Lønn – opprett og administrer lønnskjøringer
Lønnsmodulen lar deg opprette månedlige lønnskjøringer, legge til lønnslinjer for ansatte, forhåndsvise bokføringen, og laste ned lønnsslipper. Denne guiden tar deg gjennom hele prosessen fra opprettelse til utbetaling.
Merk: Lønnsmodulen må aktiveres under Innstillinger > Bedriftsinnstillinger før du kan bruke den.
Oversikt over lønnskjøringer
Når du åpner Lønn fra menyen, ser du en liste over alle lønnskjøringer for valgt år. Hver kjøring viser:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Dokumentnummer | Automatisk tildelt løpenummer |
| Periode | Start- og sluttdato for lønnsperioden (f.eks. 1. januar – 31. januar) |
| Utbetalingsdato | Datoen lønn utbetales til ansatte |
| Status | Utkast (redigerbar) eller Bokført (ferdigbehandlet) |
Bruk årsvelgeren øverst for å bytte mellom ulike år.
Opprette en ny lønnskjøring
- Klikk Ny lønnskjøring øverst til høyre
- Velg Måned og År for lønnsperioden
- Utbetalingsdato fylles automatisk basert på bedriftens lønnsdag (kan overstyres)
- Klikk Opprett
Snapbooks oppretter lønnskjøringen og åpner den automatisk.
Tips: Standard lønnsdag kan konfigureres under Innstillinger > Bedriftsinnstillinger > Lønn.
Legge til lønnslinjer
En lønnskjøring i utkast-modus har to faner: Linjer og Lønnsslipper.
Hurtiglegging via ansattlisten
Øverst i linjefanen ser du en rad med ansatte. Hver ansatt vises som en brikke med:
- Stjerne – markert hvis ansatt er satt som standard lønnsansatt (klikk for å endre)
- Navn – den ansattes navn
- Pluss-ikon eller hakemerke – klikk pluss for å legge til ansatt raskt med standardverdier fra ansattkontrakten
Legge til enkeltlinjer
For mer kontroll kan du klikke Legg til linje og fylle ut følgende:
Steg 1: Velg type
Velg type lønnspost fra nedtrekkslisten:
| Kategori | Eksempler |
|---|---|
| Inntekt | Fastlønn, timelønn, overtid, bonus, feriepenger, sykepenger, tillegg, godtgjørelse |
| Trekk | Pensjon, fagforeningskontingent, andre trekk |
| Arbeidsgiveravgift | Arbeidsgiver pensjon, AFP-premie |
Steg 2: Velg ansatt (for inntekts- og trekklinjer)
Søk etter og velg ansatt. Snapbooks validerer at den ansatte har:
- Gyldig ansettelseskontrakt
- E-postadresse
- Fødselsnummer
- Feriepengegrunnlag på kontrakten
Eventuelle mangler vises som advarsler med lenker til å rette opp.
Steg 3: Fyll inn beløp
- For fastlønn: beløpet hentes automatisk fra ansattkontrakten
- For timelønn: fyll inn antall timer og timesats – beløpet beregnes automatisk
- For andre typer: fyll inn beløp manuelt
Klikk Lagre for å legge til linjen.
Linjeoversikten
Linjene grupperes per ansatt og viser:
- Inntektslinjer – alltid synlige, med type, antall, sats og beløp
- Trekk og arbeidsgiveravgift – skjult som standard, vis dem ved å slå på Vis detaljer
Du kan slette enkeltlinjer eller fjerne en hel ansatt fra kjøringen ved å klikke Fjern.
Oppsummeringen
Øverst på detaljsiden vises fem nøkkeltall:
| Nøkkeltall | Beskrivelse |
|---|---|
| Brutto lønn | Sum av alle inntektslinjer |
| Trekk | Sum av alle fradrag (skatt, pensjon, fagforening) |
| Netto lønn | Beløpet ansatte mottar (brutto minus trekk) |
| Arbeidsgiveravgift | Bedriftens kostnader (pensjon, AFP, arbeidsgiveravgift) |
| Totalkostnad | Brutto pluss arbeidsgiveravgift (total utgift for bedriften) |
Forhåndsvise bokføring
Før du bokfører lønnskjøringen, kan du klikke Forhåndsvis bokføring for å se hvilke regnskapsposter som opprettes:
| Kolonne | Beskrivelse |
|---|---|
| Dato | Bokføringsdato |
| Konto | Kontonummer |
| Kontonavn | Beskrivelse av kontoen |
| Ansatt | Hvilken ansatt linjen gjelder |
| Debet | Debetbeløp |
| Kredit | Kreditbeløp |
Totaler vises nederst. Kontroller at alt ser riktig ut før du fortsetter.
Bokføre lønnskjøringen
Når du er fornøyd med linjene og forhåndsvisningen:
- Klikk Bokfør
- Bekreft i dialogen
Lønnskjøringen endrer status til Bokført, og følgende skjer:
- Regnskapsposter opprettes i hovedboken
- Lønnsslipper genereres for hver ansatt
- Kjøringen kan ikke lenger redigeres
Lønnsslipper
Etter bokføring åpnes fanen Lønnsslipper, som viser en liste over alle ansatte med:
- Navn
- Brutto lønn
- Trekk
- Netto lønn
- Last ned-knapp for å laste ned lønnsslipp som PDF
Tips: Last ned lønnsslipper og distribuer dem til de ansatte etter at lønnskjøringen er bokført.
Reversere en bokført lønnskjøring
Hvis du oppdager en feil etter bokføring, kan du reversere kjøringen:
- Åpne den bokførte lønnskjøringen
- Klikk Reverser
- Bekreft i dialogen
Snapbooks oppretter motsatte regnskapsposter som nuller ut den opprinnelige bokføringen. Lønnskjøringen forblir synlig i listen, men regnskapseffekten er reversert.
Slette en lønnskjøring
Lønnskjøringer i utkast-modus kan slettes permanent:
- Åpne lønnskjøringen
- Klikk Slett
- Bekreft i dialogen
Bokførte lønnskjøringer kan ikke slettes – bruk Reverser i stedet.
Standardansatte og standardlinjer
For å gjøre månedlig lønnsbehandling raskere kan du markere ansatte og lønnslinjer som standarder:
- Standardansatt – klikk stjerneikonet ved ansattens navn for å slå av/på. Standardansatte vises øverst i ansattlisten
- Standardlinje – lagrer type, beløp og eventuelle antall/sats som mal for fremtidige kjøringer
Altinn-varsler
Hvis bedriften mangler Altinn-tilgang for a-melding, vises en gul varsellinje øverst i lønnskjøringen. Klikk Oppgrader Altinn-tilgang for å koble til.
Vanlige spørsmål
Hvorfor kan jeg ikke legge til en ansatt?
Sjekk at den ansatte har en aktiv ansettelseskontrakt, e-postadresse, fødselsnummer og feriepengegrunnlag på kontrakten. Mangler vises som advarsler i dialogen.
Kan jeg redigere en bokført lønnskjøring?
Nei, bokførte kjøringer er låst. Bruk Reverser for å oppheve bokføringen, og opprett deretter en ny kjøring med riktige verdier.
Hvor finner jeg lønnsrapporter?
Lønnsrapporter som a-melding, feriepengerapport og årssammendrag finnes under Rapporter i hovedmenyen. Disse er kun tilgjengelige for regnskapsførere med lønnsmodulen aktivert.
Hvordan endrer jeg standard lønnsdag?
Gå til Innstillinger > Bedriftsinnstillinger > Lønn og endre lønnsdag-feltet. Du kan velge en fast dag (1–30) eller «Ad-hoc» for manuell styring.