Dette er kontoen du bruker for kostnader som tilhører denne perioden, men som du ikke har fått regning på ennå - litt som en “ventekonto” for utgifter du vet kommer.
Hva er påløpte kostnader?
Dette er kostnader som:
- Du har brukt, men ikke fått faktura på
- Tilhører perioden, men betales senere
- Må periodiseres for korrekt resultat
- Er pådratt men ikke fakturert
- Krever avsetning for riktig periodisering
- Er estimert basert på erfaring
- Mangler endelig dokumentasjon
Når bruker du denne kontoen?
Du øker beløpet (krediterer) når:
- Du setter av penger til kommende regninger
- Du periodiserer kostnader ved periodeslutt
- Du vet om utgifter som kommer
- Du vil ha kostnadene i riktig periode
- Du gjør avsetninger ved årsslutt
- Du estimerer påløpte kostnader
Du reduserer beløpet (debiterer) når:
- Du får den faktiske regningen
- Du betaler kostnaden
- Du må justere avsetningen
- Du korrigerer feil estimater
- Du tilbakefører gamle avsetninger
- Du mottar endelig dokumentasjon
Se hvordan det fungerer i praksis
Eksempel 1: Strømkostnad for desember
Strømregning kommer først i januar:
- Ved årsslutt (desember):
- Debet 6200 Strøm: 4.000 kr
- Debet 2710 Inngående MVA: 1.000 kr
- Kredit 2960 Annen påløpt kostnad: 5.000 kr
- Ved mottak av faktura i januar:
- Debet 2960 Annen påløpt kostnad: 5.000 kr
- Kredit 2400 Leverandørgjeld: 5.000 kr
Eksempel 2: Revisjonshonorar
Årsoppgjørsrevisjon utført i desember:
- Ved estimering av kostnad:
- Debet 6700 Revisjonshonorar: 40.000 kr
- Debet 2710 Inngående MVA: 10.000 kr
- Kredit 2960 Annen påløpt kostnad: 50.000 kr
Dette må du passe på
- Estimeringsmetoder:
- Historiske tall som grunnlag
- Avtaler og kontrakter
- Erfaringstall
- Beregningsmodeller
- Dokumentasjonskrav:
- Beregningsgrunnlag
- Estimeringsmetode
- Underliggende avtaler
- Tidligere fakturaer
- Oppfølgingsrutiner:
- Avstemming mot faktiske kostnader
- Justering av estimater
- Dokumentasjon av avvik
Vanlige tabber å unngå
- Å glemme å sette av for kjente kostnader
- Å sette av for mye eller for lite
- Å miste oversikten over avsetninger
- Å glemme å følge opp mot faktiske kostnader
- Å mangle dokumentasjon på estimater
- Å overse vesentlige kostnader
- Å neglisjere tidligere erfaringer
Smarte tips
- Lag gode rutiner for periodisering
- Hold detaljert oversikt over alle avsetninger
- Følg opp systematisk når regningene kommer
- Lær av tidligere perioders erfaringer
- Dokumenter alle beregninger grundig
- Bruk sjekklister ved periodeslutt
- Ha system for oppfølging
- Evaluer treffsikkerhet på estimater
Oppsummert
God håndtering av påløpte kostnader sikrer:
- Korrekt periodisering av kostnader
- Nøyaktig resultatrapportering
- God økonomisk styring
- Effektiv likviditetsplanlegging
- Pålitelig regnskapsinformasjon
Husk: Riktig periodisering er avgjørende for å vise et korrekt bilde av virksomhetens økonomi!
Se også: