Hva er fakturaskanning?
Fakturaskanning betyr at du overfører papirfakturaer (eller kvitteringer) til et digitalt format, enten ved å bruke en fysisk skanner eller ved å ta bilde med mobilkamera. Når du gjør dette, kan et regnskapssystem “lese” og tolke informasjon som beløp, dato og KID-nummer automatisk. På den måten slipper du å taste inn alle tallene selv, og du får samtidig en digital kopi du kan lagre trygt.
Trenger du alltid å skanne?
Hvis du allerede lager og sender fakturaer direkte fra et nettbasert regnskapssystem, vil de ofte bli lagret digitalt automatisk. Da er det ingen grunn til å skanne dem på nytt. Fakturaskanning er mest aktuelt hvis du for eksempel:
- Mottar papirfakturaer du ønsker å ha digitalt.
- Har gamle papirfakturaer liggende og vil rydde opp i permer.
- Starter med regnskapssystem nå, men har noen gamle fakturaer på papir.
Et enkelt eksempel
Tenk deg at du driver en liten bedrift og nettopp mottar en papirfaktura fra en leverandør. Du kan ta et bilde av fakturaen med mobilen og laste den opp til regnskapssystemet ditt. Der blir dataene tolket automatisk, og du slipper å punche tallene manuelt i regnskapet.
Hvorfor er dette nyttig?
- Mindre manuelt arbeid: Du reduserer tiden du bruker på å taste inn fakturaopplysninger.
- Bedre oversikt: Alle fakturaer og kvitteringer er samlet på ett sted digitalt, slik at du enkelt kan søke dem opp og sjekke detaljer.
- Trygg lagring: Dersom du oppbevarer digitale kopier på en sikker måte, slipper du å lete i bunker av papir.
- Færre tastefeil: Systemet leser informasjonen for deg, noe som minsker risikoen for feil.
Må jeg ta vare på originalene etter at jeg har skannet?
Nei. Ifølge norske regler kan du kaste originalpapirene når du har en tydelig digital kopi som er trygt lagret, og som du kan finne frem i tilfelle bokettersyn. Dette gjelder også kvitteringer du får i butikken (ofte kalt kontantfaktura), så lenge bilaget er ført korrekt i regnskapet.
Skanning av kvitteringer (kontantfakturaer)
En vanlig papirkvittering i en butikk regnes som en form for faktura fordi den viser at du har betalt på stedet. Disse kalles ofte “kontantfakturaer”. Du kan skanne eller fotografere dem, og laste dem rett opp i regnskapssystemet for å slippe å ta vare på papirutgaven. På den måten unngår du at kvitteringer blir borte eller uleselige over tid.
Relaterte begreper
- OCR (Optical Character Recognition): Teknologien som lar systemet lese teksten fra bilde eller PDF.
- Bilag: Et fellesbegrep for alle dokumenter som underbygger en transaksjon (faktura, kvittering, bankutskrift osv.).
- Regnskapssystem: Programvaren der du fører regnskap, sender fakturaer og har oversikt over økonomien.
Vanlige misforståelser
- “Jeg kan bare ta bilde, det holder.”
Ja, men husk at du må sørge for at bildet er klart og leselig, og at du lagrer det i et format som er lett å åpne (JPG, PNG eller PDF). - “Det er dyrt og avansert.”
De fleste regnskapssystemer i dag har mobilapper og funksjoner for skanning som er enkle og ofte rimelige å bruke. - “Jeg må skanne alt, uansett.”
Ikke nødvendigvis. Fakturaer du allerede oppretter eller mottar digitalt, samt fakturaer som er lagret i skyen, trenger du ikke skanne på nytt.
Slik bruker du det i bedriften
- Velg et regnskapssystem med støtte for fakturaskanning, eller bruk en app som lar deg laste opp bilder av papirfakturaer og kvitteringer.
- Ta et godt bilde eller skann av dokumentet. Pass på god belysning og at teksten ikke er uklar.
- Systemet leser informasjonen og legger den inn i regnskapet for deg.
- Godkjenn og bokfør transaksjonen.
- Kast papirfakturaen eller kvitteringen om du vil — så lenge kopien er lagret trygt digitalt.
Oppsummering
Fakturaskanning er en praktisk måte å få papirfakturaer og kvitteringer inn i regnskapssystemet ditt. Du sparer tid ved å slippe manuell inntasting, reduserer risikoen for feil, og sikrer at alt er samlet på ett sted digitalt. Husk at hvis du allerede får eller lager fakturaer digitalt, er det ikke nødvendig å skanne dem på nytt. Med enkle mobilapper og digitale verktøy blir håndteringen av regninger og kvitteringer mye enklere — så kan du heller bruke tiden på å utvikle bedriften din!