Faktura – opprett og send fakturaer
Fakturamodulen lar deg opprette profesjonelle fakturaer og kreditnotaer, forhåndsvise dem som PDF, og sende dem direkte til kundene dine via EHF/Peppol eller e-post. Denne guiden tar deg gjennom hele prosessen.
Komme i gang
Du åpner fakturasiden på én av disse måtene:
- Klikk på pluss-knappen (+) i hovedmenyen og velg Send faktura
- Naviger til Inntekter og klikk Opprett faktura (hvis du ikke har noen fakturaer ennå)
Opprette en faktura
Fakturaskjemaet er delt inn i fem deler som du fyller ut fra topp til bunn.
1. Kunde
Velg hvem fakturaen skal sendes til:
- Velg kunde – bruk nedtrekkslisten til å velge en eksisterende kunde (forretningspartner)
- Sendemetode – viser automatisk om kunden kan motta EHF/Peppol (digital faktura) eller e-post. Et ikon indikerer status
- Ordrereferanse – kundens bestillingsnummer (valgfritt)
- Kjøperreferanse – referansenummer fra kjøper (valgfritt)
Tips: Kunder som er registrert med organisasjonsnummer vil automatisk kunne motta EHF-fakturaer hvis de er registrert i Peppol-nettverket.
2. Datoer og kommentar
- Utstedelsesdato – datoen fakturaen utstedes (forhåndsutfylt med dagens dato)
- Forfallsdato – betalingsfristen (forhåndsutfylt med 14 dager fra i dag)
- Kommentar – fritekstfelt for betalingsbetingelser, merknader eller annen informasjon som skal vises på fakturaen
3. Produktlinjer
Her legger du til varene eller tjenestene som skal faktureres:
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Vare | Velg en vare fra katalogen din |
| Antall | Antall enheter (forhåndsutfylt med 1) |
| Pris | Enhetspris (fylles automatisk fra varekatalogen) |
| MVA | MVA-sats (vises kun hvis selskapet er MVA-pliktig) |
| Sum | Beregnes automatisk (antall × pris) |
- Klikk Legg til linje for å legge til flere produktlinjer
- Klikk X på en linje for å fjerne den
- Du kan endre valuta per linje hvis du fakturerer i utenlandsk valuta
Nederst ser du en oppsummering med subtotal, MVA-beløp fordelt per sats, og totalbeløp.
4. Betalingskonto og vedlegg
- Betalingskonto – velg hvilken bankkonto som skal vises på fakturaen
- Vedlegg – dra og slipp filer for å legge ved støttedokumenter til fakturaen
5. Forhåndsvis og send
Nederst finner du to knapper:
- Forhåndsvis – åpner en PDF-forhåndsvisning av fakturaen i et dialogvindu, slik at du kan kontrollere at alt ser riktig ut
- Send – sender fakturaen til kunden
Sende en faktura
Når du klikker Send, validerer Snapbooks at alle nødvendige felt er utfylt:
- Kunde er valgt og har gyldig sendemetode (EHF eller e-post)
- Minst én produktlinje er lagt til
- Hver linje har vare, antall, pris og valuta
- MVA-kode er valgt (hvis selskapet er MVA-pliktig)
Hvis alt er i orden, vises en bekreftelsesdialog:
«Fakturaen vil bli sendt via [EHF/E-post] til [Kundenavn]. Du vil motta en e-post når leveringen er fullført.»
Bekreft, og fakturaen sendes. Skjemaet nullstilles slik at du kan opprette neste faktura.
Opprette en kreditnota
En kreditnota brukes til å kreditere (helt eller delvis) en allerede sendt faktura. Du oppretter en kreditnota slik:
- Gå til Inntekter eller Dokumenter
- Finn fakturaen du vil kreditere
- Klikk på trepunktsmenyen (⋮) og velg Opprett kreditnota
- Snapbooks åpner fakturaskjemaet med alle feltene forhåndsutfylt fra den opprinnelige fakturaen
- Juster beløpene ved behov
- Klikk Send for å sende kreditnotaen
Kopiere en faktura
Hvis du ofte sender lignende fakturaer, kan du kopiere en eksisterende:
- Finn fakturaen i Inntekter eller Dokumenter
- Klikk på trepunktsmenyen (⋮) og velg Kopier faktura
- Snapbooks åpner fakturaskjemaet med alle feltene forhåndsutfylt
- Gjør eventuelle justeringer og send
Hvor finner jeg sendte fakturaer?
Sendte fakturaer vises på to steder:
- Inntekter – viser alle salgsfakturaer med betalingsstatus
- Dokumenter – viser alle dokumenter inkludert fakturaer, med mulighet for filtrering og søk
Vanlige spørsmål
Kan jeg redigere en sendt faktura?
Nei, sendte fakturaer kan ikke redigeres. Hvis du trenger å gjøre endringer, oppretter du en kreditnota for å kreditere den opprinnelige fakturaen, og sender deretter en ny faktura.
Hva er forskjellen mellom EHF og e-post?
EHF (Elektronisk Handelsformat) er den norske standarden for elektronisk fakturering via Peppol-nettverket. Fakturaen leveres digitalt direkte til kundens regnskapssystem. E-post sender fakturaen som PDF-vedlegg. EHF er det foretrukne formatet for bedriftskunder.
Hvorfor kan jeg ikke sende fakturaen?
Sjekk at kunden har en gyldig sendemetode (EHF eller e-post) registrert. Sjekk også at alle påkrevde felt er utfylt, inkludert MVA-kode hvis selskapet er MVA-pliktig.
Kan jeg fakturere i utenlandsk valuta?
Ja, du kan endre valuta på hver produktlinje. Velg ønsket valuta fra nedtrekkslisten ved siden av prisfeltet.
Hvordan legger jeg til en ny kunde?
Kunder administreres under Stamdata i menyen. Opprett en ny forretningspartner med type «Kunde», og den vil bli tilgjengelig i kundevalget på fakturasiden.