Bilag

Hva er et bilag?

Et bilag er et dokument som beviser at penger har gått inn eller ut av bedriften din. Det kan være en kvittering, en faktura eller et annet dokument som viser at du har kjøpt eller solgt noe. Tenk på det som en “kvittering” på alt som skjer med pengene i bedriften din.

Hvorfor trenger du bilag?

Bilag er viktige fordi de:

• Beviser alle pengebevegelser i bedriften din
• Gjør at du kan følge med på hvor pengene går
• Er påkrevd av loven (du må ta vare på dem i 5 år)
• Trengs når du skal betale skatt
• Viser at regnskapet ditt er riktig

Ulike typer bilag

1. Når du selger noe
   • Fakturaer du sender til kunder
   • Kvitteringer fra salg
   • Kreditnotaer (når kunden får penger tilbake)
   • Kassaoppgjør fra butikken
2. Når du kjøper noe
   • Fakturaer du får fra andre
   • Kvitteringer for ting du kjøper
   • Reiseregninger
   • Utlegg (når du har lagt ut penger)
3. Fra banken
   • Kontoutskrifter
   • Bevis på betalinger
   • Lønnsslipper
   • Valutaveksling
4. Digitale bilag
   • E-fakturaer
   • Digitale kvitteringer
   • Skannede dokumenter

Hva må stå på et bilag?

Et gyldig bilag må vise:

• Dato for kjøpet eller salget
• Hvor mye penger det gjelder
• Hvem som har betalt og mottatt pengene
• Hva som er kjøpt eller solgt
• Når varen eller tjenesten ble levert
• Når betalingen skal skje
• Organisasjonsnummer hvis det gjelder MVA
• MVA-beløp der det er aktuelt

Smart håndtering av bilag

1. Digital lagring
   • Bruk regnskapsprogram på nett
   • La banken sende bilag direkte til regnskapet
   • Skann papirbilag med mobilen
   • Ta backup av alt
2. God organisering
   • La regnskapsprogrammet nummerere bilagene
   • Lag mapper for ulike typer bilag
   • Gi filene tydelige navn
   • Gjør det lett å finne igjen bilag
3. Moderne løsninger
   • Bruk mobilapper for å ta bilde av bilag
   • La programmet sortere bilagene automatisk
   • Koble til bankkontoen
   • La kunstig intelligens hjelpe til

Vanlige feil å unngå

• Miste bilag
• Ikke fylle ut all nødvendig informasjon
• Ta vare på uleselige bilag
• Glemme å ta kopi av kvitteringer som falmer
• Ikke ta vare på bilag lenge nok
• Glemme å dokumentere utlegg

Tips for å holde orden

1. Hver dag
   • Ta bilde av bilag med en gang
   • Sorter dem riktig
   • Sjekk at alt er lesbart
   • Gi filene gode navn
2. Hver måned
   • Se etter manglende bilag
   • Sjekk at alt er i riktig rekkefølge
   • Avstem mot bankkontoen
   • Ta backup av digitale bilag

Oppsummering

Bilag er bevis på pengene som går inn og ut av bedriften din. Med dagens digitale løsninger er det enkelt å holde orden på bilag. Ved å ha gode rutiner og bruke moderne verktøy, sikrer du at regnskapet blir riktig og at du har kontroll på økonomien i bedriften din.