Lønnsårsavslutning

Ved årsslutt må arbeidsgiver sende en sammenstillingsoppgave (også kalt lønnsoppgave) til hver ansatt med totalsummen for året. Snapbooks samler tallene automatisk basert på bokførte lønnskjøringer og a-meldinger.

Årssammenstilling i Snapbooks

Under Rapporter > Lønnsrapporter > Årssammenstilling velger du år og får, for hver ansatt:

• Sum bruttolønn fordelt på inntektstyper (fastlønn, timelønn, overtid, naturalytelser m.m.)
• Sum forskuddstrekk (skatt)
• Sum netto utbetalt
• Arbeidsgiverkostnad (AGA, OTP og andre arbeidsgivertillegg)
• Antall lønnskjøringer i året

Tallene henter Snapbooks fra bokførte lønnskjøringer for året, og bryter dem ned per ansatt i en utvidbar liste.

Frist for sammenstillingsoppgave til ansatte

Sammenstillingsoppgaven skal være tilgjengelig for ansatte innen 1. februar påfølgende år. Per i dag tilbyr ikke Snapbooks et eget PDF-eksport av sammenstillingsoppgaven – du kan bruke skjermbildet i rapporten som grunnlag for å sende tallene til hver ansatt på e-post eller via Min side i Altinn, eller eksportere tallene manuelt fra rapportvisningen. PDF-generering er på roadmap.

Avstemming mot a-melding

Snapbooks-tallene i Årssammenstilling skal stemme med summen av alle a-meldinger sendt i året. Hvis det er avvik:

1. Gå til Rapporter > Lønnsrapporter > A-melding og sjekk om alle månedene har status ACCEPTED
2. Avviste meldinger må rettes og sendes på nytt før årsavslutningen anses fullført
3. Hvis du har bokført men ikke sendt en kjøring, vil tallene avvike – send a-meldingen først

Andre årsrapporter

• YTD-rapport – akkumulerte tall per ansatt fra januar til valgt periode
• Feriepengerapport – opptjent og avregnet feriepengegrunnlag per ansatt
• AGA-rapport – grunnlag og beregnet arbeidsgiveravgift fordelt på sone
• Skattekort-rapport – oversikt over gjeldende skattekort per ansatt
• Fraværsoversikt – registrert fravær per ansatt for året

Skattekort-rapporten

Under Rapporter > Lønnsrapporter > Skattekort ser du gjeldende skattekort for hver ansatt for et valgt inntektsår. Skattekortene hentes automatisk fra Skatteetaten hver måned, eller du kan trykke Hent skattekort for å oppdatere manuelt.

Rapporten viser, per ansatt:

• Korttype – Trekktabell, Prosentkort, Frikort eller Kildeskatt
• Trekkprosent – gjelder for prosentkort og kildeskatt
• Tabellnummer – gjelder for trekktabell
• Fribeløp – beløpet som kan utbetales skattefritt før trekk starter (frikort)
• Hentet – datoen skattekortet sist ble hentet fra Skatteetaten

Hvis en ansatt ikke har et gyldig skattekort, vises raden merket Ikke skattekort — 50% trekk, som er satsen Skatteetaten krever du bruker inntil et gyldig kort foreligger. Kun det nyeste skattekortet per ansatt vises i listen.

Fraværsoversikten

Under Rapporter > Lønnsrapporter > Fraværsoversikt kan du se alt registrert fravær for et valgt år, med mulighet til å filtrere på status (Aktiv, Fullført, Kansellert).

Rapporten viser, per fraværsregistrering:

• Ansatt
• Fraværstype – for eksempel egenmelding, sykmelding, foreldrepermisjon, omsorgsdager, utdanningspermisjon, militærtjeneste, velferdspermisjon eller annen betalt/ubetalt permisjon
• Startdato og sluttdato (viser «Pågående» hvis fraværet ikke er avsluttet)
• Prosentandel av stillingen fraværet gjelder
• Status

Fravær registreres på den enkelte ansattes stamdatakort under fanen for fravær – se guiden for stamdata.

Korrigering etter årsslutt

Hvis du oppdager feil i en bokført lønnskjøring etter at året er avsluttet:

1. Reverser kjøringen via Reverser-knappen i kjøringens detaljvisning
2. Opprett en ny korrekt kjøring – Snapbooks sender korreksjonsmelding til Skatteetaten automatisk
3. Generer ny sammenstillingsoppgave hvis tallene endrer seg vesentlig

Vanlige spørsmål

Skal sammenstillingsoppgaven sendes til Skatteetaten?

Nei – den årlige rapporteringen til Skatteetaten skjer fortløpende via a-meldingen. Sammenstillingsoppgaven er kun for den ansatte.

Hva med ansatte som sluttet i løpet av året?

De skal også få sammenstillingsoppgave. Snapbooks inkluderer alle med utbetalt lønn i året, uavhengig av om de fortsatt er ansatt.

Kan jeg slå sammen flere år i samme oppgave?

Nei – sammenstillingsoppgaven gjelder ett kalenderår om gangen.

Må jeg hente skattekort manuelt hver måned?

Nei, Snapbooks henter skattekort automatisk hver måned. Hent skattekort-knappen i rapporten er kun til bruk hvis du trenger oppdaterte tall før neste automatiske henting.

Hvor registrerer jeg fravær for en ansatt?

Fravær registreres på den ansattes stamdatakort, ikke i selve rapporten. Fraværsoversikten viser kun det som allerede er registrert – se guiden for stamdata.