Dokumenter – last opp, behandle og bokfør bilag
Dokumentmodulen er hjertet i Snapbooks. Her laster du opp fakturaer, kvitteringer og andre bilag, og Snapbot hjelper deg med å kategorisere og bokføre dem automatisk. I denne guiden lærer du hele flyten – fra opplasting til ferdig bokført bilag.
Oversikt over dokumentsiden
Når du åpner Dokumenter fra menyen, ser du en liste over alle bilagene dine. Øverst finner du en knapp for å laste opp nye dokumenter, og under den en rad med faner som filtrerer listen:
- Alle – viser alle dokumenter uansett status
- Ubehandlede – viser dokumenter som venter på behandling (standardvisning)
- Spørsmål – viser dokumenter der Snapbot trenger svar fra deg
- Arkiverte – viser dokumenter du har arkivert
- Slettede – viser dokumenter du har slettet
Du kan bytte mellom listevisning og rutenettvisning med knappene øverst til høyre.
Laste opp dokumenter
Du har to måter å få dokumenter inn i Snapbooks:
Dra og slipp
- Klikk på Last opp dokument øverst på dokumentsiden
- Dra filer fra datamaskinen din og slipp dem i det markerte feltet
- Alternativt kan du klikke Bla gjennom filer for å velge filer fra en mappe
- Du kan laste opp flere filer samtidig
Send på e-post
Hvert selskap i Snapbooks har en unik e-postadresse. Alle dokumenter du sender til denne adressen blir automatisk lastet opp. E-postadressen finner du på opplastingssiden.
Tips: Sett opp automatisk videresending fra leverandørene dine slik at fakturaer havner direkte i Snapbooks.
Behandle et dokument
Når et dokument er lastet opp, behandler Snapbot det automatisk. Snapbot leser dokumentet, identifiserer leverandør, beløp, dato og andre detaljer, og foreslår en bokføring.
Slik ser dokumentdetaljsiden ut
Når du klikker på et dokument i listen, åpnes detaljsiden med to hovedområder:
- Venstre side – viser selve dokumentet (PDF eller bilde)
- Høyre side – viser informasjon og handlinger
På høyre side finner du:
- Leverandørinformasjon – navn på leverandøren som er knyttet til dokumentet
- Dokumenttype og nummer – f.eks. «Faktura #12345»
- Arbeidsflytstatus – viser hvor dokumentet er i behandlingen
- Dokumentinformasjon – utfyllbare felter som dato, beløp, betalingsmetode osv.
- Bokføring – foreslått kontering med kontoer, beløp og MVA
Svare på spørsmål
Noen ganger trenger Snapbot mer informasjon for å bokføre riktig. Da dukker det opp spørsmål øverst på detaljsiden. Typiske spørsmål kan være:
- Hvem er leverandøren?
- Hvilken bankkonto ble brukt til betaling?
- Hva gjelder kjøpet?
Svar på spørsmålet og klikk Svar. Snapbot går videre til neste spørsmål, eller behandler dokumentet ferdig hvis alle spørsmål er besvart.
Redigere dokumentinformasjon
Klikk på Rediger-knappen i informasjonsfeltet for å endre detaljer som Snapbot har hentet ut. Du kan justere:
- Dokumentdato og forfallsdato
- Beløp (brutto, netto, renter, gebyrer)
- Leverandør
- Betalingsmetode
- Referansenumre
Klikk Lagre når du er ferdig.
Godkjenne bokføring
Når du er fornøyd med at dokumentet er riktig kategorisert og bokført, klikker du Godkjenn dokument nederst på siden. Dokumentet blir da endelig bokført i regnskapet.
Merk: Etter godkjenning kan du fortsatt gjøre endringer, men du må da reversere bokføringen først.
Handlinger for enkeltdokumenter
Via trepunktsmenyen (⋮) på hvert dokument har du tilgang til flere handlinger:
- Opprett kreditnota – lager en kreditnota basert på en utgående faktura
- Kopier faktura – lager en kopi av en utgående faktura
- Marker som betalt – registrerer at dokumentet er betalt
- Finn lignende – søker etter lignende dokumenter i arkivet
- Slett – sletter dokumentet (krever bekreftelse)
Handlinger for flere dokumenter
Du kan velge flere dokumenter samtidig ved å klikke på avkrysningsboksen til venstre for hvert dokument, eller ved å holde Shift og klikke. Når du har valgt flere dokumenter, vises en handlingslinje nederst med:
- Slå sammen – kombinerer to eller flere dokumenter til ett (nyttig hvis en faktura er skannet som flere filer)
- Arkiver – flytter valgte dokumenter til arkivet
- Slett – sletter valgte dokumenter
Dele opp et PDF-dokument
Hvis du har lastet opp en PDF med flere bilag i samme fil, kan du dele den opp:
- Åpne dokumentet
- Klikk på sakseknappen i PDF-visningen
- Velg hvilke sider som skal bli egne dokumenter
- Bekreft oppdelingen
Hvert segment blir et eget dokument som kan behandles uavhengig.
Faner i dokumentdetaljvisningen
Avhengig av dokumenttype kan du se flere faner under dokumentvisningen:
- Bokføring – konteringslinjer med kontoer, beløp og MVA
- Varelinjer – detaljerte linjer fra fakturaen (varer, antall, pris)
- Betalingslinjer – betalingsinstruksjoner (KID, kontonummer)
- Betalingsforespørsler – informasjon om betalingsforespørsler
- Refererte dokumenter – lenker til relaterte dokumenter
- Avstemminger – avstemmingsinformasjon for balansekontoer
- Vedlegg – vedlagte filer med mulighet for nedlasting
Dokumentstatuser
Dokumenter i Snapbooks har ulike statuser som viser hvor de er i behandlingen:
| Status | Betydning |
|---|---|
| Importert | Dokumentet er lastet opp, men ikke behandlet ennå |
| Ventende | Dokumentet venter på behandling eller svar |
| Utkast | Bokføringen er under arbeid |
| Bokført | Dokumentet er ferdig bokført i regnskapet |
Vanlige spørsmål
Hvilke filformater støttes?
Snapbooks støtter PDF-filer og bilder (JPG, PNG). PDF er det anbefalte formatet for best mulig automatisk lesing.
Hva skjer hvis Snapbot leser feil?
Du kan alltid redigere informasjonen manuelt. Klikk på Rediger-knappen i dokumentinformasjonen og korriger det som er feil. Over tid lærer Snapbot av rettelsene dine.
Kan jeg gjenopprette et slettet dokument?
Slettede dokumenter vises i «Slettede»-fanen. Kontakt support hvis du trenger å gjenopprette et dokument.