Prosjekter – spor inntekter, kostnader og timer
Prosjektmodulen lar deg organisere arbeidet ditt etter prosjekt og følge med på økonomi, timer og materialer. Du kan se inntekter og kostnader per prosjekt, registrere timer og materialer, og opprette fakturaer direkte fra ufakturerte poster.
Merk: Prosjektmodulen er tilgjengelig for planer som inkluderer prosjektfunksjonalitet.
Oversikt over prosjektsiden
Når du åpner Prosjekter fra menyen, ser du:
- Sammendragskort – øverst, med totaltall for alle prosjekter
- Prosjektliste – en tabell med alle aktive prosjekter
Sammendragskortet
Kortet viser tre nøkkeltall som er summert på tvers av alle prosjekter:
| Nøkkeltall | Beskrivelse |
|---|---|
| Inntekter | Totale inntekter fra alle prosjekter (kontoer 3000–3999) |
| Kostnader | Totale kostnader fra alle prosjekter (kontoer 4000–7999) |
| Ufakturert | Totalt beløp for timer og materialer som ikke er fakturert ennå |
Prosjektlisten
Hvert prosjekt vises som en rad i en tabell med kolonnene:
- Navn – prosjektnavnet (klikkbart)
- Inntekter – inntekter for dette prosjektet
- Kostnader – kostnader for dette prosjektet
- Ufakturert – ufakturerte timer og materialer
- Resultat – beregnet som inntekter minus kostnader
Prosjektene er sortert etter sist brukt, med det nyligst aktive prosjektet øverst.
Prosjektdetaljer
Klikk på et prosjekt for å se detaljene. Prosjektdetaljsiden har et sammendragskort øverst med inntekter, kostnader og ufakturert beløp for dette prosjektet, samt tre faner:
Inntekter-fanen
Viser alle utgående fakturaer knyttet til prosjektet. For hvert dokument ser du:
- Kundenavn
- Dokumentnummer
- Beløp
- Betalingsstatus
Kostnader-fanen
Viser alle kostnadsbilag knyttet til prosjektet, inkludert:
- Leverandørfakturaer
- Inkassokrav
- MVA-oppgjør
- Lønnskjøringer
- Andre kostnadsbilag
Hvert bilag viser leverandørnavn, nummer, beløp og betalingsstatus.
Timer og materialer-fanen
Her ser du alle registrerte timer og materialer for prosjektet. Denne fanen har et filter øverst til høyre:
- Ufakturert (standard) – viser kun poster som ikke er fakturert ennå
- Alle – viser alle poster, inkludert de som allerede er fakturert
Tabellen viser for hver post:
| Kolonne | Beskrivelse |
|---|---|
| Avkrysningsboks | For å velge poster til fakturering |
| Beskrivelse | Hva arbeidet eller materialet gjelder |
| Antall | Mengde (f.eks. timer eller stykk) |
| Pris | Pris per enhet |
| Totalt | Antall ganger pris |
Opprette faktura fra timer og materialer
En av de viktigste funksjonene i prosjektmodulen er muligheten til å opprette fakturaer direkte fra ufakturerte poster:
Steg 1: Gå til prosjektet
Åpne prosjektet og velg fanen Timer og materialer.
Steg 2: Velg poster
Bruk avkrysningsboksene til å velge én eller flere ufakturerte poster. Du kan velge alle som skal med på samme faktura.
Steg 3: Opprett faktura
Nederst til høyre vises en knapp Opprett faktura (N) der N er antall valgte poster. Klikk på denne.
Steg 4: Fullfør fakturaen
Snapbooks åpner fakturaskjemaet med de valgte postene ferdig utfylt som fakturalinjer. Legg til mottaker, datoer og eventuelle kommentarer, og send fakturaen som vanlig.
Postene knyttes automatisk til fakturaen og merkes som fakturert.
Opprette og administrere prosjekter
Prosjekter administreres via Stamdata > Prosjekter (se Stamdata-guiden for detaljer). Her kan du:
Opprette nytt prosjekt
- Gå til Stamdata > Prosjekter
- Klikk + Legg til ny
- Fyll inn prosjektnavn (påkrevd, minst 3 tegn)
- Valgfritt: Åpne Avanserte innstillinger for å sette automatisk posteringsnivå
- Klikk Lagre
Slette et prosjekt
Et prosjekt kan bare slettes hvis det har null i saldo (ingen bokførte transaksjoner). Klikk på søppelikon-knappen ved prosjektet og bekreft slettingen.
Avansert: Automatisk posteringsnivå
Hvert prosjekt kan ha et eget nivå for automatisk bokføring av bilag:
| Nivå | Beskrivelse |
|---|---|
| Bruk bedriftsstandard | Arver innstillingen fra bedriften |
| Auto-poster | Bilag bokføres automatisk til hovedboken |
| Auto-utkast | Bilag opprettes som utkast for manuell gjennomgang |
| Auto-hopp over | Ingen automatisk bokføring |
Knytte bilag til prosjekter
Du kan knytte dokumenter og bilag til et prosjekt på flere måter:
- Ved fakturering – velg prosjekt når du oppretter en faktura
- Ved bokføring – velg prosjekt som dimensjon på en bokføringslinje
- Timer og materialer – registrer poster med prosjekttilknytning
Bilag som er knyttet til et prosjekt, vises automatisk i riktig fane (Inntekter eller Kostnader) på prosjektdetaljsiden.
Vanlige spørsmål
Hvordan ser jeg om et prosjekt er lønnsomt?
Kolonnen Resultat i prosjektlisten viser inntekter minus kostnader. Positivt resultat betyr at prosjektet er lønnsomt. Du kan også se dette i sammendragskortet på prosjektdetaljsiden.
Kan jeg registrere timer direkte i prosjektet?
Timer og materialer registreres som poster i varekolleksjoner. Disse kan knyttes til prosjektet slik at de vises i fanen Timer og materialer.
Hva skjer med ufakturerte poster når jeg oppretter en faktura?
Postene flyttes fra «ufakturert» til «fakturert» og forsvinner fra standardvisningen. Bytt til Alle-filteret for å se dem igjen.
Kan jeg flytte et bilag fra ett prosjekt til et annet?
Ja, du kan endre prosjekttilknytningen på et bilag ved å redigere dokumentet eller bokføringslinjen.