Repeterende fakturaer – sett opp automatisk fakturering
Repeterende fakturaer lar deg fakturere faste kunder automatisk i et fast intervall – hver måned, hvert kvartal, hvert halvår eller hvert år. Hver kunde kan ha flere produktlinjer, og hver linje har sin egen frekvens og sine egne datoer. Snapbooks oppretter fakturaen for deg ved periodens start (eller slutt, om du fakturerer på etterskudd) og samler linjene som forfaller i samme periode på én faktura per kunde.
Beta: Modulen er merket som Beta i appen. Funksjonaliteten er stabil, men noen finesser (som en pause-funksjon på linjer) kommer i en senere versjon.
Merk: Repeterende fakturaer aktiveres under Innstillinger > Planer og bruk ved å skru på «Repeterende fakturaer». Tillegget koster 59 kr per måned.
Oversikt
Når du åpner Repeterende fakturaer fra menyen, ser du en oversikt over alle aktive abonnementer gruppert per kunde, og en sammendragsboks øverst med:
| Nøkkeltall | Beskrivelse |
|---|---|
| Månedlig omsetning | Sum av (antall × pris ÷ frekvens i måneder) for alle aktive linjer |
| Årlig omsetning | Månedlig omsetning × 12 |
| Aktive kunder | Antall kunder med minst én aktiv linje |
Under sammendraget vises hver kunde som en rad. Klikk på raden for å se og endre kundens abonnement.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Kunde | Kunden som blir fakturert |
| Månedlig sum | Aggregert månedsverdi for kundens aktive linjer |
| Linjer | Hver linje vises med varenavn, beløp per periode og frekvensetikett (månedlig, kvartalsvis, osv.) |
Avsluttede linjer vises ikke i listen – kun aktive abonnementer.
Opprette et nytt abonnement
- Klikk + Ny øverst til høyre
- Velg Kunde fra nedtrekkslisten – søk på navn, organisasjonsnummer eller e-post. Kunden låses så snart abonnementet er lagret og kan ikke byttes senere
- Fyll inn første produktlinje under Produktlinjer:
- Vare – velg fra varekatalogen (eller opprett ny)
- Antall og Pris
- MVA-sats – vises kun hvis bedriften er MVA-pliktig
- Beskrivelse – fritekst, valgfritt
- Velg frekvens-innstillinger for linjen:
- Frekvens – månedlig, kvartalsvis, halvårlig eller årlig
- Startdato – datoen den første fakturaen skal genereres
- Sluttdato – velg «pågående» for å la abonnementet løpe til du selv avslutter det, eller klikk Avslutt for å sette dagens dato som sluttdato
- Betingelser – velg Faktureres på forskudd (perioden som starter) eller Faktureres på etterskudd (perioden som er fullført)
- Klikk + Legg til linje for å legge til flere produktlinjer. Hver linje har sin egen frekvens og sine egne datoer
- Klikk Lagre
Når flere linjer på samme kunde forfaller i samme periode, samles de på én faktura.
Tips: Frekvensen er per linje – ikke per kunde. Du kan derfor ha en månedlig abonnementsavgift på én linje og en kvartalsvis vedlikeholdsavgift på en annen, alt under samme kunde.
Sammendrag på abonnementssiden
Nederst på kundens abonnementsside vises en sammendragsboks med kundens månedlige og årlige omsetning. Hvis flere valutaer er i bruk, vises et notat om at summen er en tilnærming i den vanligste valutaen.
Endre eller avslutte linjer
Klikk på en kunderad i listen for å åpne abonnementet. Her kan du:
- Endre en aktiv linje – juster vare, antall, pris, MVA, beskrivelse eller frekvens-innstillingene. Endringer gjelder fra og med neste fakturaperiode
- Avslutte en linje – klikk Avslutt øverst til høyre i linjen (eller på «Avslutt»-lenken i frekvens-feltet). Sluttdatoen settes til i dag, og linjen flyttes til seksjonen Avsluttede linjer nederst. Ingen flere fakturaer genereres fra linjen
- Slette en linje – klikk på X-knappen i hjørnet av en aktiv linje. Linjen fjernes helt ved neste lagring. Avsluttede linjer kan ikke slettes – de er låst som historisk dokumentasjon
- Legge til nye linjer – klikk + Legg til linje for å starte en ny tilbakevendende linje på samme kunde
Husk å klikke Lagre når du er ferdig. Avbryt-knappen tar deg tilbake til oversikten uten å lagre endringene.
Avsluttede linjer
Linjer som er avsluttet vises i en sammenfoldbar Avsluttede linjer-seksjon nederst på siden. Hver avsluttet linje viser de samme detaljene (antall, pris, MVA, totalsum og beskrivelse) sammen med frekvens-innstillingene og sluttdatoen – alt skrivebeskyttet. Klikk på pilen for å utvide seksjonen, og bruk «Vis alle»-knappen om det er mer enn tre avsluttede linjer.
Når blir abonnementer satt opp av regnskapsfører?
Hvis regnskapsføreren din har satt opp en abonnementsavtale på vegne av bedriften (typisk for fasthonorar eller bokføringspakker), vises abonnementet med et låsesymbol og notatet «Administrert på regnskapsførerkontoen». Du kan se detaljene, men ikke endre dem – avtalen styres fra regnskapsførerens side. Bruk Tilbake-knappen for å gå tilbake til oversikten.
Når fakturaer genereres
Ved periodens start (eller slutt, ved etterskuddsfakturering) oppretter Snapbooks én faktura per kunde og samler linjene som forfaller i samme periode. Fakturaen dukker opp i Inntekter som vanlig, og kan sendes via EHF eller e-post på samme måte som andre fakturaer.
Vanlige spørsmål
Kan en kunde ha flere abonnementer med ulike frekvenser?
Ja. Hver produktlinje har sin egen frekvens, startdato, sluttdato og betingelse. Du kan kombinere månedlige, kvartalsvise og årlige linjer på samme kunde – Snapbooks samler dem på én faktura når de forfaller i samme periode.
Kan jeg bytte kunde på et eksisterende abonnement?
Nei. Når abonnementet er lagret, låses kunden. Hvis du har valgt feil kunde, må du avslutte (eller slette) linjene og opprette et nytt abonnement på riktig kunde.
Hvordan pauser jeg et abonnement?
Pause-funksjon kommer i en senere versjon. Inntil videre kan du avslutte den aktuelle linjen og opprette en ny når du vil starte igjen.
Hva er forskjellen på «på forskudd» og «på etterskudd»?
- På forskudd (IN_ADVANCE) – fakturaen genereres ved starten av perioden som skal faktureres
- På etterskudd (IN_ARREARS) – fakturaen genereres ved slutten av perioden som er fullført
Velg det som passer for din avtale med kunden.
Hvorfor er abonnementet mitt låst?
Låsen betyr at avtalen er satt opp av regnskapsføreren din via deres regnskapssystem. Ta kontakt med regnskapsføreren hvis du trenger endringer.
Se også: Faktura – opprett og send fakturaer for hvordan de genererte fakturaene sendes via EHF eller e-post, og hvordan du legger til vedlegg.