Stamdata – bankkontoer, kunder, leverandører, varer og eiendeler

Stamdata er grunnopplysningene som brukes på tvers av Snapbooks – bankkontoer, kunder, leverandører, varer, prosjekter og eiendeler. Denne guiden tar deg gjennom hva du finner i hver seksjon og hvordan du oppretter og redigerer data.

Oversikt

Når du åpner Stamdata fra menyen, ser du en oversiktsside med kort for hver kategori:

• Bankkontoer – bedriftens bankkontoer
• Varer – produkter og tjenester du selger
• Forretningspartnere – kunder, leverandører og ansatte
• Prosjekter – prosjekter for oppfølging av økonomi
• Eiendeler – anleggsmidler og eiendom
• Aksjonærer – eiere og aksjer (kun for AS og ASA)
• Roller – innehaver, ledelse, styre, revisor og regnskapsfører

Klikk Vis mer på et kort for å gå til den aktuelle seksjonen.

Automatiseringsnivå

Hvis bedriften har satt et automatiseringsnivå under Innstillinger (se Innstillinger-guiden), kan du overstyre nivået for enkelte bankkontoer, forretningspartnere, varer, prosjekter og eiendeler. Det gir finere kontroll – for eksempel kan Snapbot bokføre automatisk for de fleste leverandører, men bare lage utkast for én du vil følge ekstra nøye med på.

En liten prikk ved siden av navnet viser gjeldende nivå:

• Fylt grønn prikk – Full: Snapbot bokfører automatisk uten godkjenning
• Grønn ring – Utkast: Snapbot lager utkast som må godkjennes
• Grå ring – Ingen: ingen automatisk behandling

Prikken vises alltid når nivået er Full. For de andre nivåene dukker den opp når du holder musepekeren over raden.

Klikk på prikken for å endre nivået for den enkelte kontoen, partneren, varen, prosjektet eller eiendelen:

• Bruk firmainnstilling – følger bedriftens standardnivå
• Bokfør automatisk
• Lag kladd til godkjenning
• Ikke generer automatisk

Den samme prikken vises også ved siden av forretningspartnerens navn i dokumentlisten, på dokumentkort og i sidepanelet på et bilag, slik at du kan justere nivået uten å forlate bilaget.

Merk: Automatiseringsprikken vises bare hvis bedriften har aktivert et automatiseringsnivå under Innstillinger.

Bankkontoer

Her administrerer du bedriftens bankkontoer. Bankkontoer brukes ved fakturering, betalinger og bankavstemming.

Hva vises i listen

For hver bankkonto ser du:

• Banklogo og kontonavn
• Kontonummer (BBAN)
• Bankens navn
• Kontotype (brukskonto, sparekonto, lån, investering, skatt)
• BIC og IBAN (på bredere skjermer)
• Stjerne-ikon hvis kontoen er satt som standard
• Automatiseringsprikk (se «Automatiseringsnivå» øverst i denne guiden)

Opprette bankkonto

1. Klikk + Legg til ny
2. Fyll inn:
   • Kontonavn (valgfritt)
   • Kontotype – brukskonto, sparekonto, lån, investering eller skatt
   • BBAN – norsk kontonummer
   • BIC – bankidentifikasjonskode
   • IBAN – internasjonalt kontonummer
   • Valuta – standard er NOK
   • Land – standard er Norge
3. Valgfritt: Kryss av for Sett som standard for å gjøre denne til faktura- og betalingskonto
4. Klikk Lagre

Redigere og slette

• Klikk penn-ikonet for å redigere en bankkonto
• Klikk søppelikon-knappen for å slette (kun mulig hvis kontoen har null i saldo)

Forretningspartnere

Forretningspartnere er alle du handler med – kunder, leverandører og ansatte. Disse brukes i fakturaer, bilag, lønnskjøringer og mye mer.

Filtrere listen

Øverst finner du faner for å filtrere:

• Alle – viser alle partnere
• Kunder – kun kunder
• Leverandører – kun leverandører
• Ansatte – kun ansatte

Hva vises i listen

For hver partner ser du:

• Logo eller initialer
• Navn
• ID-nummer
• Organisasjonsnummer eller personnummer (på bredere skjermer)
• Adresse og landsflagg (på bredere skjermer)
• Saldoindikator (holder du musepekeren over, ser du kontosaldo)
• Automatiseringsprikk (se «Automatiseringsnivå» øverst i denne guiden)

Opprette forretningspartner

1. Klikk + Legg til ny
2. Velg type: Organisasjon eller Person
3. For organisasjoner:
   • Søk etter navn eller organisasjonsnummer – Snapbooks henter data fra Brønnøysundregisteret automatisk
   • Navn, adresse, e-post og andre opplysninger fylles inn
4. For personer:
   • Fyll inn navn (påkrevd)
   • Personnummer (11 siffer, valgfritt)
   • E-post og telefon
5. Fyll inn adresse:
   • Gateadresse, postnummer, sted, land
6. Klikk Lagre

Bankkontoer for partnere

Under fanen Bankkontoer i partnervisningen kan du:

• Legge til bankkontoer for kunden eller leverandøren
• Redigere eksisterende kontoer
• Markere en konto som standard

Ansatte – ekstra faner

For partnere som er registrert som personer, vises ekstra faner:

• Kontrakter – ansettelseskontrakter
• Skattekort – skattekortinformasjon
• Trekk – lønnstrekk
• Fravær – permisjoner og fravær

Slette partner

En partner kan bare slettes hvis den har null i saldo. Klikk søppelikon-knappen og bekreft.

Varer og tjenester

Her administrerer du produktkatalogen – varer og tjenester som brukes på fakturaer.

Hva vises i listen

For hver vare ser du:

• Varenummer (i en farget boks)
• Navn/beskrivelse
• Pris og salgsenhet (f.eks. «100 NOK / stk»)
• MVA-sats (på bredere skjermer, f.eks. «25 %»)
• Automatiseringsprikk (se «Automatiseringsnivå» øverst i denne guiden)

Opprette vare

1. Klikk + Legg til ny
2. Fyll inn:
   • Beskrivelse/Navn (påkrevd)
   • Pris – standardpris per enhet
   • Salgsenhet – f.eks. stykk, timer, kg (standard: stykk)
   • MVA-kode – standard er 25 % utgående MVA
   • Valuta – standard er bedriftens regnskapsvaluta
3. Klikk Lagre

Varer du oppretter her kan gjenbrukes på fakturaer og i varekolleksjoner.

Prosjekter

Her administrerer du prosjektene dine. Se Prosjekter-guiden for detaljer om hvordan du bruker prosjekter til å spore inntekter, kostnader og timer.

Hva vises i listen

For hvert prosjekt ser du:

• Prosjektnavn med initialer
• Sekvensnummer (f.eks. #1, #2)
• Saldoindikator
• Automatiseringsprikk (se «Automatiseringsnivå» øverst i denne guiden)

Opprette prosjekt

1. Klikk + Legg til ny
2. Fyll inn prosjektnavn (påkrevd, minst 3 tegn)
3. Valgfritt: Sett automatisk posteringsnivå under avanserte innstillinger
4. Klikk Lagre

Slette prosjekt

Et prosjekt kan bare slettes hvis det har null i saldo. Klikk søppelikon-knappen og bekreft.

Eiendeler

Her registrerer og følger du opp bedriftens anleggsmidler – utstyr, kjøretøy, eiendom og annet.

Hva vises i listen

For hver eiendel ser du:

• Navn med initialer
• Eiendelsklasse og avskrivningssats (f.eks. «Bygninger (2 %)»)
• Matrikkelnummer (for eiendommer)
• Anskaffelsesdato (på bredere skjermer)
• Saldoindikator
• Automatiseringsprikk (se «Automatiseringsnivå» øverst i denne guiden)

Opprette eiendel

1. Klikk + Legg til ny
2. Fyll inn:
   • Navn (påkrevd)
   • Eiendelsklasse – velg fra listen (f.eks. kontormaskiner, kjøretøy, bygninger)
   • Anskaffelsesdato – dato eiendelen ble kjøpt
   • Avhendingsdato (valgfritt) – dato eiendelen ble solgt eller kastet
   • Auto-avskriving – slå av eller på automatisk avskrivning (standard: på)
3. Klikk Lagre

Eiendom

For eiendeler med eiendomsklasse (bygninger, land, investeringseiendom) kan du legge til eiendomsinformasjon fra Skatteetaten:

• Kommunekode og -navn
• Gårdsnummer og bruksnummer
• Matrikkelnummer
• Bygningstype, byggeår, areal

Denne informasjonen brukes til beregning av formuesverdi ved skattemelding.

Slette eiendel

En eiendel kan bare slettes hvis den har null i saldo. Klikk søppelikon-knappen og bekreft.

Aksjonærer

Denne seksjonen er kun tilgjengelig for selskapsformene AS og ASA.

Hva vises

Aksjonærsiden har to faner:

• Aksjonærer – liste over alle eiere med antall aksjer, eierandel i prosent og gjennomsnittspris per aksje
• Transaksjoner – historikk over utstedelser og overføringer av aksjer

Øverst vises en oppsummering med totalt antall aksjer og antall aksjonærer.

Utstede aksjer

1. Klikk + Utsted aksjer
2. Velg aksjonær (forretningspartner med eierrolle)
3. Fyll inn antall aksjer og pris per aksje
4. Velg dato
5. Legg til eventuell merknad
6. Klikk Lagre

Overføre aksjer

1. Klikk overføringsikonet (pil) på raden til aksjonæren som skal selge
2. Velg mottaker
3. Fyll inn antall aksjer som skal overføres
4. Velg dato
5. Klikk Lagre

Importere fra Brønnøysund

Hvis aksjonærinformasjon er tilgjengelig i Brønnøysundregisteret, kan du importere den automatisk i stedet for å legge den inn manuelt.

RF-1086 Aksjonærregisteroppgave

Under Aksjonærer finner du også muligheten til å sende inn RF-1086 (aksjonærregisteroppgave) til Skatteetaten:

1. Gå til aksjonærsiden og klikk på RF-1086-knappen
2. Velg inntektsår
3. Kontroller kontaktperson og aksjekapitalinformasjon
4. Gjennomgå aksjonærlisten med transaksjoner
5. Klikk Send inn til Altinn

Merk: Innsending krever aktiv Altinn-systembrukertilkobling. Snapbooks varsler deg hvis det er problemer som må løses før innsending, for eksempel flere aksjeklasser eller utenlandske aksjonærer.

Roller

Her ser du hvem som har formelle roller i selskapet – innehaver, ledelse, styre, revisor og regnskapsfører. Denne seksjonen er skjult for bedrifter med kun gratis fakturering.

Hva vises

Siden har to lister:

• Fra Brønnøysundregistrene – roller synkronisert automatisk fra Brønnøysundregisteret hver natt, som innehaver, deltaker, daglig leder, styreleder, nestleder, styremedlem, varamedlem, revisor og regnskapsfører. Disse kan ikke redigeres eller fjernes her – de oppdateres ved neste synkronisering hvis noe endres i registeret
• Andre roller – roller du selv har lagt til, som ikke finnes i Brønnøysundregisteret

Hver rad viser personen eller organisasjonen (med ikon for type), et merke for selve rollen, og et merke for kilden («Brønnøysundregistrene» eller «Manuelt registrert»).

Legge til en manuell rolle

1. Klikk Legg til rolle
2. Velg Rolle – for øyeblikket kan du velge mellom Økonomisjef og Teknologisjef
3. Velg Forretningspartner – personen eller organisasjonen rollen gjelder for
4. Klikk Legg til

Fjerne en rolle

Manuelt lagt til roller kan fjernes med søppelikon-knappen på raden. Roller synkronisert fra Brønnøysundregisteret kan ikke fjernes herfra.

Redigere forretningspartneren bak en rolle

Klikk blyantikonet ved siden av navnet på en rolle for å åpne og redigere forretningspartneren direkte.

Vanlige spørsmål

Hvorfor kan jeg ikke slette en partner, eiendel eller prosjekt?

Sletting er kun mulig når elementet har null i saldo. Hvis det er bokførte transaksjoner knyttet til elementet, må disse fjernes eller flyttes først.

Hvor finner jeg aksjonær-seksjonen?

Aksjonærer vises kun for selskapsformene AS og ASA. Hvis du ikke ser den, sjekk at riktig selskapsform er registrert under bedriftsinnstillingene.

Kan jeg importere kunder og leverandører?

Når du oppretter en organisasjon som forretningspartner, kan du søke i Brønnøysundregisteret for å hente data automatisk. For import av større mengder, se dataimport-funksjonene under Innstillinger.

Hvordan endrer jeg standard bankkonto?

Rediger bankkontoen du vil sette som standard, og kryss av for Sett som standard. Den gamle standardkontoen mister sin markering automatisk.

Hvorfor kan jeg ikke redigere eller fjerne en rolle under «Fra Brønnøysundregistrene»?

Disse rollene synkroniseres automatisk fra Brønnøysundregisteret hver natt og kan derfor ikke endres manuelt i Snapbooks. Er informasjonen feil, må den korrigeres i Brønnøysundregisteret – endringen vises hos oss ved neste synkronisering.