Krav til bilag i regnskapet

Tenk på bilag som kvitteringer på alt som skjer i bedriften din. Akkurat som du får en kvittering når du handler på butikken, må bedriften din ha dokumentasjon på alle økonomiske hendelser. Her lærer du hvilke krav som stilles til bilag, og hvordan du sikrer at alt er i orden.

Hva er et bilag?

Et bilag er bevis på at noe har skjedd i regnskapet ditt. Det kan være:

• Fakturaer du sender til kunder (se egen guide for fakturering til utlandet)
• Fakturaer du mottar fra leverandører
• Kvitteringer fra butikker
• Kontoutskrifter fra banken
• Lønnsslipper (se guide for bokføring av lønn)
• Reiseregninger

Hvilke krav stilles til bilag?

For at et bilag skal være gyldig, må det inneholde:

1. Dato - Når skjedde transaksjonen?
   • Eksempel: Kjøpsdato på en kvittering eller fakturadato
2. Beløp - Hvor mye penger er det snakk om?
   • Både nettobeløp og MVA må være spesifisert
   • Eksempel: Vare kr 1000 + MVA kr 250 = Totalt kr 1250
3. Hvem - Hvem er involvert?
   • Navn og organisasjonsnummer på selger
   • Navn på kjøper (bedriften din)
   • Eksempel: “Kontorutstyr AS (org.nr. 123 456 789) til Din Bedrift AS”
4. Hva - Hva gjelder kjøpet?
   • Tydelig beskrivelse av vare eller tjeneste
   • Eksempel: “Kontorpult, modell Standard 160cm”

Spesielle krav for ulike typer bilag

Fakturaer

En faktura må i tillegg inneholde:

• Fakturanummer
• Forfallsdato
• Betalingsinformasjon (KID/kontonummer)
• MVA-spesifikasjon (for utenlandsfakturering, se egen guide)
• Leveringsadresse hvis relevant

Kvitteringer

For kontantkjøp under 1000 kroner:

• Dato og beløp må være tydelig
• Hva som er kjøpt må fremgå
• Du må skrive på hva kjøpet gjelder hvis det ikke er åpenbart
• Eksempel: Skrive “Kaffe og frukt til kundemøte” på kvitteringen

Reiseregninger

Må inneholde:

• Formål med reisen
• Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
• Reiserute
• Kostnad per utgift (transport, overnatting, mat)
• Vedlagte originalkvitteringer

Viktige regler å huske på

1. Betalingsgrense: For kjøp over 10 000 kroner må du betale med kort eller faktura. Kontantkjøp over denne grensen gir ikke rett til fradrag.

2. Oppbevaring:
   • Bilag skal oppbevares i 5 år
   • Oppbevar dem systematisk, for eksempel sortert etter dato
   • Ta kopi av kvitteringer som falmer (kassalapper)
3. Digitale bilag:
   • Digitale kopier er godkjent hvis de er lesbare
   • Ta bilde eller skann kvitteringer med en gang
   • Bruk et system for å organisere digitale bilag

Vanlige feil å unngå

1. Manglende firmainformasjon
   • Feil: Kjøpe noe på privatkvittering
   • Riktig: Be om firmafaktura eller få påført firmanavn på kvittering
2. Udokumenterte utgifter
   • Feil: “Jeg vet jeg kjøpte noe, men finner ikke kvitteringen”
   • Riktig: Ta vare på alle kvitteringer, helst digitalt med en gang
3. Uklart formål
   • Feil: Bare legge ved en restaurantkvittering
   • Riktig: Skrive på hvem som var med og formål (f.eks. “Kundemøte med Bedrift AS”)

Tips for god bilagshåndtering

1. Lag gode rutiner:
   • Ta bilde av kvitteringer med en gang
   • Sorter bilag ukentlig
   • Bruk mapper eller digitale systemer for organisering
2. Vær nøye med beskrivelser:
   • Skriv tydelig hva kjøpet gjelder
   • Noter ned deltakere ved representasjon
   • Forklar hvis noe er uvanlig
3. Sjekk bilagene dine:
   • Er alle nødvendige opplysninger med?
   • Er beløp og MVA spesifisert?
   • Er formålet tydelig forklart?

Konsekvenser av mangelfulle bilag

Hvis bilagene dine ikke oppfyller kravene, kan det føre til:

• Nektet fradrag for MVA
• Tilleggsavgift fra Skatteetaten
• Ekstra arbeid med å finne dokumentasjon
• Problemer ved bokettersyn

Eksempel: En bedrift kjøpte inn datautstyr for 50 000 kr, men mistet fakturaen. De mistet dermed MVA-fradraget på 12 500 kr og måtte betale full pris.

Oppsummering

• Ta vare på alle bilag
• Sørg for at de inneholder all nødvendig informasjon
• Digitaliser kvitteringer med en gang
• Skriv på ekstra informasjon hvis noe er uklart
• Oppbevar bilag systematisk i 5 år
• Betal kjøp over 10 000 kr med kort eller faktura