Utgifter – håndter leverandørfakturaer og kostnader
Utgiftssiden gir deg oversikt over alle kostnader og leverandørfakturaer. Her ser du totale utgifter, utestående beløp, og en fordeling per leverandør. Du kan også registrere betalinger, administrere dokumenter og laste opp nye kvitteringer.
Oversikt over utgiftssiden
Når du åpner Utgifter fra menyen, ser du tre hovedområder:
- Nøkkeltall – to kort og et diagram øverst
- Fanevelger – filtrer mellom ulike visninger
- Dokumentliste – en rulleliste med alle utgiftsdokumentene dine
Nøkkeltall
Øverst på siden finner du tre visuelle elementer:
Totale utgifter
Viser summen av alle kostnader for valgt periode. Klikk på kortet for å filtrere listen.
Utestående
Viser totalt utestående beløp til leverandører – altså summen av ubetalte leverandørfakturaer. Klikk på kortet for å filtrere til kun ubetalte.
Leverandørfordeling
Et kakediagram som viser de 10 største leverandørene dine etter beløp. Hver sektor viser leverandørnavn og prosentandel. Klikk på en leverandør i diagrammet for å filtrere listen til kun den leverandøren.
Tips: Bruk leverandørfordelingen til å identifisere de største kostnadsdriverne i bedriften. Hvis én leverandør dominerer, kan det være verdt å forhandle om bedre vilkår.
Endre tidsperiode
Som standard viser utgiftssiden tall for inneværende kalenderår. Klikk på periodevelgeren øverst for å endre start- og sluttdato. Alle tall og lister oppdateres umiddelbart.
Fanene
Under nøkkeltallene finner du faner som filtrerer visningen:
| Fane | Beskrivelse |
|---|---|
| Alle | Viser alle utgiftsdokumenter i perioden |
| Ubetalte | Viser kun ubetalte og delvis betalte dokumenter, sortert etter forfallsdato |
| Ventende betaling | Viser dokumenter som er under betaling |
| Leverandøroversikt | Viser en sammendragsvisning gruppert per leverandør |
Dokumenttyper
Utgiftssiden viser flere typer dokumenter:
| Type | Beskrivelse |
|---|---|
| Leverandørfaktura | Faktura mottatt fra en leverandør |
| Inkassokrav | Inkassodokumenter |
| MVA-oppgjør | MVA-oppgjørsdokumenter |
| Skattebetalinger | Dokumenter for skatteinnbetalinger |
| Lønnsutbetalinger | Dokumenter fra lønnskjøring |
| Kreditnota | Kreditnota mottatt fra leverandør |
Dokumentlisten
Hver rad i listen viser:
- Leverandør – leverandørens navn og logo
- Dokumentnummer – referansenummeret
- Beløp – dokumentets beløp
- Dato – dokumentdato
- Statusmerker – ikoner som indikerer status
Statusmerker
| Merke | Betydning |
|---|---|
| B | Betalt – dokumentet er fullstendig betalt |
| P | Prosjekt – dokumentet er knyttet til et prosjekt |
| F | Forfalt – dokumentet har passert forfallsdato uten betaling |
Klikk på et dokument
Når du klikker på et dokument, åpnes detaljvisningen der du kan se hele dokumentet, redigere informasjon og godkjenne bokføring.
Laste opp nye dokumenter
Klikk på Last opp dokument-knappen øverst for å laste opp kvitteringer og fakturaer. Du kan:
- Dra og slipp filer direkte inn i opplastingsområdet
- Bla gjennom filer for å velge fra en mappe
- Sende på e-post til bedriftens unike e-postadresse i Snapbooks
Opplastede dokumenter behandles automatisk av Snapbot, som leser ut leverandør, beløp, dato og andre detaljer. Se Dokumenter-guiden for mer om behandlingsflyten.
Registrere betaling
Du kan registrere betaling på én eller flere fakturaer:
Enkeltbetaling
- Klikk på trepunktsmenyen (⋮) på dokumentet
- Velg Marker som betalt
Betale via bank
- Klikk på Betal-knappen på et ubetalt dokument
- En betalingsmodal åpnes der du kan gjennomføre bankoverføring
Betale flere samtidig
- Velg flere dokumenter ved å holde Shift og klikke
- Klikk Betal i handlingslinjen som vises nederst
Handlinger for enkeltdokumenter
Via trepunktsmenyen (⋮) kan du:
- Marker som betalt – registrerer at dokumentet er betalt
- Finn lignende – søker etter lignende dokumenter i arkivet
- Slett – sletter dokumentet (bokførte dokumenter reverseres først)
Handlinger for flere dokumenter
Velg flere dokumenter og bruk handlingslinjen nederst:
- Slå sammen – kombinerer to eller flere dokumenter til ett (nyttig hvis en faktura er skannet som flere filer)
- Arkiver – flytter valgte dokumenter til arkivet
- Slett – sletter valgte dokumenter
- Betal – registrer betaling for flere dokumenter samtidig (tilgjengelig i «Ubetalte»-fanen)
Leverandøroversikt
Fanen Leverandøroversikt gir deg et sammendrag per leverandør. Her ser du:
- Leverandørnavn
- Totalt fakturert beløp
- Utestående beløp
Dette er nyttig for å få oversikt over hvilke leverandører du skylder penger til.
Vanlige spørsmål
Hvordan får jeg leverandørfakturaer inn i Snapbooks?
Den enkleste måten er å sette opp automatisk videresending fra leverandørenes e-poster til bedriftens Snapbooks-adresse. Du kan også laste opp filer manuelt via opplastingsknappen, eller bruke mobilappen til å ta bilde av kvitteringer.
Hva skjer med dokumenter som ikke er behandlet?
Ubehandlede dokumenter vises under Dokumenter med status «Importert» eller «Ventende». Snapbot behandler dem automatisk, men noen ganger trengs det svar fra deg – sjekk «Spørsmål»-fanen i dokumentmodulen.
Kan jeg se en oversikt over utgifter per kategori?
Ja, bruk Rapporter i menyen for detaljerte utgiftsrapporter fordelt på kontoer, prosjekter og dimensjoner. Rapportene kan eksporteres til Excel, PDF eller JSON.
Hvorfor stemmer ikke utestående-beløpet med summen av ubetalte fakturaer?
Utestående-beløpet hentes fra leverandørreskontro (konto 2400) og kan inkludere posteringer som ikke vises direkte i dokumentlisten, for eksempel manuelle justeringer.