Faktura – opprett og send fakturaer

Fakturamodulen lar deg opprette profesjonelle fakturaer og kreditnotaer, forhåndsvise dem som PDF, og sende dem direkte til kundene dine via EHF/Peppol eller e-post. Denne guiden tar deg gjennom hele prosessen.

Komme i gang

Du åpner fakturasiden på én av disse måtene:

• Klikk på pluss-knappen (+) i hovedmenyen og velg Send faktura
• Naviger til Inntekter og klikk Opprett faktura (vises når du ikke har noen fakturaer ennå)
• Åpne et prosjekt, velg timene og materiellet du vil fakturere, og klikk Opprett faktura – fakturalinjene fylles ut automatisk fra de valgte postene

Merk: Har ikke selskapet registrert en bankkonto, møter du dialogen «Legg til bankkonto for fakturering» når du åpner fakturasiden. Klikk Fortsett for å gå til Stamdata → Bankkontoer og legge inn kontoen.

Faktura eller kreditnota

Øverst til venstre står dokumenttypen (Faktura) som en tittel med en nedtrekkspil. Klikk på den og velg Faktura eller Kreditnota for å bytte type før du fyller ut skjemaet. Du kan altså lage en kreditnota uten å starte fra en eksisterende faktura.

Åpner du siden via Krediter faktura eller Kopier på en eksisterende faktura, er typen bestemt av handlingen du valgte. Da vises tittelen uten nedtrekkspil, og typen kan ikke endres.

Opprette en faktura

Fakturasiden består av fire kort:

• Øverst til venstre – dokumenttype, datoer og kommentar
• Øverst til høyre – kunden og referanser
• I midten – produktlinjene
• Nederst – Betales til med vedlegg, og oppsummeringen med knappene Forhåndsvisning og Send

Datoer og kommentar

• Utstedt – datoen fakturaen utstedes (forhåndsutfylt med dagens dato)
• Forfallsdato – betalingsfristen (forhåndsutfylt med 14 dager fra i dag)
• Kommentar – fritekstfelt for betalingsbetingelser, merknader eller annen informasjon som skal vises på fakturaen

Kunde

• Kunde – bruk nedtrekkslisten til å velge en eksisterende kunde (forretningspartner)
• Sendemetode – når kunden kan motta fakturaen, vises et merke ved siden av kundevalget: EHF for digital faktura via Peppol, eller et konvoluttikon for e-post. Mangler kunden en gyldig sendemetode, vises en rød forklaring under feltet
• Referanser – Ordrereferanse (kundens bestillingsnummer) og Kjøperreferanse (referansenummer fra kjøper). Begge er valgfrie

Tips: Kunder som er registrert med organisasjonsnummer vil automatisk kunne motta EHF-fakturaer hvis de er registrert i Peppol-nettverket.

Produktlinjer

Her legger du til varene eller tjenestene som skal faktureres:

• Klikk Legg til linje for å legge til flere produktlinjer
• Klikk X-knappen i hjørnet av en linje for å fjerne den

Nederst til høyre ser du en oppsummering med Delsum, MVA fordelt per sats (for eksempel «MVA 25%») og Total. Er ikke selskapet MVA-registrert, vises i stedet lenken Ikke MVA registrert, som tar deg til selskapsinnstillingene.

Valuta

Valutaen gjelder for hele fakturaen, ikke for den enkelte linjen. Standardvalutaen er selskapets regnskapsvaluta.

• Bytter du valuta i valutavelgeren i et prisfelt, følger alle linjene med over til den nye valutaen
• Prisene hentes på nytt fra varens pris i den valgte valutaen. Har varen ingen pris i denne valutaen, eller skrev du prisen inn manuelt, blir prisfeltet tømt og må fylles ut på nytt
• Du setter priser per valuta på varen under Stamdata → Varer
• Kreditnotaer som er opprettet fra en faktura, er låst til valutaen på den krediterte fakturaen

Betales til og vedlegg

• Betales til – velg hvilken bankkonto som skal vises på fakturaen
• Vedlegg – dra og slipp filer for å legge ved støttedokumenter til fakturaen

Forhåndsvisning og send

Nederst i oppsummeringen finner du to knapper:

• Forhåndsvisning – kontrollerer først at fakturaen er komplett, og åpner deretter en PDF-forhåndsvisning i et dialogvindu
• Send – kontrollerer fakturaen og åpner bekreftelsesdialogen

Mens en forhåndsvisning lages eller en faktura sendes, er begge knappene deaktivert, og knappen du trykket på viser en spinner.

Sende en faktura

Når du klikker Send, validerer Snapbooks at alle nødvendige felt er utfylt:

• Kunde er valgt og har gyldig sendemetode (EHF eller e-post)
• Minst én produktlinje er lagt til
• Hver linje har vare, antall, pris, enhet og valuta
• MVA-kode er valgt på hver linje (hvis selskapet er MVA-pliktig)

Mangler noe, får du en varsling som sier hvilket felt det gjelder. Er alt i orden, vises en bekreftelsesdialog – «Bekreft sending av faktura» (eller «Bekreft sending av kreditnota»):

«Fakturaen vil bli sendt via [EHF/e-post] til [Kundenavn]. Du vil motta en e-post når leveringen er fullført.»

Klikk Send i dialogen. Knappen viser Sender… og dialogen står åpen til sendingen er fullført. Går noe galt, blir dialogen stående slik at du kan prøve på nytt. Når sendingen lykkes, lukkes dialogen og skjemaet nullstilles, slik at du kan opprette neste faktura.

Opprette en kreditnota

En kreditnota brukes til å kreditere (helt eller delvis) en allerede sendt faktura. Du kan opprette den på to måter.

Fra en eksisterende faktura – dette er den vanlige fremgangsmåten, og gir en kreditnota som er knyttet til den opprinnelige fakturaen:

1. Gå til Inntekter eller Dokumenter
2. Finn fakturaen du vil kreditere
3. Klikk på trepunktsmenyen (⋮) og velg Krediter faktura. Handlingen vises bare på utgående fakturaer som har varelinjer. Du finner den også i trepunktsmenyen når du har åpnet fakturaen
4. Snapbooks åpner fakturasiden med kunde, varelinjer og referanser forhåndsutfylt fra den opprinnelige fakturaen, og kommentaren «Kreditnota basert på faktura #1234»
5. Juster beløpene ved behov. Valutaen og dokumenttypen er låst
6. Klikk Send for å sende kreditnotaen

Fra fakturasiden – velg Kreditnota i nedtrekkslisten på dokumenttittelen og fyll ut skjemaet selv. Bruk dette når kreditnotaen ikke skal knyttes til en enkelt faktura.

Merk: Mens den opprinnelige fakturaen hentes, vises en spinner. Kan den ikke hentes, får du meldingen «Kunne ikke laste data» i stedet for et tomt skjema – slik unngår du å sende en blank faktura ved et uhell.

Kopiere en faktura

Hvis du ofte sender lignende fakturaer, kan du kopiere en eksisterende:

1. Finn fakturaen i Inntekter eller Dokumenter
2. Klikk på trepunktsmenyen (⋮) og velg Kopier
3. Snapbooks åpner fakturasiden med kunde, varelinjer og referanser forhåndsutfylt, og kommentaren «Faktura basert på faktura #1234»
4. Gjør eventuelle justeringer og send

Hvor finner jeg sendte fakturaer?

Sendte fakturaer vises på to steder:

• Inntekter – viser alle salgsfakturaer med betalingsstatus
• Dokumenter – viser alle dokumenter inkludert fakturaer, med mulighet for filtrering og søk

Vanlige spørsmål

Kan jeg redigere en sendt faktura?

Nei, sendte fakturaer kan ikke redigeres. Hvis du trenger å gjøre endringer, oppretter du en kreditnota for å kreditere den opprinnelige fakturaen, og sender deretter en ny faktura.

Hva er forskjellen mellom EHF og e-post?

EHF (Elektronisk Handelsformat) er den norske standarden for elektronisk fakturering via Peppol-nettverket. Fakturaen leveres digitalt direkte til kundens regnskapssystem. E-post sender fakturaen som PDF-vedlegg. EHF er det foretrukne formatet for bedriftskunder.

Hvorfor kan jeg ikke sende fakturaen?

Sjekk at kunden har en gyldig sendemetode (EHF eller e-post) registrert. Sjekk også at alle påkrevde felt er utfylt på hver linje – vare, antall, pris, enhet og valuta, samt MVA-kode hvis selskapet er MVA-pliktig. Varslingen du får, navngir feltet som mangler.

Kan jeg fakturere i utenlandsk valuta?

Ja. Velg ønsket valuta i valutavelgeren i prisfeltet – hele fakturaen bytter da valuta, og prisene hentes fra varenes priser i den valutaen. Priser per valuta legger du inn på varen under Stamdata → Varer.

Kan jeg lage en kreditnota uten å starte fra en faktura?

Ja. Åpne fakturasiden, klikk på dokumenttittelen øverst og velg Kreditnota.

Hvordan legger jeg til en ny kunde?

Kunder administreres under Stamdata i menyen. Opprett en ny forretningspartner med type «Kunde», og den vil bli tilgjengelig i kundevalget på fakturasiden.