Dokumenter – last opp, behandle og bokfør bilag

Dokumentmodulen er hjertet i Snapbooks. Her laster du opp fakturaer, kvitteringer og andre bilag, og Snapbot hjelper deg med å kategorisere og bokføre dem automatisk. I denne guiden lærer du hele flyten – fra opplasting til ferdig bokført bilag.

Oversikt over dokumentsiden

Når du åpner Dokumenter fra menyen, ser du en liste over alle bilagene dine. Øverst finner du en knapp for å laste opp nye dokumenter, og under den en rad med faner som filtrerer listen:

• Alle – viser alle dokumenter uansett status
• Ubehandlede – viser dokumenter som venter på behandling (standardvisning)
• Spørsmål – viser dokumenter der Snapbot trenger svar fra deg
• Arkiverte – viser dokumenter du har arkivert
• Slettede – viser dokumenter du har slettet

Du kan bytte mellom listevisning og rutenettvisning med knappene øverst til høyre.

Laste opp dokumenter

Du har to måter å få dokumenter inn i Snapbooks:

Dra og slipp

1. Klikk på Last opp dokument øverst på dokumentsiden
2. Dra filer fra datamaskinen din og slipp dem i det markerte feltet
3. Alternativt kan du klikke Bla gjennom filer for å velge filer fra en mappe
4. Du kan laste opp flere filer samtidig

Send på e-post

Hvert selskap i Snapbooks har en unik e-postadresse. Alle dokumenter du sender til denne adressen blir automatisk lastet opp. E-postadressen finner du på opplastingssiden.

Tips: Sett opp automatisk videresending fra leverandørene dine slik at fakturaer havner direkte i Snapbooks.

Behandle et dokument

Når et dokument er lastet opp, behandler Snapbot det automatisk. Snapbot leser dokumentet, identifiserer leverandør, beløp, dato og andre detaljer, og foreslår en bokføring.

Slik ser dokumentdetaljsiden ut

Når du klikker på et dokument i listen, åpnes detaljsiden med to hovedområder:

• Venstre side – viser selve dokumentet (PDF eller bilde)
• Høyre side – viser informasjon og handlinger

På høyre side finner du:

1. Leverandørinformasjon – navn på leverandøren som er knyttet til dokumentet. Ved siden av navnet finner du en liten automatiseringsprikk (hvis bedriften har aktivert automatisk bokføring under Innstillinger) som viser og lar deg endre hvor mye Snapbot skal automatisere nettopp for denne leverandøren – uten å forlate dokumentet. Se «Automatiseringsnivå» i Stamdata-guiden for detaljer
2. Dokumenttype og nummer – f.eks. «Faktura #12345»
3. Arbeidsflytstatus – viser hvor dokumentet er i behandlingen
4. Dokumentinformasjon – utfyllbare felter som dato, beløp, betalingsmetode osv.
5. Bokføring – foreslått kontering med kontoer, beløp og MVA

Svare på spørsmål

Noen ganger trenger Snapbot mer informasjon for å bokføre riktig. Da dukker det opp spørsmål øverst på detaljsiden. Typiske spørsmål kan være:

• Hvem er leverandøren?
• Hvilken bankkonto ble brukt til betaling?
• Hva gjelder kjøpet?

Svar på spørsmålet og klikk Svar. Snapbot går videre til neste spørsmål, eller behandler dokumentet ferdig hvis alle spørsmål er besvart.

Redigere dokumentinformasjon

Klikk på Rediger-knappen i informasjonsfeltet for å endre detaljer som Snapbot har hentet ut. Du kan justere:

• Dokumentdato og forfallsdato
• Beløp (brutto, netto, renter, gebyrer)
• Leverandør
• Betalingsmetode
• Referansenumre

Klikk Lagre når du er ferdig.

Godkjenne bokføring

Når du er fornøyd med at dokumentet er riktig kategorisert og bokført, klikker du Godkjenn dokument nederst på siden. Dokumentet blir da endelig bokført i regnskapet.

Merk: Etter godkjenning kan du fortsatt gjøre endringer, men du må da reversere bokføringen først.

Handlinger for enkeltdokumenter

I dokumentlisten

Via trepunktsmenyen (⋮) på hvert dokument i listen har du tilgang til:

• Velg – legger dokumentet til i utvalget for handlinger på flere dokumenter
• Krediter faktura – lager en kreditnota basert på fakturaen (kun for utgående fakturaer med varelinjer)
• Kopier – lager en kopi av fakturaen (kun for utgående fakturaer med varelinjer)
• Merk som betalt – registrerer at dokumentet er betalt
• Opphev arkivering – henter dokumentet ut av arkivet igjen (vises kun på arkiverte dokumenter)
• Slett – sletter dokumentet (krever bekreftelse)

Menyen viser bare handlingene som er mulige for det aktuelle dokumentet. I rutenettvisningen finner du de samme handlingene, med unntak av Kopier – den ligger i listevisningen og i dokumentdetaljvisningen.

I dokumentdetaljvisningen

Når du åpner et dokument, finner du handlingene via trepunktsmenyen (⋮) i sidefeltet:

• Still spørsmål – sender et spørsmål til kunden om dokumentet (kun for regnskapsførere)
• Start på nytt – sender dokumentet tilbake til ny behandling (kun for utkast og ventende dokumenter). Du kan legge ved en kommentar om hva som skal rettes
• Krediter faktura – lager en kreditnota basert på fakturaen (kun for utgående fakturaer med varelinjer)
• Kopier – lager en kopi av fakturaen (kun for utgående fakturaer med varelinjer)
• Merk som betalt – registrerer at dokumentet er betalt
• Finn lignende – søker etter lignende dokumenter i arkivet
• Slett – sletter dokumentet (krever bekreftelse)

Handlinger for flere dokumenter

Du kan velge flere dokumenter samtidig ved å holde Shift og klikke på radene, eller ved å velge Velg i trepunktsmenyen. Hver valgt rad får et nummer som viser rekkefølgen i utvalget. Når du har valgt minst ett dokument, vises en handlingslinje nederst til høyre:

• Slå sammen – kombinerer to eller flere dokumenter til ett (nyttig hvis en faktura er skannet som flere filer). Krever minst to valgte
• Arkiver – flytter valgte dokumenter til arkivet. Er alle de valgte allerede arkiverte, heter knappen Opphev arkivering
• Slett – sletter valgte dokumenter
• Merk som betalt – registrerer de valgte dokumentene som betalt
• X – fjerner valget

Hver knapp viser antallet valgte dokumenter i parentes, og handlingene må bekreftes før de utføres. En handling vises bare når den er mulig for alle dokumentene du har valgt, slik at en samlehandling ikke stopper halvveis.

Dele opp et PDF-dokument

Hvis du har lastet opp en PDF med flere bilag i samme fil, kan du dele den opp:

1. Åpne dokumentet
2. Klikk på sakseknappen i PDF-visningen
3. Velg hvilke sider som skal bli egne dokumenter
4. Bekreft oppdelingen

Hvert segment blir et eget dokument som kan behandles uavhengig.

Faner i dokumentdetaljvisningen

Avhengig av dokumenttype kan du se flere faner under dokumentvisningen:

• Bokføring – konteringslinjer med kontoer, beløp og MVA
• Varelinjer – detaljerte linjer fra fakturaen (varer, antall, pris)
• Betalingslinjer – betalingsinstruksjoner (KID, kontonummer)
• Kontoutskrifter – transaksjoner lest ut av en opplastet bankkontoutskrift (vises kun for dokumenter av typen kontoutskrift)
• Betalingsforespørsler – informasjon om betalingsforespørsler
• Refererte dokumenter – lenker til relaterte dokumenter
• Avstemminger – avstemmingsinformasjon for balansekontoer
• Avstemmingslinjer – status for hver linje i en opplastet avstemmingsoppgave (vises kun for dokumenter med avstemmingslinjer)
• Vedlegg – vedlagte filer med mulighet for nedlasting

Merk: «Avstemminger» og «Avstemmingslinjer» er to forskjellige faner. «Avstemminger» viser avstemmingsinformasjon for balansekontoer i selve bokføringen, mens «Avstemmingslinjer» viser statusen til de enkelte linjene i en opplastet avstemmingsoppgave (f.eks. et leverandørkontoutdrag).

Kontoutskrifter

Når du laster opp en bankkontoutskrift, leser Snapbot ut transaksjonene og viser dem i fanen Kontoutskrifter. For hver transaksjon ser du:

• Bokføringsdato – datoen transaksjonen ble bokført i banken
• Beløp – beløpet for transaksjonen
• Beskrivelse – tekst som beskriver transaksjonen
• Referanse – eventuell referanse eller KID

Under transaksjonene fyller du inn inngående saldo (saldo ved periodens start) og utgående saldo (saldo ved periodens slutt), slik at utskriften kan kontrolleres mot bankbevegelsene.

Du kan rette opp transaksjoner Snapbot har lest feil, legge til en manglende transaksjon med + Legg til transaksjon, eller fjerne en transaksjon. Klikk Lagre kontoutskrift for å lagre endringene. Når dokumentet er importert eller ferdig bokført, er fanen låst for redigering.

Avstemmingslinjer

Når et dokument inneholder en opplastet avstemmingsoppgave (f.eks. et leverandørkontoutdrag), viser fanen Avstemmingslinjer hver linje med:

• Linje – linjenummer
• Type – «Saldo» for balanseavstemming eller «Transaksjoner» for transaksjonell avstemming
• Dato – transaksjonsdato
• Beskrivelse – tekst hentet fra oppgaven
• Status – se tabellen under
• Beløp – linjens beløp

Status oppdateres fortløpende ved å sammenligne det bokførte beløpet på avstemmingstidspunktet med det bokførte beløpet i dag:

Merk: Når en linje har status «Avstemt», «Forklart» eller «Endret etter avstemming», er den låst – du kan ikke lenger endre beløp, valuta, dato eller type på linjen, eller fjerne den. Du kan heller ikke slette et dokument eller bilag som har låste avstemmingslinjer.

For leverandørregnskap vises de samme linjene i fanen Leverandørregnskap i stedet for Avstemmingslinjer.

Dokumentstatuser

Dokumenter i Snapbooks har ulike statuser som viser hvor de er i behandlingen:

Vanlige spørsmål

Hvilke filformater støttes?

Snapbooks støtter PDF-filer og bilder (JPG, PNG). PDF er det anbefalte formatet for best mulig automatisk lesing.

Hva skjer hvis Snapbot leser feil?

Du kan alltid redigere informasjonen manuelt. Klikk på Rediger-knappen i dokumentinformasjonen og korriger det som er feil. Over tid lærer Snapbot av rettelsene dine.

Kan jeg gjenopprette et slettet dokument?

Slettede dokumenter vises i «Slettede»-fanen. Kontakt support hvis du trenger å gjenopprette et dokument.