Konto 2910 - Gjeld til ansatte er en kortsiktig gjeldspost i balansen som brukes for å bokføre bedriftens gjeld til ansatte, typisk utlegg, reiseregninger og andre godtgjørelser som ikke er utbetalt.
Hva er Gjeld til Ansatte?
Gjeld til ansatte oppstår når:
- Ansatte har lagt ut for bedriften
- Reiseregninger ikke er utbetalt
- Overtid eller andre godtgjørelser er opptjent
- Kjøregodtgjørelse er godkjent men ikke utbetalt
- Diett og kostgodtgjørelser er beregnet
- Utlegg for representasjon og bevertning
- Andre utestående krav fra ansatte
Hvordan Brukes Konto 2910?
Debitering (når saldoen reduseres)
- Ved utbetaling til ansatte
- Ved motregning mot lønn
- Ved korreksjoner av feilføringer
- Ved avregning av forskudd
- Ved justering av feilaktige krav
Kreditering (når saldoen økes)
- Ved godkjenning av reiseregninger
- Ved registrering av utlegg
- Ved opptjente, ikke utbetalte godtgjørelser
- Ved beregning av kjøregodtgjørelse
- Ved godkjente overtidstimer
Se hvordan det fungerer i praksis
Eksempel 1: Utlegg for kontorrekvisita
Ansatt legger ut for kontorutstyr:
- Ved registrering av utlegg (1.250 kr inkl. mva):
- Debet 6800 Kontorrekvisita: 1.000 kr
- Debet 2710 Inngående MVA: 250 kr
- Kredit 2910 Gjeld til ansatte: 1.250 kr
- Ved utbetaling:
- Debet 2910 Gjeld til ansatte: 1.250 kr
- Kredit 1920 Bankkonto: 1.250 kr
Eksempel 2: Reiseregning
Ansatt leverer reiseregning for tjenestereise:
- Ved godkjenning av reiseregning:
- Debet 7140 Reisekostnad: 3.000 kr
- Debet 7160 Diettkostnad: 800 kr
- Kredit 2910 Gjeld til ansatte: 3.800 kr
- Ved utbetaling:
- Debet 2910 Gjeld til ansatte: 3.800 kr
- Kredit 1920 Bankkonto: 3.800 kr
Dette må du passe på
- Dokumentasjonskrav:
- Originale kvitteringer
- Godkjente reiseregninger
- Kjørelister og reiseruter
- Formål med utgiftene
- Utbetalingsrutiner:
- Faste utbetalingsdager
- Godkjenningsprosedyrer
- Beløpsgrenser
- Avstemmingsrutiner:
- Månedlig avstemming
- Oppfølging av gamle poster
- Dokumentasjon av korreksjoner
Vanlige tabber å unngå
- Sen utbetaling av utlegg
- Manglende eller ufullstendig dokumentasjon
- Feil MVA-behandling av utlegg
- Blanding med andre gjeldsposter
- Manglende godkjenning før utbetaling
- Oversitte interne frister
- Feil klassifisering av utgifter
Smarte tips
- Etabler faste rutiner for utleggsrefusjon
- Sett opp klare godkjenningsprosedyrer
- Avstem kontoen månedlig
- Hold oversikt over alle utestående krav
- Dokumenter alle transaksjoner grundig
- Følg opp eldre poster systematisk
- Lag sjekklister for dokumentasjonskrav
- Ha klare retningslinjer for utlegg
Oppsummert
God håndtering av gjeld til ansatte sikrer:
- Fornøyde og motiverte ansatte
- Korrekt regnskapsføring og dokumentasjon
- God likviditetsstyring
- Effektiv administrasjon
- Overholdelse av interne rutiner
Husk: Rask og korrekt håndtering av utlegg og refusjoner er viktig for et godt arbeidsmiljø!
Se også: