Dokumenter i mobilappen

Under fanen Dokumenter finner du alle bilagene til bedriften – fakturaer, kvitteringer, kontoutskrifter og annet du har lastet opp eller mottatt. Denne guiden viser hvordan du søker, åpner og gjør endringer på bilag direkte fra mobilen.

Dokumentlisten

Trykk på fanen Dokumenter nederst i appen. Listen viser bilagene dine fortløpende, og laster automatisk inn flere etter hvert som du blar nedover. Dra ned i toppen av listen for å oppdatere den manuelt.

Hver rad viser navn, beløp, forfallsdato og valuta. Bilag knyttet til et prosjekt får en egen prosjektmerkelapp, og betalte dokumenter merkes som betalt. Kontoutskrifter og låneutskrifter viser i stedet perioden de gjelder for, siden de ikke har beløp eller forfallsdato på samme måte som fakturaer.

Har du ingen dokumenter ennå, forklarer listen dette, og viser klientkontoens innboks-e-post hvis den finnes – send bilag dit for å laste dem opp uten å bruke kameraet.

Søke og filtrere

Trykk på forstørrelsesglasset øverst til høyre for å åpne søket. Her kan du filtrere på:

• Forretningspartner – søk etter kunde eller leverandør
• Prosjekt – vis kun dokumenter med prosjekt, uten prosjekt, eller alle
• Betalt/ubetalt – vis kun betalte, kun ubetalte, eller alle dokumenter
• Fra dato / til dato – avgrens til en periode

Trykk Søk for å bruke filtrene på listen.

Åpne et dokument

Trykk på et bilag i listen for å åpne detaljvisningen. Her finner du:

• Bilagets navn øverst (trykk på det for å gå til forretningspartneren) og dato for opplasting
• Type dokument og fakturanummer, når det er relevant
• Forfallsdato (eller vanlig dato hvis bilaget ikke har forfall) og totalbeløp
• Selve dokumentet – bilde eller PDF – som du kan zoome i på
• Bokføringsinformasjon og eventuelle vedlegg

Slette et dokument

Trykk på ⋯-knappen øverst i detaljvisningen og velg Slett dokument. Appen ber deg bekrefte:

• Er dokumentet allerede bokført, varsler appen om at bokføringen kanselleres før dokumentet slettes
• Er det ikke bokført, spør appen kun om du er sikker

Bekreft slettingen – dette kan ikke angres.

Kopiere eller kreditere en faktura

For utgående fakturaer med varelinjer finner du to ekstra handlinger i detaljvisningen:

• Dupliser faktura – oppretter en ny faktura forhåndsutfylt med samme innhold som utgangspunkt
• Krediter faktura – oppretter en kreditnota for fakturaen. Bekreft handlingen, så sendes kreditnotaen til kunden automatisk og legges under Dokumenter

Merke som betalt

Har bilaget et gjenstående beløp, kan du registrere betaling direkte i appen. Åpne Erklæring-seksjonen i detaljvisningen og trykk Merk som betalt. Velg betalingsmåte i vinduet som åpnes, og bekreft.

Legge til en erklæring

I samme seksjon kan du trykke Legg til erklæring (eller Endre erklæring hvis bilaget allerede har en) for å gi Snapbot mer informasjon om dokumentet, som formål, prosjekt og stikkord. Dette hjelper Snapbot med å bokføre riktig.

Starte en samtale om dokumentet

Detaljvisningen har også en chat-boks der du kan starte eller fortsette en samtale om akkurat dette bilaget med Snapbot eller regnskapsføreren din.

Vanlige spørsmål

Kan jeg redigere dokumentinformasjon i appen?

Detaljert redigering av beløp, konteringer og andre felter gjøres enklest i web-appen. Mobilappen er først og fremst laget for å laste opp, se gjennom og gjøre enkle handlinger på bilag.

Hvorfor har et bilag ikke beløp eller forfallsdato?

Kontoutskrifter og låneutskrifter viser perioden de dekker i stedet for beløp og forfallsdato, siden de representerer flere transaksjoner.

Kan jeg gjenopprette et slettet dokument?

Kontakt support hvis du har slettet et dokument ved en feil.