Hvordan bokføre lønn
Denne guiden viser hvordan du bokfører lønn manuelt hvis du ikke bruker et lønnssystem. Husk at selv om du kjører lønn manuelt, må du fortsatt sende inn a-melding hver måned med informasjon om lønn, skattetrekk og arbeidsgiveravgift til myndighetene.
Det enkleste er å bruke et lønnssystem som automatisk beregner alle kostnadene, viser riktige kontoer og sender a-melding direkte til Altinn. Men hvis du velger å gjøre det manuelt, her er en komplett guide til hvordan du bokfører lønn, skatt, arbeidsgiveravgift og feriepenger i regnskapet ditt.
Hvilke kostnader må du ha med?
La oss ta et eksempel med en ansatt som tjener 30 000 kroner i måneden:
Bruttolønn
- Føres som kostnad: +30 000 kr på konto 5000 (Lønn til ansatte)
Skattetrekk
- Vanligvis 30-45% av bruttolønn
- I dette eksempelet: 10 000 kr
- Føres som gjeld: -10 000 kr på konto 2600 (Forskuddstrekk)
- Nettolønn (etter skatt): -20 000 kr på konto 2930 (Skyldig lønn)
Feriepenger
- Minimum 10,2% av bruttolønn (12,5% for ansatte over 60 år)
- Vanlig sats er 12%: 30 000 kr × 12% = 3 600 kr
- Føres som:
- Kostnad: +3 600 kr på konto 5092 (Feriepenger)
- Gjeld: -3 600 kr på konto 2940 (Skyldige feriepenger)
Arbeidsgiveravgift
- Standard sats 14,1% av bruttolønn
- 30 000 kr × 14,1% = 4 230 kr
- Føres som:
- Kostnad: +4 230 kr på konto 5400 (Arbeidsgiveravgift)
- Gjeld: -4 230 kr på konto 2770 (Skyldig arbeidsgiveravgift)
- Arbeidsgiveravgift av feriepenger:
- 3 600 kr × 14,1% = 507,60 kr
- Kostnad: +507,60 kr på konto 5405 (Arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger)
- Gjeld: -507,60 kr på konto 2785 (Påløpt arbeidsgiveravgift ferielønn)
Utbetaling av lønn
Nettolønn
- Føres som:
- +20 000 kr på konto 2930 (Skyldig lønn)
- -20 000 kr på konto 1920 (Bankkonto)
Skattetrekk
- Må settes av på egen skattetrekkskonto
- Føres som:
- +10 000 kr på konto 1950 (Bankkonto for skattetrekk)
- -10 000 kr på konto 1920 (Bankkonto)
Innbetaling av skatt og avgifter
Betales annenhver måned:
- Forskuddstrekk:
- +20 000 kr på konto 2600 (Forskuddstrekk)
- -20 000 kr på konto 1950 (Bankkonto for skattetrekk)
- Arbeidsgiveravgift:
- +Beløp på konto 2770 (Skyldig arbeidsgiveravgift)
- -Beløp på konto 1920 (Bankkonto)
Utbetaling av feriepenger
Når feriepenger skal utbetales året etter:
- Skyldige feriepenger flyttes fra konto 2940 til konto 2930
- Arbeidsgiveravgift flyttes fra konto 2785 til konto 2770
- Ved utbetaling:
- +Beløp på konto 2930 (Skyldig lønn)
- -Beløp på konto 1920 (Bankkonto)
Periodisering av lønnskostnader
For å få korrekt periodisering av lønnskostnader:
- I arbeidsmåneden:
- +Sum lønnskostnader på konto 5090 (Periodiserte lønnskostnader)
- -Sum lønnskostnader på konto 2961 (Annen påløpt kostnad)
- I utbetalingsmåneden:
- -Beløp på konto 5090
- +Beløp på konto 2961
- Deretter føres lønnen som beskrevet over
Dette sikrer at kostnadene vises i riktig måned i regnskapet.
Tips for bokføring
- Bruk et lønnssystem for automatisk beregning og bokføring
- Opprett egen skattetrekkskonto (lovpålagt)
- Følg med på frister for innbetaling av skatt og avgifter
- Kontroller at alle posteringer er korrekte før du betaler ut lønn
Se også
- Slik setter du riktig lønn - Guide for å bestemme lønnsnivå
- Regler for gaver til ansatte - Hvordan bokføre og håndtere gaver
- Når ansatte blir syke - Håndtering av sykefravær og sykepenger