Oversikt for regnskapsførere – administrer alle klientene dine

Hvis firmaet ditt er registrert som et regnskapsbyrå i Snapbooks, er Oversikt siden du møter når du logger inn. Her ser du alle klientene byrået ditt fører regnskap for, samlet i én liste, sortert etter hvor mye som gjenstår å gjøre. I stedet for å måtte åpne hver klient for å sjekke status, ser du med ett blikk hvem som trenger oppmerksomhet nå.

Merk: Denne siden vises kun for byråkontoer. Har firmaet ditt en vanlig klientkonto, se i stedet guiden for Dashboardet.

Klientlisten

Hver rad i listen representerer én klient med en aktiv regnskapsavtale med byrået ditt. For hver klient viser listen:

• Klient – klientens navn, med et lenkeikon som viser om klienten er koblet til i Altinn
• Bilag – antall bilag som venter på behandling (kladd, venter eller stoppet)
• Banktransaksjoner – antall banktransaksjoner som venter på avstemming
• Meldinger – antall ubesvarte meldinger fra klienten
• MVA % – hvor langt du har kommet med inneværende MVA-periode
• Årsoppgave % – fremdrift på årsoppgjøret
• Automatisering – hvor stor andel av arbeidet Snapbot håndterer automatisk for klienten

Klikk på en klient for å åpne klientens vanlige dashboard og jobbe videre der.

Hold musepekeren over en klientrad for å vise en liten blyantknapp ved siden av klientnavnet. Klikk på den for å åpne en dialog der du kan redigere startdato og sluttdato for regnskapsavtalen med klienten.

Sortering: viktigst arbeid øverst

Klientene sorteres automatisk etter en arbeidsscore, ikke alfabetisk. Ubesvarte meldinger teller mest (kundene venter på svar), deretter bilag og banktransaksjoner som venter, og til slutt hvor mye som gjenstår av MVA- og årsoppgjørsarbeidet. Klienter med lite eller ingenting å gjøre havner nederst. Din egen byråkonto ligger alltid øverst i listen.

Tips: Bruk denne rekkefølgen som en daglig gjøreliste – jobb deg nedover fra toppen så vet du at du alltid tar unna det mest presserende først.

Legge til en ny klient

Klikk Legg til ny klient øverst på siden for å opprette en ny regnskapsavtale:

1. Organisasjon – søk opp firmaet i Brønnøysundregisteret. Finner du det ikke, kan du legge det til manuelt.
2. Inviter kundens eier til å logge inn på Snapbooks – huk av hvis du vil at klientens eier skal få egen tilgang til kontoen. Er boksen krysset av må du også oppgi eierens e-post.
3. Startdato arbeidsavtale – datoen regnskapsoppdraget starter fra.

Trykk Lagre for å opprette avtalen. Den nye klienten dukker opp i listen din så snart avtalen er aktiv.

Venter på godkjenning fra kunden

Noen ganger må klienten selv godkjenne regnskapsavtalen før den blir aktiv – for eksempel når du inviterer eieren til å logge inn selv. Så lenge avtalen ikke er godkjent, vises den ikke i klientlisten, men du får et eget varsel øverst på siden: «Venter på godkjenning fra kunden», med navnene på klientene som ennå ikke har godkjent.

Inaktive kunder

Klienter der regnskapsavtalen er godkjent, men har fått en sluttdato som har passert, vises ikke lenger i den vanlige klientlisten. De samles i stedet i en kollapset seksjon nederst på siden: «Inaktive kunder».

Klikk på seksjonen for å utvide den. Hver rad viser klientnavnet og datoen avtalen ble avsluttet. Byrået beholder leseadgang til disse klientene i flere år etter at avtalen er avsluttet, så du kan fortsatt klikke deg inn på dem – og bruke blyantknappen for å endre start- eller sluttdato hvis avtalen skal gjenåpnes.

Koble byrået til Altinn

Øverst på Oversikt-siden finner du et Altinn-panel som lar deg koble hele byrået til Altinn med én gang, i stedet for å godkjenne hver klient enkeltvis:

1. Trykk Koble byrået til Altinn. Dette oppretter én agent (klientforhold) som byrået bruker mot alle klientene sine.
2. Når byrået er koblet til, ser du en liste over klientforhold hentet fra Altinn under Klientdelegeringer.
3. Trykk Deleger på klientene byrået skal jobbe med i Snapbooks. Trykk Fjern for å oppheve delegeringen igjen.

Klientforhold som ikke finnes som klient i Snapbooks er merket «(ikke i Snapbooks)» og kan ikke delegeres før klienten er lagt til i klientlisten din.

Lenkeikonet ved siden av klientnavnet i listen viser om byrået har tilgang til klienten i Altinn akkurat nå – grønt betyr tilkoblet, grått betyr at klienten ikke er koblet til.

Redigere oppdragsdatoer

Før musepekeren over en klientrad, og et blyantikon dukker opp ved siden av klientnavnet. Trykk på det for å åpne en dialog hvor du kan endre startdato og sluttdato for oppdraget deres. Sett en sluttdato når et kundeforhold avsluttes – klienten flyttes da automatisk til Inaktive kunder når sluttdatoen passeres.

Inaktive kunder

Klienter med en avsluttet regnskapsavtale (godkjent oppdrag som har passert sin sluttdato) vises ikke lenger i den vanlige klientlisten. I stedet samles de under Inaktive kunder nederst på siden, kollapset som standard – trykk på raden for å vise dem.

For hver inaktive klient vises sluttdatoen for oppdraget. Byrået beholder leserettigheter til klientens regnskap i flere år etter at oppdraget er avsluttet, så du kan fortsatt klikke deg inn på klienten for å slå opp i historikken. Bruk blyantikonet på raden hvis du trenger å endre eller fjerne sluttdatoen, for eksempel hvis kundeforholdet gjenopptas.

Åpne oppdrag

Har bedrifter uten regnskapsfører publisert hjelpeforespørsler (se Få hjelp med regnskapet), dukker de opp i panelet Åpne oppdrag på Oversikt-siden. Her kan byrået ditt gi tilbud på nye kunder.

For hvert åpne oppdrag ser du:

• Type oppdrag – Løpende regnskapsføring eller Enkeltoppdrag
• Beskrivelsen bedriften har oppgitt
• Organisasjonsnummer, sted og antall ansatte (der informasjonen er tilgjengelig)

Se kundens rapporter før du gir tilbud

Trykk Kunderapporter for å laste ned hovedbok eller saldobalanse for i år og/eller i fjor, som Excel eller PDF – nyttig for å vurdere omfanget før du priser tilbudet.

Gi tilbud

Trykk Gi tilbud og fyll ut:

1. Melding – en kort presentasjon av hva byrået tilbyr
2. Pris – valgfritt
3. Foreslått startdato, og for enkeltoppdrag også foreslått sluttdato

Tilbudet ditt vises deretter under Mine tilbud i samme panel, med status (Venter, Akseptert, Avslått eller Trukket). Du kan gi maks ett ventende tilbud per oppdrag av gangen.

Trykk Trekk tilbudet for å trekke et tilbud som fortsatt venter på svar.

Merk: Aksepterer kunden tilbudet ditt, opprettes en aktiv regnskapsavtale automatisk, og kunden dukker opp i klientlisten din. Aksepterer kunden et annet byrås tilbud på samme oppdrag, blir dine ventende tilbud på det oppdraget automatisk avslått.

Vanlige spørsmål

Hvorfor ser jeg ikke Oversikt-siden når jeg logger inn?

Oversikt er kun tilgjengelig for byråkontoer. Har firmaet ditt en vanlig klientkonto (du fører regnskap for egen virksomhet, ikke for andre), sendes du til det vanlige dashboardet i stedet.

Hva skjer med klienter jeg ikke har delegert i Altinn?

De vises fortsatt i klientlisten din, men lenkeikonet vil være grått. Du kan fremdeles jobbe med klienten i Snapbooks, men byrået mangler da tilgang til klientens data i Altinn til for eksempel innsending av MVA-melding.

Kan jeg endre rekkefølgen på klientlisten selv?

Nei, listen sorteres automatisk etter arbeidsmengde slik at det viktigste alltid havner øverst. Bruk søkefeltet på siden hvis du leter etter en bestemt klient.

Må jeg koble byrået til Altinn for å bruke Oversikt-siden?

Nei. Altinn-panelet er valgfritt og gir deg samlet tilgang til klientenes Altinn-tjenester (som MVA-innsending) fra ett sted. Du kan bruke resten av Oversikt-siden – klientliste, arbeidsprioritering og godkjenningsstatus – helt uavhengig av om byrået er koblet til Altinn.

Hvor blir det av en klient når avtalen avsluttes?

Klienten forsvinner fra hovedlisten og legges i den kollapsede seksjonen «Inaktive kunder» nederst på siden. Byrået beholder tilgang til klientens data i flere år etter at avtalen er avsluttet.

Hvorfor forsvant en klient fra klientlisten min?

Klienten har trolig fått en sluttdato på oppdraget som har passert, eller oppdraget mangler startdato. Sjekk Inaktive kunder nederst på siden – der dukker klienten opp igjen. Trykk blyantikonet på raden for å rette opp datoene hvis oppdraget egentlig fortsatt er aktivt.