Innstillinger – konfigurer bedriftskontoen din

Under Innstillinger finner du alt du trenger for å administrere brukere, abonnement, bedriftsoppsett og dataoverføring. Denne guiden tar deg gjennom de ulike seksjonene og hva du kan konfigurere.

Åpne innstillinger

Klikk på Innstillinger i hovedmenyen. Du ser en oversikt med følgende kategorier:

• Brukere og tilganger – administrer teamet ditt
• Planer og bruk – velg abonnement og administrer betaling
• Periodelåser – lås ferdigstilte perioder (for regnskapsførere)
• Bedriftsinnstillinger – konfigurer MVA, lønn og andre bedriftsspesifikke innstillinger
• Dataoverføring – eksporter og importer regnskapsdata

Brukere og tilganger

Her administrerer du hvem som har tilgang til bedriftskontoen og hvilke rettigheter de har.

Invitere nye brukere

1. Klikk Inviter bruker
2. Skriv inn e-postadressen til personen du vil invitere
3. Velg rolle for den nye brukeren
4. Send invitasjonen

Inviterte brukere vises i en egen tabell med ventende invitasjoner til de aksepterer.

Tilgjengelige roller

Administrere eksisterende brukere

For hver aktive bruker kan du:

• Se navn, e-post og rolle
• Rediger – endre brukerens rolle
• Slett – fjerne brukeren fra kontoen

Planer og bruk

Her velger du abonnement, følger med på forbruk og administrerer betalingsmetoder.

Planer

Snapbooks tilbyr følgende abonnementer:

Tilleggsmoduler kan aktiveres på alle betalte planer:

• Prosjektmodul – prosjektstyring og -rapportering
• Bankintegrasjon – direkte kobling til banken
• Lønn – lønnsbehandling for ansatte
• Årsrapport – årsregnskap og innrapportering

Velg plan og moduler, se estimert månedlig kostnad, og klikk Lagre endringer.

Bruk

Under bruk-fanen ser du et diagram over bilagsforbruket ditt:

• Søylediagram – viser antall bilag opprettet per måned eller dag
• Plangrense – en stiplet linje viser kvoten din
• Klikk på en månedssøyle for å se daglig fordeling

Under diagrammet vises en oppsummering med antall kontoer med aktivitet, bilag, journalposter, forretningspartnere, og totalt debet og kredit.

Betalingsmetoder

Her administrerer du betalingskortene dine:

• Legg til betalingsmetode – legger til nytt kort via Stripe
• For hvert kort ser du: korttype (Visa, Mastercard osv.), de fire siste sifrene og utløpsdato
• Stjerne – sett som standard betalingsmetode
• Slett – fjern kortet

Fakturaer

Under fakturaer-fanen ser du alle fakturaer fra Snapbooks:

• Fakturanummer og status (betalt eller forfalt)
• Utstedelsesdato og forfallsdato
• Beløp
• Last ned PDF – hent faktura som PDF
• Betal – betal ubetalte fakturaer direkte

Statusvarsler

Avhengig av kontostatus kan du se varsler øverst på siden:

Periodelåser

Merk: Denne seksjonen er kun synlig for regnskapsførere med flere klientkontoer.

Periodelåser forhindrer endringer i bokføringen for avsluttede perioder.

Slik bruker du periodelåser:

1. Klikk Legg til for å opprette en ny lås
2. Velg Låsdato – alle posteringer til og med denne datoen blir låst
3. Legg eventuelt til en Kommentar som forklarer årsaken
4. Lagre

Eksisterende låser kan redigeres (blyantikon) eller slettes (X-ikon).

Tips: Bruk periodelåser etter at MVA-oppgaven er levert eller ved årsavslutning for å sikre at ingen utilsiktede endringer gjøres i ferdigstilte perioder.

Bedriftsinnstillinger

Her konfigurerer du innstillinger som gjelder hele bedriften.

MVA-innstillinger

• MVA-pliktig – slå av/på MVA for bedriften
• MVA-registreringsdato – datoen bedriften ble MVA-pliktig
• Rapporteringsperiode – velg mellom annenhver måned (standard for de fleste) eller årlig

Lønnsinnstillinger

• Lønn aktivert – slå av/på lønnsmodulen
• Lønnsdag – fast dag for lønnsutbetaling (1–30) eller «Ad-hoc»
• Pensjonsleverandør – velg leverandør fra forretningspartnerne
• Pensjonssats – prosentandel for pensjonsbidrag

Ved første gangs aktivering av lønn vises en veiviser som guider deg gjennom oppsettet.

Autonominivå

Velg hvor selvstendig regnskapsroboten skal operere:

Tidlig tilgang

Slå av/på tilgang til eksperimentelle og kommende funksjoner. Nyttig for å teste ny funksjonalitet, men kan i sjeldne tilfeller påvirke data.

Kontoadministrasjon

Nederst finner du knapper for å:

• Tilbakestille kontoen – sletter alle data og starter på nytt (krever bekreftelse)
• Slette kontoen – fjerner kontoen permanent (krever bekreftelse)

Dataoverføring

Her kan du eksportere regnskapsdataene dine eller importere fra et annet system.

Eksport

Velg en periode og se en oppsummering av dataene som vil bli eksportert (antall kontoer, bilag, journalposter osv.). Du har to eksportformater:

• SAF-T – standard XML-format for revisjon og overføring til andre regnskapssystemer
• ZIP-arkiv – komprimert arkiv med alle data

Import fra annet system (SAF-T-veiviser)

Snapbooks har en trinnvis veiviser for å importere data fra en SAF-T-fil:

1. Last opp – dra og slipp eller velg SAF-T XML-filen
2. Kontokobling – koble kontoer fra den gamle kontoplanen til Snapbooks-kontoer. Automatisk forslag vises, men kan overstyres manuelt
3. Forretningspartnere – velg hvilke kunder og leverandører som skal importeres
4. Varer – velg produkter/varer som skal importeres
5. Eiendeler – velg anleggsmidler som skal importeres
6. Eiere – konfigurer eierstruktur og eierandeler
7. Import – se en oppsummering og bekreft importen

Tips: Bruk automatisk kontokobling som utgangspunkt, og gå deretter gjennom forslagene manuelt for å sikre at alle kontoer er riktig koblet.

Vanlige spørsmål

Kan jeg endre abonnement når som helst?

Ja, du kan oppgradere eller nedgradere abonnementet når som helst under Planer og bruk > Planer. Endringer trer i kraft umiddelbart.

Hva skjer når prøveperioden utløper?

Du mister tilgang til regnskapsfunksjonene til du velger et abonnement. Dataene dine blir ikke slettet.

Kan jeg eksportere dataene mine?

Ja, under Dataoverføring kan du eksportere all regnskapsdata som SAF-T (XML) eller ZIP-arkiv.

Hvordan importerer jeg fra et annet regnskapssystem?

Eksporter en SAF-T-fil fra det gamle systemet, og bruk deretter SAF-T-veiviseren under Dataoverføring for å importere den inn i Snapbooks.

Hva er forskjellen på rollene?

Kontoadministrator (AA) har full tilgang. Bedriftsadministrator (CA) kan administrere bedriften. Bokfører (BK) kan føre regnskap. Ansatt (EM) har begrenset tilgang.

Kan jeg angre en periodelås?

Ja, klikk på X-ikonet ved siden av låsen for å fjerne den. Posteringer i perioden kan da redigeres igjen.