, Varekategori, Formål, Prosjekt og Tagger. Se Skann og bokfør bilag fra mobilen for hva de enkelte feltene betyr.

Starte en samtale om dokumentet

Detaljvisningen har også en chat-boks der du kan starte eller fortsette en samtale om akkurat dette bilaget med Snapbot eller regnskapsføreren din.

Vanlige spørsmål

Kan jeg redigere dokumentinformasjon i appen?

Detaljert redigering av beløp, konteringer og andre felter gjøres enklest i web-appen. Mobilappen er først og fremst laget for å laste opp, se gjennom og gjøre enkle handlinger på bilag.

Hvorfor har et bilag ikke beløp eller forfallsdato?

Kontoutskrifter og låneutskrifter viser perioden de dekker i stedet for beløp og forfallsdato, siden de representerer flere transaksjoner.

Kan jeg gjenopprette et slettet dokument?

Kontakt support hvis du har slettet et dokument ved en feil.